檔案數(shù)字化加工過程管控的思考

文/強(qiáng)月娥

檔案數(shù)字化就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，并利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快捷利用和安全管理。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義

檔案數(shù)字化是檔案工作快速利用的前提。檔案是公司寶貴的信息資源，是生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄。它承擔(dān)著“記錄歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的使命。隨著公司的發(fā)展和集團(tuán)化管理運(yùn)營模式的形成，員工對檔案信息的需求量日益增長。目前公司系統(tǒng)14 個(gè)項(xiàng)目同時(shí)開工建設(shè)，項(xiàng)目建設(shè)過程中對檔案資料的查詢利用的需求率非常高。特別是在辦理各前期報(bào)建手續(xù)及竣工驗(yàn)收備案過程中，對項(xiàng)目前期資料、竣工圖及各種控制資料頻繁借閱，這樣不利于檔案原件的保護(hù)，縮短了檔案的壽命。對室藏檔案數(shù)字化，利用檔案數(shù)據(jù)庫的快捷檢索功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)上利用服務(wù)，既能節(jié)省工作時(shí)間，又能快速獲取信息，提高了工作效率和利用效率。減少檔案原件的損壞，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

檔案數(shù)字化全程管控，就是對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的前期準(zhǔn)備、數(shù)字化掃描過程、轉(zhuǎn)換過程、后期處理、移交驗(yàn)收等全過程實(shí)施跟蹤管理，對加工過程中的安全、有序、規(guī)范以及質(zhì)量、進(jìn)度等實(shí)行有效控制。只有加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程的全程管控，才能確保檔案原件和檔案信息的安全。

二、數(shù)字化加工過程管理

（一）檔案數(shù)字化加工前期管控

1.成立機(jī)構(gòu)、配備好人員、設(shè)備及充足的資金。首先要成立數(shù)字化加工的機(jī)構(gòu)，配備既熟悉檔案工作，又熟悉信息管理的人員參與檔案數(shù)字化工作。同時(shí)做好設(shè)施設(shè)備和資金的保障工作，這是數(shù)字化加工的基礎(chǔ)性工作。

2.制定數(shù)字化管理制度、流程及數(shù)字化方案。制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案和管控流程。如《檔案數(shù)字化案卷交接表》《檔案數(shù)字化案卷登記表》《數(shù)字化文件登記表》《數(shù)字化加工案卷（文件）驗(yàn)收表》等一系列表格和相應(yīng)的制度、方案等。

3.確定數(shù)字化加工的內(nèi)容和種類。首先要根據(jù)公司實(shí)際情況，確定哪些檔案需進(jìn)行檔案數(shù)字化加工，一是公司項(xiàng)目建設(shè)檔案數(shù)量大，占檔案數(shù)量的95%。其中，前期報(bào)建文件竣工圖和竣工驗(yàn)收等重要的文件資料是必須要掃描進(jìn)行數(shù)字化的。二是永久保存的文書檔案也是需要進(jìn)行掃描數(shù)字化加工的文件資料。然后，按照確定的數(shù)量和種類及相關(guān)的費(fèi)用預(yù)算，編制出公司的數(shù)字化加工工作計(jì)劃。

4.建立規(guī)范的檔案信息化管理運(yùn)行系統(tǒng)和環(huán)境。建立一個(gè)保證質(zhì)量，運(yùn)行快捷的檔案管理信息系統(tǒng)非常重要。并且要根據(jù)職能不同，在系統(tǒng)中設(shè)置不同的使用權(quán)限。以保證檔案信息的安全管理。公司檔案管理系統(tǒng)已運(yùn)行10年，系統(tǒng)運(yùn)行的環(huán)境相對成熟穩(wěn)定。

（二）嚴(yán)格數(shù)字化加工過程控制

數(shù)字化的前提是檔案資料的準(zhǔn)確、清晰和完整，所以對需數(shù)字化的檔案資料要一一進(jìn)行檢查核對，確保檔案資料的準(zhǔn)確無誤。加工過程需嚴(yán)格按照數(shù)字化流程進(jìn)行操作。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工流程是：提卷—編頁—核對—錄入加工數(shù)據(jù)—掃描—圖像處理—檢查驗(yàn)收—成品數(shù)據(jù)抽查—圖像掛接—數(shù)據(jù)庫圖像檢驗(yàn)—數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查—還原裝訂—?dú)w還—入庫。每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能疏漏。

（三）重視數(shù)字化過程安全管控

首先和外包單位簽訂數(shù)字化加工協(xié)議，協(xié)議里一定要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)保密內(nèi)容和泄密責(zé)任及處罰措施，預(yù)防泄密事件發(fā)生，切實(shí)保護(hù)檔案安全。在數(shù)字化加工過程中，外包公司人員要遵守相關(guān)規(guī)定和要求，手機(jī)和移動設(shè)備統(tǒng)一管理，切斷加工間網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行數(shù)據(jù)隔離，保證檔案信息安全，文件存儲應(yīng)考慮磁盤存放或移動硬盤等，由公司檔案人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)掛接，禁止外包人員進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。由專人管理外包單位數(shù)字化加工人員，采取臨時(shí)抽查和每天檢查的方式隨時(shí)檢查審核。檢查內(nèi)容為：數(shù)字化操作程序是否規(guī)范、有序，是否對檔案造成損害等，對存在的問題嚴(yán)格要求整改并進(jìn)行處罰。只有加強(qiáng)數(shù)字化加工全過程跟蹤管控，才能保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作安全有序。

檔案數(shù)字化利用先進(jìn)的檔案信息資源系統(tǒng)，使檔案信息最大程度地發(fā)揮作用，通過網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高了工作效率和利用效率。對企業(yè)的發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用。