淺析高校二級學院行政綜合辦公室職責及功能分析

摘要：高校二級學院行政綜合辦公室是學院行政工作的執行者，在高校工作中扮演著承上啟下，內外溝通協調的重要角色。為了推動高校二級學院內部管理的更加的科學和規范，行政綜合辦公室需要更加明確自身的職責和功能。

關鍵詞：二級學院;行政綜合辦公室;職責;功能

高校二級學院行政綜合辦公室將本學院行政職能集中化，減輕學院專職教師、輔導員及教務人員的行政事務，有利于各施所長更專注于所負責的工作內容。本為圍繞著高校二級學院行政綜合辦公室的職責及功能進行分析，對加強高校二級學院內部科學及規范化管理，不斷推進二級學院行政管理工作有著重要的意義。

一、高校二級學院行政綜合辦公室的職責

二級學院行政綜合辦公室工作內容涵蓋面交廣，從日常事務的具體工作內容上看，可分為以下幾點。

一是初步制定學院管理制度，做好學院工作計劃、總結等各類文稿的起草工作，并提交院領導審閱，以便上報[1]。組織二級學院內外部會議的籌備及開展，以及安排好對外接待，做好會議記錄和宣傳工作。

二是負責學校來文及各個職能部門文件的處理、傳遞、督辦和反饋。落實學校近期各項工作的要求，按時保質的完成文件資料的搜集和提交。

三是做好院內日常人事及會議考勤管理。登記教職工各類請假、調休，每月按時上報校人事處。記錄教職工日常及會議遲到、早退和曠到等情況，協助學院領導做好本院教職工考勤管理。此外，統籌院內各個部門做好教職工的績效考核和評優評先工作，關注教職工的各項權益，使其得到保障。[2]

四是負責學院網站內容的更新及維護工作。二級學院網站分為不同模塊，每個辦公室負責模塊不同。行政綜合辦公室則需要從整個學院層面出發，更新網站信息，傳遞學院最新的新聞咨詢。同時，做好二級學院網站的維護，保障網站的安全性和內容的實效性、豐富性。

五是負責學院層面的采購、物資的管理、辦公區域的維修申報。行政綜合辦公室作為學院后勤部門，必須保障學院各項物資的正常使用。配合學校采購部門進行物資的申報、采購;保管并做好固定資產的核查和處置;及時上報學院需要維修安裝的事項;做好辦公用品的領用;維護好學院采購及維修系統的信息更新、傳遞和反饋。

六是對內凝聚教職工以及加強校友之間的聯系。在學校工會的指示下，定期開展院內以及校內教職工的文體活動，豐富業余生活，加強同事之間的交流，促進團結。為加強校友之間的聯系，組織策劃校友活動。對外加強同企業和其他兄弟院校間的交流合作。

七是負責學院黨政印章管理，保證印章使用的規范性和安全性。同時，做好學院層面檔案資料的收集與歸檔，按要求和類別做好各項資料的電子與紙質版分類匯總。并配合學校檔案部門的要求，移交相關檔案資料。

二、高校二級學院行政綜合辦公室的功能分析

（一）全面服務功能

行政綜合辦公室的工作都離不開“服務”兩個字。[3]服務于學生，合理滿足學生提出的需求;服務于學院教職工，加強教職工之間的聯系，組織教職工活動，聽取教職工反饋的各項意見，解決他們工作和生活中遇到的難題;服務于學院領導，為領導提供合理建議，當好他們的助手;服務于學校各職能部門，積極傳達完成下發的任務安排。行政綜合辦公室全面服務于學院和學校的發展。

（二）溝通協調功能

溝通協調是行政綜合辦公室的重要功能，協調需要正確處理組織內外各種關系，為組織正常運轉創造良好的條件和環境，促進組織目標的實現。[4]

一是要協調好與學院領導和學校領導之間的關系。既要服從、支持學院領導作出的決定，又要對領導之間不同的意見，及時進行匯總匯報，并提出合理的建議，達成統一的認識，推進工作進程。

二是要協調好學院內部教職工之間的關系。行政綜合辦公室負責學院領導相關指示的具體執行，負責學院綜合行政工作的開展，由此會牽涉到教職工相關利益，如果處理不當容易使教職工對學院的工作產生異議，導致隔閡的產生。所以行政綜合辦公室要多與教職工交流溝通，了解他們的想法和意見，保證信息渠道的順暢性。

三是協調好與外部職能部門之間的關系。二級學院的發展離不開職能部門工作的支持[5]，工作的順利開展離不開有效的溝通，而信息的阻塞將阻礙工作的推進，行政綜合辦公室作為溝通連接的橋梁，需要積極與各方溝通，使工作能夠順利完成。

四是溝通協調好與外部之間的關系。二級學院需要與企業和其他院校進行校企合作和院校考察交流，行政綜合辦公室在其中起到連線的功能，將雙方意向相互傳遞，促進合作交流的實現。

（三）監督管理功能

高校二級學院行政綜合辦公室作為學院黨政領導工作的助手，要加強對院內各個部門工作進度的督查，監督各項工作在規定的時間內完成。通過日常人事及會議的考勤管理，對個別散漫的教職工進行督促，加強紀律意識。在財產物資方面，保管好院內固定資產和各項物資，確保財產物資的安全。

綜上所述，高校二級學院行政綜合辦公室是聯系學校黨政、職能部門與二級學院的橋梁，在學院的發展中發揮著重要的作用。對其職責和功能進行分析，從而明確工作內容與定位，不斷提升工作的有效性，服務于師生。

參考文獻：

[1]《科學時代》2014年13期 作者：曾才彬 篇名：《淺談高校二級學院行政辦公室主任工作職責》

[2]南昌大學 2009 作者：梁新明 篇名：《高校工會工作中的思想政治教育研究》

[3]《新西部（下旬刊）》2011年5期 作者：陳曦 篇名：《淺談高校二級學院辦公室工作》

[4]同濟大學出版社 2006-9-1 作者：張瑞夫，王明東 篇名：《管理學：知識與技能》

[5]《高教學刊》2018年6期 作者：任兆妮 李文濤 篇名：《論新型大學建設中行政秘書的角色定位》

作者簡介：秦琴（1993-）女，漢，湖北荊州廣州大學松田學院，碩士研究生，高校二級學院行政管理工作。