檔案信息化建設與檔案管理的思考

姜媛

摘要：隨著時代的不斷變化，網(wǎng)絡信息的不斷更新，檔案信息化的管理模式越來越受到關注，而這樣的檔案管理模式還不夠成熟，對于檔案管理者來說還有很長的路要走，為了更好地進行檔案信息化建設，健全的檔案管理網(wǎng)絡制度是不可缺少的。只有提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、做好檔案管理業(yè)務檢查工作、開發(fā)檔案信息高價值利用，嚴格遵循檔案管理的相關制度，才能在不斷進步的時代中做好檔案管理，做好檔案信息化建設。

關鍵詞：檔案信息化;建設;檔案管理

1.明確檔案信息化

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的指導之下，各個部門與機構全面應用現(xiàn)代化信息技術，對檔案的信息資源以及數(shù)據(jù)等進行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作體系，增強其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關管理人員利用檔案實體保管方式，將其作為管理工作的重點項目，然后利用數(shù)字化管理技術開展相關工作，向檔案管理實體提供信息化服務，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設必須要明確以下幾點：第一，要保證檔案信息化建設的數(shù)字化與網(wǎng)絡化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數(shù)據(jù)儲存效率與質(zhì)量，達到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式。

2.檔案信息化建設現(xiàn)狀

2.1信息來源分散復雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發(fā)掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。

2.2檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當前對檔案信息的現(xiàn)實需要。

近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。

2.3人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。

3.檔案信息化建設與檔案管理的措施

3.1建立健全檔案管理網(wǎng)絡制度。在信息飛速發(fā)展的今天，即使對檔案進行信息化管理，也需要具體的制度和要求，因此，建立健全的檔案信息化管理網(wǎng)絡及制度就變得非常重要，只有健全的網(wǎng)絡及制度，才能對負責檔案管理工作的人員實施統(tǒng)一調(diào)度。所要建立的檔案信息化管理網(wǎng)絡，需要包括負責各個崗位的工作人員協(xié)調(diào)配合，對每位成員的工作職責進行劃分和明確，另外還要設立一名總負責人，負責信息化檔案的總體管理。對于檔案管理網(wǎng)絡里的每個人來說都要認真負責，在網(wǎng)絡平臺的形成初期要對每個人進行培訓，讓他們學習并研究有關法律，在工作中積極討論出現(xiàn)的問題及解決方法，將所學到的辦法運用到實踐中去，并對實踐時的應用設立規(guī)章制度，保證檔案信息化管理的良好運行。

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)水平。對于檔案信息化管理這樣的細活來說，操作者的能力和素質(zhì)基本上決定了檔案的價值，素質(zhì)不僅僅是體現(xiàn)在責任心上，還體現(xiàn)在檔案管理者的知識儲備量上。由于信息化檔案的涉及面廣，因此管理人員對各個方面檔案的管理水平存在著一定的差異，在這種情況下，對各級資料人員進行定期培訓成了重中之重，將檔案管理者的責任心和細心激發(fā)出來，才有利于檔案管理的工作開展。因為檔案的信息化管理不僅僅是在網(wǎng)絡上的簡單工作，還是考驗工作中細心和耐心的工作。另外，檔案信息化管理人員的服務意識也要進行一定程度的改變，檔案信息化的管理模式不在強調(diào)信息的保密性，一味地對檔案信息進行保管，而是應該多利用，充分發(fā)揮檔案的應用價值，改變檔案管理人員的價值取向和傳統(tǒng)思維模式，將檔案的作用價值發(fā)揮到最大。

3.3做好檔案管理業(yè)務指導檢查。對于檔案信息化管理來說，基本目的就是將所需要的檔案和信息進行歸檔，對其進行整理、編制等工作，然后將所擁有的檔案信息應用到需要的地方，在這樣的工作過程中，為了不發(fā)生錯誤，我們需要在檔案信息化建設的過程中安排業(yè)務指導部分，這樣的指導由檔案管理部門進行組織，參與者包括檔案管理者、技術人員以及參與其中的部分領導。努力提升檔案管理人員的意識，既能提高檔案信息化管理水平，也能讓工作人員按標準做事，而為了使檔案中記錄的數(shù)據(jù)及資料準確無誤，還應該在記錄完全后安排專人進行檢查，對資料進行查缺補漏，以免發(fā)生錯誤。

3.4發(fā)展檔案信息開發(fā)利用工作。對于檔案信息化管理中所涉及的信息來說，種類繁雜多樣，而根據(jù)這樣的特點，我們?yōu)榱烁奖愕胤沼诤笃诠ぷ鳎奖愕貞眠@些信息，就必須要根據(jù)相關規(guī)范的指導要求來進行工作，對信息進行收集、分類、歸檔，如果可能的話，在專業(yè)人士的幫助下還可以對整理好的檔案進行編制電子書的處理，就如《資料匯編》一樣，由于其具有相關的信息和資料，所以對其進行開發(fā)利用正是應用價值最大化的表現(xiàn)，只有做好檔案的開發(fā)利用工作，才能對后來的工作提供大的幫助。

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