鐵路企業檔案管理現狀及對策

文/李文娟

檔案是企業發展強大的信息資源和歷史見證， 隨著鐵路企業公司制改革的有序進行， 新時期鐵路企業檔案管理也面臨著許多問題，只有結合鐵路企業檔案管理實際，制定好科學、規范切實可行的解決對策，才能提升新時代鐵路企業檔案管理水平，更好地為鐵路事業的可持續發展提供服務

檔案管理作為企業管理的重要組成部分，真實地記錄了企業成長及發展的全過程，不但為其運營提供了強大的信息支撐，而且確保了企業的可持續健康發展，是企業發展的“生命線”。隨著鐵路企業公司制改革的有序進行，檔案管理在企業發展中的重要性日益凸顯，如何做好鐵路企業檔案管理工作，更好地服務于新時代鐵路事業發展，已成為鐵路檔案管理工作者的共同話題。

一、鐵路企業檔案管理的現狀

1.管理方法相對滯后。隨著國企改制的日趨成熟和完善，鐵路企業為了適應不斷變化的市場需要，過分注重直觀的經濟效益，卻忽視了檔案管理的相應改進，以致造成諸如檔案損壞、擠壓、流失等情況的發生，給企業的后續發展帶來了諸多困難。如由原新豐鎮機務段籌建組、韓城機務段、寶雞機務段整合而成的新豐鎮機務段，在合并過程中存在檔案資料分類不清不細、價值資產移交滯后或流失、人事變動錯綜復雜、借出歸還制度缺漏等現象，給本企業檔案資源及編研利用造成了無法挽回的損失。

2.人員素質亟待提升。檔案管理是一項集收集整理、保管利用于一體的系統工程。檔案人員不但要學習掌握檔案業務知識提升自身檔案管理技能，而且要懂得本企業生產經營特點的相關知識，以便更好地適應所在企業對檔案管理的要求。當前鐵路企業的檔案管理人員大多畢業于工程院校，檔案專業知識貧瘠，專業技能主要依賴師傅傳授。隨著高鐵時代的到來，建設單位每年移交的科技檔案不勝枚舉，但是苦于檔案人員專業能力的欠缺，大多處于“交什么，收什么”的狀態，“看、守、堆”的管理工作模式成為常態。

3.基礎設施配備不足。鐵路企業作為生產經營型企業，檔案管理往往被忽視，檔案室的設置不符合相關規定和要求，不是在辦公樓的頂層，就是在底層或其他偏僻位置，個別企業甚至未設立獨立的檔案室，將辦公、整理、保管、利用場所合并使用，檔案存放占用面積小，有的檔案室容量已經飽和，造成檔案材料無法分門別類存放。檔案室管理所必須的監控設施、消防器材、防光窗簾、溫濕度計等配備缺失，檔案丟失、浸泡、發霉、蟲蛀等問題時有發生，檔案的安全和完整性難以保證。同時，現行鐵路企業檔案管理由于硬件配備不足，檔案信息化發展嚴重滯后，與現代化、標準化的檔案管理要求相差甚遠。

4.創效手段墨守成規。有為才能有位，檔案管理的水平主要體現在檔案的服務價值。目前鐵路企業檔案管理受硬件設施欠缺、存放載體單一、編研意識缺乏的制約，幾乎停留在收與管的層面。如2018年寶成線鐵路塌方，在搶修救援過程中被利用的科技檔案多達1000 多卷，而以紙質形式存放的檔案，調卷過程需要花費大量的時間和人力，既延誤了事故的搶修時機，也存在檔案損壞甚至丟失的危險，使檔案的價值未能得到充分發揮。

二、提升檔案管理水平的對策

1.創新管理方法。隨著國企改革的日益深化和發展，檔案管理要緊密結合企業改制及發展的各個時段特點，探索切合企業發展特點的科學管理模式。建立科學高效的管理流程和應對機制，落實檔案管理流程責任制，將檔案信息化建設融入到企業智能化管理之中，找準自身的功能定位，最大限度發揮出檔案的利用價值。

2.提升人員素質。檔案管理的有序推進，關鍵在于檔案人員職業素養和技能水平。鐵路企業領導要選擇政治立場堅定、對工作忠于職守、善于創新的人員從事檔案工作。并定期開展繼續教育培訓，拓展知識視野，提升業務水平和能力，使其掌握科學、規范、高效的管理原則和方法，從“理論型”、“實干型”向“技術型”、“創新型”的高端人才轉變，滿足和適應新時期檔案管理工作的需求。

3.優化保管條件。檔案保管條件的好壞，直接決定著檔案完整保存和檔案價值的充分發揮。鐵路企業應堅持“改革創新，服務于民”的管理理念，建立智能化檔案室，集中統一管理企業的全部檔案。配備智能檔案密集柜，具備“八防”功能，確保檔案保管條件滿足各種存儲介質安全存放的要求。同時還要加大檔案信息化建設力度，配備相應的軟硬件設施，為檔案人員開發檔案信息資源、提高檢索服務效率創造條件，以滿足現代化檔案管理需求。

4.實現信息共享。隨著高鐵時代的到來，檔案查閱數量逐年增多，以紙質為載體的傳統實物檔案，不僅攜帶不便，更不利于傳遞，難以適應時代發展的要求。為此，國家檔案局提出建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立方便人民群眾的檔案利用體系”，為智能化的檔案管理提出了基本的工作方向和目標任務。所以鐵路企業必須創新服務手段，對傳統檔案管理進行有效改革，在檔案管理中全面應用現代信息技術，建立智能化檔案管理系統，打造信息共享平臺，促進信息資源共享。

檔案管理作為鐵路企業管理的一項基礎性工作，是企業行政管理中不可或缺的部分。因此鐵路企業一定要領導重視、加大投入、穩定人員、提升水平，不斷完善檔案管理體系，促進檔案管理的科學化、高效化、規范化、智能化，更好地適應新時代發展的需要，為鐵路安全生產經營提供更好的服務。