論大數據環境下高校檔案工作者面臨的挑戰與對策

文/吳瑋

大數據環境下， 高校檔案工作者管理對象逐步從實體管理向信息管理、數據管理轉變，給高校檔案工作者帶來許多新的挑戰。 本文通過分析高校檔案工作者面臨信息中心建設不明確、缺乏技術支撐、工作可替代性強、思維方式不成熟和知識焦慮等問題，剖析其形成原因，提出高校檔案工作者應從站穩高校檔案信息中心地位、拓展職業技能、建立終身學習制度等方面去應對危機的對策

隨著大數據技術的應用和推廣，人們日益開始重視大數據和信息技術對社會發展帶來的變革和對自身行業發展帶來的影響。大數據時代的到來，給高校檔案職業帶來了許多新情況、新問題，高校檔案工作者管理對象逐步從實體管理向信息管理、數據管理轉變，高校檔案管理對象的變化必然要求高校檔案工作者職業技能的變化。檔案職業以后的走向和發展多年后會怎樣，我們還不得而知，但高校檔案職業的主體，即高校檔案工作者們，應主動應對這些可以聽得到、嗅得出、看得見的改變，把大數據給高校檔案職業帶來的這種挑戰變成機遇和可能。

一、大數據環境下高校檔案工作者面臨的新挑戰

1.高校檔案工作者對學校檔案信息資源的控制力逐漸弱化，檔案部門作為全校檔案信息中心的位置不明確，存在被淘汰的危險。

在過去的工作實踐中，高校檔案管理部門對學校檔案信息資源幾乎是壟斷性的，學校各部門和畢業校友、社會工作者對高校檔案信息的獲取主要源于學校檔案館（室）。而在大數據時代，高校檔案的利用渠道和方式更加多樣，而高校檔案機構并沒有完全做好應對準備，依舊是圍繞檔案實體的傳統管理模式開展工作，這導致高校檔案部門對學校大數據環境下檔案信息資源的控制力逐漸減弱，學校檔案部門在數字校園建設的整體規劃中的重要性不突出，使得高校其他相關部門和資源平臺已經逐步成為電子文件和信息的形成、發布和利用的重要基地。檔案利用者獲得信息的途徑變得更多，完全可以從學校其他的網絡平臺上獲取檔案信息資源，這些平臺和部門也基于訪問者的增多和需求的導向，開始策劃成為高校的信息中心，這不僅是對學校檔案部門發展前景的極大挑戰，也會使高校檔案部門在數字化、智慧化校園建設的洪流中逐漸被淘汰，同時也是高校檔案部門的失職，必然會導致學校信息中心的重復建設和檔案資源的分散和流失。

2.高校檔案工作者檔案信息處理技術和能力較弱，無法解決工作中遇到的技術問題。

當前，高校的文書工作大部分依靠辦公自動化系統和互聯網完成，工作完成后電子文件就能夠做到及時存儲歸檔。因此，高校檔案工作者需要對電子文件的形成過程進行“前端控制”和“全程管理”，需要把工作職責內容延伸到文件管理層面從而保障檔案信息的價值。然而目前的現實情況是，很少有學校檔案部門找到有效的技術手段和解決途徑，實現對各部門電子文件和電子檔案的有效“介入”和“插手”。

3.高校檔案工作者對自身的定位還不夠準確。

不可否認，高校檔案工作在高校中仍處于被邊緣化的地位，但是我們決不可盲目自卑。在2008年由教育部和國家檔案局制定實施的《高等學校檔案管理辦法》中明確規定：高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，由此，高校檔案工作者的重要性不言而喻。大數據時代，如何利用先進的理念和技術大力開發高校檔案信息資源，使其充分發揮基礎性價值是擺在高校檔案工作者面前的重要課題。如果高校檔案工作者依然以“重藏輕用”的思維方式，或依舊把高校檔案實體管理作為唯一的工作內容，那不論是對高校檔案部門還是檔案工作者個人來說，都有被替代的可能。如果高校檔案工作者的檔案文化與檔案意識仍著眼于狹窄的專業領域，那么，在大數據和信息社會迅猛發展的背景下，一旦其社會身份被邊緣化，那么再次實現大眾對檔案身份的認同將更加困難。

4.高校檔案工作者中存在知識焦慮的現象。

上面提到高校檔案工作者要明確自身定位，要給自身工作貼上不可代替的標簽，不同的身份標簽代表的是不同的責任和義務，同時也代表著相應的技能和水平，這對高校檔案工作者提出了較高要求，隨之也給他們帶來了很大壓力。一方面，檔案工作者還習慣或擅長于用傳統的思維模式，缺乏用“信息化思維”方式認識、分析、解決問題，整個高校檔案部門缺乏對數據資源的敏感性，不懂得也不習慣使用信息化的工作模式來推進高校檔案工作，例如，在接收、征集和整理到有宣傳意義的檔案時，是不是想到主動去做一個專題展覽或內容推送等。另一方面，電子文件管理、數據管理等專業的計算機信息技術種類多、渠道多，對于沒有信息管理和計算機專業背景的檔案工作人員來說，選擇合適的內容和學習并不容易，且直接轉化為可操作性技能的可能性低。因此，在大數據時代對高校檔案工作者綜合素質的要求不免會給高校檔案工作者帶來知識焦慮，這是對大數據背景下缺乏檔案信息技術知識的焦慮，是對現代社會知識大爆炸的焦慮。

二、大數據環境下高校檔案工作者面臨挑戰的原因分析

1.檔案高等教育的培養模式陳舊

在大數據環境下，檔案高等教育所依附的檔案事業正在發生巨大的變化，尤其是社會對檔案人才的需求標準也隨之提高，檔案事業的發展之所以存在“夾縫期”、“瓶頸期”，這與檔案人才的缺失和斷層有一定的關系。目前我國的檔案學高等教育存在培養模式較為陳舊，以及不以檔案職業人才需求為培養目標的現象。第一，檔案高等教育部門沒有根據社會需求變化對課程設計進行改革，部分高校開設的課程與檔案專業及工作實踐相去甚遠，缺乏有針對性的專業檔案管理類及相應的實踐課程。第二，由于知識結構老化、學緣結構不合理，高校檔案專業教師隊伍難以承擔創新檔案學課程的任務，突出表現就是其實踐經驗的缺乏。這樣培養出的檔案專業學生，做理論研究往往會出現“形而上學”的現象，做實踐工作則會出現缺乏專業性，被替代性強的現象。第三，許多檔案專業學生參加檔案專業實踐的層次較低，檔案專業的實習多是打雜和流水線工作，缺乏一定程度的深層次體驗。

2.高校檔案工作者成長空間受限

高校檔案工作人員通常忙于日常的檔案業務工作，參加繼續教育和培訓交流的機會少，知識儲備也早已匱乏，無法適應大數據時代對檔案工作的要求。最終形成了高校檔案工作者職業成長空間小且動力不足，檔案工作也跟不上時代發展。

要提升高校檔案工作者的職業發展空間，檔案工作者要通過樹立責任意識、創新意識、終身學習意識和服務社會意識，不斷提高技能水平和職業道德修養，多參加檔案業界內的繼續教育、培訓和學術交流，開拓視野。例如，目前江蘇省檔案人才“151 工程”，浙江省“115”檔案人才工程實施方案以及安徽省檔案人才建設“152”計劃就是有力的檔案人才培養計劃，這些人才培養方案中的培訓和淘汰機制會在很大程度上促使高質量檔案專業隊伍的形成。

3.高校檔案工作者個體努力不夠

在大數據的背景下，高校檔案工作者的身份不再是僅僅依靠學校簡單界定的名詞，例如，某某學校檔案館（室），或者依附學校這棵大樹乘涼，而是一個需要高校檔案工作者不同的個體的努力，通過社會及組織對其工作的認可與評價和反復互動而最終匯總得到的社會認同的身份。

三、大數據環境下高校檔案工作者應對的措施

1.高校檔案工作者要勇于擔當，使高校檔案部門站穩高校檔案信息中心的地位。

高校檔案館應利用自身資源豐富這一得天獨厚的優勢，以高校檔案館為核心，整合全校各級各類檔案信息資源，使高校檔案館成為全校永久保存檔案信息資源的基地和各方面利用檔案信息的中心，并通過這種電子檔案文件中心的建設，打破信息孤島，實現全校檔案信息資源無障礙收集、共聯與共享，使檔案館成為高校各類檔案信息和信息管理系統的最終歸宿。這樣，高校檔案館一方面作為高校發展的歷史捍衛者，另一方面作為高校的信息中心，通過提供利用服務把高校檔案與利用者緊密結合起來。把這兩項工作都做到優，才能保持高校檔案工作者職業持續發展的生機和活力。

2.高校檔案工作者應不斷提升和拓展職業技能，大力開發檔案信息資源，形成職業的不可替代性。

大數據時代，高校檔案工作想要在高校被重視，除了自身“傳承”學校發展歷史的職能定位外，還應不斷提升和拓展技能，繼續強化開發利用工作，把檔案資源轉化為有價值的知識資源和信息轉移到用戶手中去，提升高校檔案和檔案工作者的地位和價值。

第一，高校檔案工作者要在掌握檔案傳統職業技能的基礎上，不斷提升檔案信息技術處理能力。當前檔案學界將檔案職業技能一般劃分為傳統技能和信息技能。我國傳統的檔案職業技能是建立在紙質檔案管理工作的基礎上的，這在高校檔案紙質檔案與電子檔案將長期并存的現實情況下，我們仍需保有檔案傳統技能。而在大數據時代，高校檔案信息資源的存在形態以及信息管理的程序和方法等都發生了巨大改變，需要以計算機、網絡技術為基礎的信息管理技能來滿足新的高校檔案事業發展的需求。如通過學校OA 系統、教務處、研究生院、財務處、基建處、宣傳處等主要職能部門的管理系統和檔案管理系統的對接，實現電子文件及元數據信息的自動捕獲和實時歸檔，通過自動化、前端控制、全程管理、文檔一體化等管理方式，指導學校檔案信息云存儲、數據備份、數據挖掘、數據分析和數據可視化等技術的應用，實現檔案管理的自動化、智能化，并在保障學校檔案信息完整安全的前提下充分挖掘其內在價值，向利用者提供更加豐富、有價值的檔案信息。

第二，高校檔案工作者還要在不斷提升檔案信息技能的基礎上，不斷拓展新的職業技能。高校檔案工作者不僅是檔案的管理員，還要遵循高校的教育功能、文化功能和科學研究功能，把自己逐步定位為歷史傳承和維護者、高校文化的傳播者。這就需要高校檔案工作者致力于學校檔案信息資源的開發深度和廣度，要不斷加強對檔案信息資源的深層次開發，滿足利用者對檔案數量、范圍和利用方式多樣化的需求，深入研究檔案內容，對檔案信息深加工，建立檔案二次文獻資源數據庫，如對專題檔案、特色檔案的編研，對校史、校情的整理、編纂、研究和宣傳等。實現從擁有檔案的“所有權”到“話語權”，為學校教學、科研、管理服務。

第三，高校檔案工作者要努力提升檔案信息服務的能力，成為檔案利用的參謀者與指導者。大數據時代，高校檔案工作者應主動加強對檔案利用者的指導工作，在對檔案信息資源與計算機檢索技術有充分掌握的基礎下，能夠為檔案利用者迅速、準確地查找到所需要的信息提供指導，使自身成為真正意義上檔案資源的參謀者與指導者。

3.高校檔案工作者要建立終身學習觀念，彌補學校培養模式的缺陷，構建適應大數據時代檔案工作發展要求的知識體系。

大數據時代，我們正處在整個社會發展的一個大拐彎時代，每一個行業的認知都在迅速疊加，跨界也越來越普遍。未來的世界沒有一個固定的狀態，所有的狀態都在不斷形成中，不斷升級，這才是未來的常態。這就像我們用手機上的App，不會有任何一個App 說這就是我的終極產品了，每天每周都有大量的App 要求我們對它升級。所以過去那種“我擁有什么，只要謹慎就會持續擁有，始終占據這個優勢”的假設越來越不成立了。因此，高校檔案工作者想不被淘汰和替代，就要保持終身學習的意識，來彌補之前檔案專業培養模式帶來的缺陷和時代變化帶來的知識和技能的滯后。那么，大數據時代，高校檔案工作者要成為既精通檔案業務管理工作，又掌握信息技術的復合型專業人才，面臨的學習壓力較大，筆者認為，高校檔案工作者也許對新的信息和技術的“一知半解”是最實用的，即對一些專業性強的計算機技術、數據庫、數據處理技術，我們可以采取僅僅熟悉其概念和操作的方式，把自身的工作理念轉化成信息語言提供給技術開發人員，把具體研究、開發任務交給專門提供大數據解決方案的專業人員、信息機構或外包機構，尋求技術開發、管理與維護等方面的合作。