關于建立企業社會責任檔案前端控制系統的研究

文/趙 清 王顥鴿

本文通過對企業社會責任檔案重要性及其問題的研究，提出將前端控制的思想融入到企業社會責任檔案管理中的做法

1.研究背景

20 世紀70年代以后，“企業的責任就是使利潤最大化”的說法不再盛行，人們開始強調企業在生產、經營的社會活動中把社會和諧、全人類命運共同體的發展納入其行為準則中。由于經濟全球化，大型企業對社會價值導向與輿論有極大的影響，必須愈加注意自身的社會責任。此外，根據金蜜蜂企業社會責任中國網的2018 最新數據統計顯示，2018年中國所有企業總共發布社會責任報告1676 次，遠超十年前的158 次，社會責任報告數量的激增，也產生了更多的企業社會責任檔案，反映了社會責任的實施在企業發展中的地位，同時對企業社會責任檔案的管理需求也快速上升。

但是，我們目前對于企業社會責任檔案的研究處于剛起步的階段，成果大都集中于理論層面，因此企業社會責任檔案的管理急需實踐方針的指引。在電子信息化的時代，電子文件的應用已經十分普遍，若將其中較為成熟的前端控制理念引入到企業社會責任檔案的管理工作中，建立一個對實踐工作有實際作用的管理系統，也是當下提高企業社會責任管理能力可行的方法。

本文的創新點在于：（1）建立一個專門的CSRA前端控制系統，檔案部門對文件運行進行全過程的監控，使企業社會責任檔案的形成過程成為一個從記錄到編制再到公開與永久保存的完整系統。（2）將“前端控制”的思想運用于企業社會責任檔案管理之中，改變企業以往只關注最終歸檔的思想，將重點放到文件前端把控上。

2.CSRA前端控制系統的具體流程與依據

企業社會責任檔案前端控制系統建立的依據來源于電子文件管理的“前端控制”理論，同時，前端控制系統又對企業社會責任檔案的實際管理工作提供了方法與依托。系統遵循文件生命周期理論,將整個檔案工作從形成到永久保存或銷毀看做一個完整的過程，將檔案的管理工作提前介入到文件的運行階段，從文件形成時或之前就對文件運行的整個過程給予一個整體的規劃。它分為企業社會責任管理系統以及檔案管理系統兩大分支，前者主要是對社會責任報告生成及之前的材料要求，后者主要是對社會責任報告歸檔之后形成檔案的管理要求。

CSRA前端控制系統總共主要有五個大環節：

2.1 履行社會責任并收集材料

這屬于企業社會責任報告準備階段，CSR 報告資料采集涉及到企業多個運營部門，因此對于企業來說，能收集到最真實最高質量的材料的首要條件就是一個明確的組織管理體系。檔案部門和行政部門可以設立CSR 項目小組，但必須確保其他部門的全力配合。對于收集的資料要求，必須是最真實有效的，可以通過對企業內部管理過程和業務流程的梳理、對利益相關方的訪談來搜集報告資料。此階段的重點在于記錄和訪問，記錄對象一般包括企業中高層管理者、供應商的活動；訪問對象是企業基層員工、債權人、消費者、媒體和非政府組織等的評價。記錄和訪問的作用也在于全面了解企業社會責任實施的現狀和問題，了解利益相關方的期待并做出回應，這是確保CSR 報告發揮溝通與監理作用的重要環節。

2.2 編撰企業社會責任報告

該環節的主要工作內容是根據預先記錄并選定的CSR 報告編制材料來撰寫報告內容，編寫過程中，編寫人員需要及時溝通和反饋，以免遺漏信息。

同時，社會責任報告必須參照已規定的標準格式來寫，編制CSR 報告可參照的標準很多，國際上包括GRI（全球報告倡議組織）的G4 標準、ISO26000 標準和OECD 發布的相關標準；國內也有《上市公司企業社會責任編制指引》《中央企業履行企業社會責任的指導意見》，以及中國社科院發布的《中國企業社會責任報告編寫指南》等可供參考。目前影響最大、應用最多的是GRI 標準3.1 版，截至2018年11月，GRI 官方網站數據庫顯示，全球累計報告數量已達50,477 份，其中有31,163 份報告基于GRI 標準的框架編制。

2.3 報告發布與利用

報告的發布既是社會責任報告的要求也是檔案利用的要求，要依法公開、主動供大眾利用。報告發布的基本要求是發布渠道要多樣化，并及時地宣傳和推廣，企業可以將CSR 報告發布到官方網站，保證利益相關者能夠及時接收。企業可以考慮將CSR 報告的發布和其他社會責任報告的活動結合起來，以達到溝通效果的最大化。

2.4 歸檔保存

企業社會責任報告的歸檔保存基本原則和一般文件的歸檔相一致，按照《中華人民共和國檔案法》的要求，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。但CSR 的歸檔還有不同于其他的地方，檔案部門必須將前期形成CSR 報告的所有材料全部收集起來，以作為保證企業社會責任檔案真實性與完整性的證據，紙質版的和社會責任報告裝訂在一起，以“件”為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等過程；電子版可以先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔，將電子報告的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。

2.5 檔案利用

檔案利用的功能在報告發布階段同時產生。

3.CSRA前端控制系統建立的原則與方法

企業對社會責任檔案缺乏整體與系統的管理機制，于是CSRA 前端系統引入了“文檔一體化管理”、“檔案職能前端控制”等系統管理的辦法。但是，要真正發揮系統管理的作用，實現有效控制，還要遵循以下原則：

3.1 業務提前原則

業務提前原則是企業社會責任檔案前端控制系統的核心，企業的思想也深深影響著前端系統能否發揮其應有的作用。因此，企業要以社會責任關系為紐帶，企業責任延伸到哪里，前端控制就應引導到哪里。企業行政部門及檔案部門必須遵照CSRA前端控制系統的要求，在責任報告形成之前就開始發揮作用，把之后的每個環節都放在前端的可控范圍之內，使流轉與歸檔的文件系統齊全、準確完整。

3.2 全程管理原則

全程管理就是要根據“文檔一體化”原則，將社會責任檔案從形成到永久保存的每一環節的工作，都納入CSRA前端控制系統之中，實現責任的全覆蓋，建立起一個網絡結構的檔案管理系統，使整個管理過程有序、和諧，前有依據、后有對策，如文件形成伊始，就交由其形成部門分別審核，做到前期形成的準確性及齊全性；流轉期間要全程監控文件的辦理狀態，不可使文件被更改或丟失；最后歸檔由檔案部門進行把控，將歸檔信息備份在系統當中，保證其完整及準確。

3.3 制度先行原則

一個企業內設的眾多部門在每天都會產生出數以千計的文件，如果沒有統一的制度，前期積累的文件就極有可能出現質量參差不齊，內容重復或者記錄不完整等狀況。因此在前期建設CSRA前端控制系統時，必須設立適用于合作完成項目期間文件的統一規章制度，規定統一的文件質量標準（內容格式、收集數量、保管區域、保管期限等），正式生成社會責任報告期間，與檔案人員及時溝通，做出靈活的改動。

4.建設企業社會責任檔案前端控制系統中的問題及建議

4.1 前端控制實施中的問題

4.1.1 制度與技術不健全導致前端控制系統設置不完善

一是制度的不完善，使得前期的文件管理工作無據可依。如CSR 文件的格式不符合標準、歸檔文件的完整、準確率達不到要求、形成社會責任材料的部門對歸檔文件整理所遵循的標準理解不統一等。二是檔案人員的技術水平不夠，系統設計不完善。在大部分企業當中，社會責任報告的撰寫以及社會責任檔案管理的工作都只是給予行政部門或者檔案部門全權負責，而別的部門則事不關己，即使檔案人員的專業管理素質再高超，也會有心有余而力不足的時候。

4.1.2 可操作性不強導致責任檔案真實性、完整性不足

CSRA前端控制系統的設計環節十分繁雜，要求極其細致的編程技術，檔案部門缺失此類人才，而進行外包工作就會增加成本，因此在企業不重視、不撥款的情況下外包可操作性不強。因此在建設初期，系統的設計難免會出現短時間內無法解決的漏洞，就使得文件質量得不到保障。并且，企業以往對社會責任檔案就管理不善，所以設計階段就相當于是在進行史無前例的摸索，需要大量的計算、分析、實驗等工作，要經過無數個階段才能達到較為細化的水準，稍有不慎，就會對各個環節產生巨大的影響，對人才、技術、資金的要求極高，要全部達到要求需要很大的努力。

4.2 對前端控制系統問題的配套建議

4.2.1 健全細化CSRA前端控制系統

社會責任的檔案前端控制系統，分成企業社會責任控制系統與檔案管理系統，實則為同一個前端管理系統下的兩個階段。在第一個階段，系統必須囊括實施社會責任的主體與主題，進行記錄、收集與整理、編撰；在檔案管理階段，使檔案管理與文件形成階段的工作有部分的交叉并行，使檔案管理成為企業社會責任的后臺，即使不能時刻保持與信息中心的高度融合，也必須對隨項目進展而產生的文件有所了解，確保社會責任實施材料的真實以及最后形成的社會責任歸檔文件的完整與準確性。

4.2.2 CSRA前端控制系統把控文件質量

在缺乏企業社會責任法律法規以及規范的初創期，對社會責任文件進行質量控制的任務就只能落在前端控制系統中，如若前期企業社會責任檔案的形成文件都無法保證真實有效，那之后的歸檔質量就更加無法保障。可以參考現有的標準如《文件歸檔與管理規范》等，盡快建立健全一個統一的標準，約束最初形成文件的質量、內容、格式等，其中內容的控制最為重要也最為困難，指標難以把控。但前端控制系統主要還是要以最廣大利益相關者的訴求為準，對企業各種正面或負面社會責任的實際履行狀況做出如實記載，對問題公開解決。

4.2.3 CSRA前端控制系統明確自身位置

CSRA前端控制系統在文件生成與流轉中的作用固然重要，不能缺位，但作為一個企業所有生產活動中的一個部分，社會責任檔案的前端控制工作也絕對不能越位，要明確系統的主要管轄范圍限于文件和檔案的監督控制與保管，應當全力做好對企業的日常生產活動與大型項目建設的協助工作。完整記錄日常與社會責任相關的活動與工作，在大型項目進行的時候利用系統的專業性對合同進行完善，將項目進行時的實時文件第一時間補充到系統中，供生產部門工作人員的查看和調用，也為檔案人員的歸檔提供檢查依據與合理的順序。