當前高職院校教學檔案信息化建設的問題與對策

劉丹　廖婷

摘要：高職院校教學檔案信息化建設隨著校園信息化的發展而不斷進行改革，以往的手工管理模式已經被計算機技術和網絡技術逐漸替代，這就要求高職院校教學檔案的信息化建設不斷完善，這樣才能夠滿足高職院校的專業教學和學生的專業學習。當前高職院校教學檔案信息化建設中存在諸多問題，本文針對其中出現的問題以及解決相應問題的對策進行探究。

關鍵詞：高職院校教學檔案信息化建設問題與對策

前言

高職院校的教學檔案不同于其他的檔案，其各方面部具有非常強的性質。高職院校與其他學校的不同點在于其會涉及到的專業知識非常多所以教學檔案的建立應具有專業性。其次，高職院校的教學內容非常多，并且對教學效果的要求也非常高，所以建立教學檔案應該具有教育性，高職院校教學檔案的信息化建設要嚴格把握以上兩點。

1當前高職院校教學檔案信息化建設中出現的問題

高職院校在我國的設立晚于其他國家對檔案的管理能力比較落后，盡管教學檔案已經實現信息化，但是也出現了諸多問題。

l.1對檔案工作不夠重視

對檔案工作的不重視主要體現在高職院校的相關部門在教學檔案方面的人力以及物力投入都非常小，雖然高職院校的教學檔案已經實現了信息化，但是這一過程也需要大量的人力對教學檔案進行匯總。除此之外，這一方面的人員數量少也會縮短視野，無法更好地借鑒其他國家的先進經驗，因為人員少就無法正常地互相交流溝通。

高職院校的教學檔案管理制度也不夠完善，因為相關部門對教學檔案工作不夠重視導致教學檔案的大部分工作人員都是兼職，在管理方式上的專業知識非常薄弱，沒有辦法將教學檔案的信息化建設運用的恰到好處。

1.2檔案管理的硬件不完善

隨著國家對教育事業的關注度越來越高，各高校的教學環境都得到了相應的改善，教學檔案管理方面也引進了一批打印機以及掃描儀等設備，但是信息化發展十分迅速，這些設備已經不能滿足當前教學檔案的信息化建設，再加上教學檔案方面的工作人員數量少，在教學檔案方面的計算機運用能力僅停留在簡單的維持教學檔案的管理上。高職院校教學檔案管理的相關軟件比較少，相關數據以及文件不能得到共享，各院校僅僅局限于自身的管理制度，無法有效地借鑒。

1.3信息化框架體系不健全

如果要使高職院校的教學檔案在最大程度上實現信息化建設，就要建立標準的框架體系，并在實施過程中嚴格遵循框架體系。我國在高職院校教學檔案方面的制度建立達不到統籌規劃，再加上各高職院校的管理制度不能進行共享，使得高職院校的管理制度以及框架體系十分隨意，不能擁有一個統一的標準，這嚴重阻礙了高職院校教學檔案的信息化發展。

1.4工作人員的隊伍建設有待提高

學生的數量越來越多，高職院校也在不斷擴招，高職院校在校生的規模也在不斷擴大，由此一來，學生的檔案數量也在逐漸增加，但是，從當前的情況來看，學生的檔案數量增加，教學檔案管理人員的數量卻沒有增加，這給教學檔案管理人員帶來了較大的工作量，這很容易使其只注重完成相應的工作，卻不注重工作完成的效率。再加上很大一部分高職院校的教學檔案管理人員年齡都比較大，吸收新鮮事物的能力較為薄弱，在電子檔案的收集與保存方面都接觸的較少，并且在數據存儲等新技術方面了解不夠透徹，還有一部分高職院校的教學檔案管理人員的專業能力不強，不能夠使高職院校的教學檔案信息化得到長遠的發展。

1.5教學檔案信息安全得不到保障

高職院校的教學檔案需要有較強的嚴密性，但是現階段許多高職院校的教學檔案存在信息被盜的情況，出現這些情況的原因主要是工作人員以及技術條件的限制，在相關的服務器上安裝殺毒軟件以及防毒軟件只能在一定程度上避免出現黑客攻擊，但是如果系統一旦癱瘓，數據丟失將會給教學檔案帶來非常嚴重的后果，除此之外，一部分的工作人員意識不到教學檔案的嚴密性，與其他學校的教學檔案工作人員進行交流的過程中會有過多過少的泄密，這也會造成教學檔案信息被竊取的可能性。

2推進高職院校教學檔案信息化建設的對策

2.1增大廣大師生員工的教學檔案觀念

當今時代發展迅速，科技的發展給人們的工作帶來了很大的方便，教學觀念由傳統的手工管理模式轉變為信息化管理，能夠有效地降低相關部門管理人員的工作量。高職院校的學生數量以及教師的數量都在呈上升趨勢，教學檔案的管理是一個十分復雜的工作，要想有效地管理好這項工作，可以從加大宣傳力度方面著手。加強對高職院校教學檔案信息化建設的宣傳力度，廣大師生員工的觀念也就自然提高了。

加大宣傳力度主要從學校領導以及檔案工作人員本身兩個方面進行探究。學校領導要督促教學檔案的工作人員及時對學生以及教師的檔案進行匯報，這樣能夠在很大程度上使學校領導以及教學檔案工作人員對教學檔案的重視。對于教學檔案工作人員，要轉變自身的觀念，明確工作目標，緊跟時代提高創新意識。工作人員要對工作負起責任，在進行數據錄入時要進行多次檢查。

2.2加大基礎設施投入力度

信息化建設對基礎設施的要求越來越高，對教學檔案的管理過程中只有打印機和掃描儀等基礎設備還不夠的，還要建立光盤刻錄機、檔案信息管理系統等，擁有了這些更高級的設備，才能夠保證擁有其與其他數據庫之間的交流，教學檔案的數據是需要經常更新的，擁有更高級的設備，才能夠保證學校的教學檔案能夠及時得到更新，而建立這些設施的基礎主要依靠于資金的投入力度以及相關人員對基礎設施建設的關注。

2.3加強教學檔案信息化標準體系建設

沒有標準的體系建設將會嚴重影響企業的進程，若想得到長久的發展，就要具有標準的體系建設。教學檔案是以國家檔案局的相關規范為依據，所以在建設教學檔案信息化標準體系的過程中要嚴格依據相關規范。標準體系的建立能夠幫助學校利用網絡化進行數字化的共享，而不是被其他不法分子竊取秘密的信息。

2.4開展教學檔案工作人員的信息化技能培訓

為了滿足科技快速發展以及信息快速更新的腳步，教學檔案的工作人員必須具備十分強大的專業技能。相關部門要想辦法引進專業的檔案管理人才，在正式上崗前針對高職院校的對檔案管理的標準對其進行培訓，保證其在上崗初期不至于因為手忙腳亂而混淆數據。除此之外，相關部門要經常對工作人員進行培訓，保證其能夠緊跟時代潮流，使其能夠時刻具有先進的頭腦。

2.5努力保障檔案網絡信息安全

教學檔案信息化建設要求中的一點是教學檔案信息的安全性，高職院校要想提高教學檔案的信息化建設，就要著手于教學檔案的安全性，加強對教學檔案信息的監管力度。做好校園網絡安全是關鍵，保證教學檔案數據以及信息在傳輸過程中能夠保持完整性。相關部門也要對工作人員進行相關方面的培訓，使其在工作過程中不會因為非法操作而造成數據的破壞。

3結束語

高職院校的教學檔案是一項復雜但非常基礎的信息資源，在信息化技術飛速發展的今天，高職院校教學檔案也融入了信息化建設。若想使高職院校教學檔案的信息化建設得到長遠的發展，相關部門可以從增強廣大師生員工的檔案觀念、加大基礎設施投入力度、加強檔案信息化標準體系建設、開展教學檔案工作人員的信息化技能培訓以及保障檔案網絡信息安全等方面進行更深一步的探究。

參考文獻

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