淺談高校檔案收、管、用過程中的難點及對策

張琪

摘要：現在，人們更加意識到檔案的作用。在檔案工作中，應不斷的加大收集的力度，建立和完善制度，提高人員能力，提升檔案工作水平，做好檔案的收、管、用管理。在細節(jié)上做扎實從而推進檔案工作，促使檔案館的整體發(fā)展，助推學校總體工作。本文以檔案為對象，淺談高校檔案的收、管、用方面的難點及其對策。

關鍵詞：檔案;收集;整理;利用

從對檔案的了解、學習、思考和實踐來認識檔案，它是在日常的工作過程中以各種形式記錄所形成具有保存、利用價值的原始材料，經收集、整理等，移交到檔案館歸檔以便合理利用。以上對檔案較淺的認識體現檔案的收、管、用環(huán)節(jié)，三者緊密聯系、不可分割。收集檔案是管理和利用檔案的基礎，管理檔案是收集和利用檔案的保障，利用檔案是收集和管理檔案的目的。

一、現狀

檔案館是高校收集、管理和提供利用檔案的中心，并且承擔著對各部門或者工作人員進行業(yè)務指導的任務，總而言之檔案館扮演著重要的角色。檔案工作的開展可能并不是順順利利，相反在工作流程中存在一些問題和困難。無論是收、管還是用的環(huán)節(jié)產生的難點，都具有其明顯的特點。檔案的收、管、用相互關系，對于檔案的收到用出現的收集困難、管理不足、利用服務不到位等問題和難點，它們直接或者間接影響檔案工作開展的有序與高質，也在一定程度約束檔案館的全面發(fā)展。

二、檔案收、管、用過程中的難點及原因分析

1.關于檔案收集方面

檔案的收集是檔案工作開展最基礎的一項工作，是起點。檔案在收集時存在收集不全的情況，從以下兩點分析收集難的問題。

（1） 從檔案自身來看。一是在橫向上，材料的收集面比較廣、覆蓋面大。首先，檔案是由不同的機構或部門等形成并且地點較分散。其次，根據歸檔的范圍其內容比較多，各部門職能職責相對應收集的內容不一。最后，檔案形式多樣，它會以文字、圖像、聲音等各種形式記錄，數量龐大;二是在縱向上，檔案門類較多，涉及類別繁雜。例如，可按照檔案概念進行分類，可以按來源、內容、載體形式、時間、所有權來劃分。其中按內容劃分可將檔案分為文書檔案、科學技術檔案、專業(yè)檔案。

（2） 從檔案收集者來看。第一，對其檔案的重要性的意識不強、認識不足。大多數收集者是兼職從事這項工作，可能對收集材料的工作重視度不夠。第二，收集者原有觀念較強且比較難改變。大多數檔案形成者就是使用者或者利用者，他們有些認為將檔案留存在本部門需要時可以隨時查閱更方便使用。第三，收集者對檔案工作生疏、了解不夠，主要是人員更換頻繁沒有相對固定的人員從事檔案收集整理工作。第四，收集者對業(yè)務工作掌握不牢，導致在收集時可能存在應收未收情況。檔案整理混亂、未有序整理而影響下一步的工作。第五，收集者心態(tài)發(fā)生的變化，檔案收集整理的質量不理想。檔案的性質是比較雜、亂而無序，有時在收集整理時感覺到厭倦、煩悶和枯燥，缺乏耐心和責任心。

2.檔案管理的方面

檔案在各部門進行收集整理后按期移交到檔案館，檔案館對移交的檔案接收、管理。檔案館針對檔案管理難度大的問題，從不同的方向來闡述管理難和原因分析。

（1）從檔案館接收檔案情況來看。收集整理工作操作不規(guī)范，造成檔案質量差，增加后期工作量。移交部門收集整理的檔案有分類有誤、保管期限劃分有誤、重份、復印件和編寫頁碼錯編、漏編、未編等情況，后續(xù)檔案館在從事業(yè)務工作時需要對其有誤的地方進行修改。修改的情況比較復雜且耗時耗力，增加檔案館工作量。產生的原因主要是各部門收集整理人員對檔案的歸檔范圍和保管期限學習了解不深入、理解不準確、掌握不透徹，檔案館工作人員對其指導不夠、與各部門之間溝通協調較弱等等。

（2）從檔案館制度方面來看。制度是管理的根本。如果制度不完善造成操作流程上不規(guī)范，執(zhí)行上不到位。缺乏制度規(guī)范，檔案管理不暢通，檔案的安全性不能得到有效的保障，影響檔案館整體工作開展和長遠發(fā)展。

（3）從檔案館自身人力方面來看。人員較少，檔案從業(yè)人員極少是具有專業(yè)背景，大部分人員是從事檔案工作之后才開始在實踐中了解、學習、認識檔案，邊學邊做獲取業(yè)務能力。檔案館人才隊伍整體素質不高，缺乏管理人才、專業(yè)人才，以至于對檔案管理存在管理不嚴、不完善等狀況。

（4）從檔案館硬件設施來看。硬件設施主要是存放各年度檔案的地點，即庫房。庫房是檔案的存儲地，由于每年都有檔案入庫，原有的庫房空間有限而導致增量存放相對困難。庫房面積嚴重不足難以容納不斷增加的檔案，導致檔案在庫房存放擁擠混亂且不干凈、不整潔，不利于庫房的有效管理。庫房環(huán)境較差，安全有隱患影響檔案的實體安全。

3.在檔案利用的方面

檔案的收集和整理是為檔案的利用服務，檔案的收集和整理的質量好壞和效率的高低直接影響著檔案利用服務率。

（1）從檔案館存放的情況來看。一是檔案在庫房的存放按年度、類別有規(guī)律的進行排列在架或者入柜。如果館庫無合理規(guī)劃導致在查閱利用檔案時查找所需信息困難，增加查找時間。二是對于庫房檔案的管理，因為檔案存放時間比較久遠、檔案紙張質量、庫房環(huán)境等關系，這些不利因素對存放的紙質檔案本身就有一定的損害，造成字跡模糊不清、紙張損毀等情況，這些情況的出現造成利用者獲得利用服務的不便捷。

（2）從檔案館從業(yè)人員情況來看。一是檔案從業(yè)人員相對比較年輕，年齡、職稱結構比較不合理。不熟悉館藏情況，提供利用查閱服務能力較低，影響檔案工作開展。二是檔案人員理念較落后，查詢服務方式單一，創(chuàng)新能力不足。由于檔案館還未開展數字化工作，檔案的查閱利用還是需要人員頻繁出入庫房。手工查閱達不到迅速定位、準確無誤提供信息。三是長期從事檔案工作，精神狀態(tài)不佳，工作熱情降低，不能為利用者提供較好的查閱服務。

（3）從利用的流程來看。檔案館在提供利用時考慮安全、迅速、高效、便捷等服務。對于利用的流程或者程序欠缺應圍繞這些方面來考慮。檔案館提供利用服務時，檔案實體和信息安全的意識不強，未按流程執(zhí)行。檔案的保護受到影響，給利用者常規(guī)合理查檔情況下造成繁瑣的情況。

總的來說利用服務的工作效率與檔案利用服務率成正比關系。

三、對策及建議

1. 深入學習相關知識，學懂學透學精。檔案工作的相關人員繼續(xù)深入學習檔案有關法律知識，特別是檔案法。了解、學習、鉆研檔案所涉及專業(yè)知識和理論等。熟悉、掌握高校檔案歸檔范圍及保管期限表，提升理論水平。認真學習檔案整理的標準要求和方法并將與檔案工作實踐相結合，多主動思考、深入研究，主動發(fā)現問題，正確面對問題和解決問題，推動檔案工作取得實效，促使檔案工作法制化、規(guī)范化。

2.領導高度重視，增強其責任心。檔案工作是一項基礎又重要的工作，為學校的總體進步助力，從而推進高校的發(fā)展。領導應高度重視、理清思路，做好檔案館的頂層設計。認識到檔案工作的特殊性和關鍵性，與其他部門加強聯系溝通，強化歸檔意識。加大收集力度，使檔案收集齊全完整，豐富館藏資源。組織人員學習，加強教育和培訓，擺正心態(tài)，增強責任心，正確對待檔案相關工作。主動積極投入檔案工作，以認真負責的態(tài)度做好、做實各項工作。

3.加大宣傳力度，轉變思想觀念，提高思想認識。加大對檔案相關方面的宣傳力度，增強人們對于高校檔案工作的全面深入了解。采取不同的方式，轉變對檔案工作的思想觀念，提高思想認識。特別是每年的6.9國際檔案日，按照主題制定實施方案開展形式多樣、內容豐富的活動。利用館庫檔案資源，挖掘有價值的信息豐富校史館。打造校史館，充分發(fā)揮校史館宣傳作用。擴大宣傳效果，使人們對高校檔案工作進行全方位的認識。

4.建立和完善規(guī)章制度，確保檔案的安全。檔案工作需要規(guī)章制度的帶領和約束。對于各項規(guī)章制度的缺失、不全等情況，檔案館應盡快建立和完善各項規(guī)定，健全工作機制。各項制度建立和完善，細化規(guī)范管理確保檔案的實體和信息安全。檔案館在各項工作有規(guī)可依時，才能更好的拓展業(yè)務工作。

5.以新館建成為契機，加大資金投入，改善檔案存儲環(huán)境。充分利用新館資源，優(yōu)化布局，劃分模塊，定位功能，增大效用。加大資金投入，用于配備館內設施對檔案進行保護。改變庫房面積小、設備陳舊、存儲環(huán)境較差的狀況，改善檔案存儲環(huán)境。

6.提高檔案能力水平，科學高效開展工作。檔案館從業(yè)人員應提高服務能力，加強業(yè)務指導，對各部門收集整理檔案的人員認真細心的指導。加強基礎業(yè)務建設，有利于檔案基礎工作做扎實。加大接收力度，應收盡收，科學高效開展工作。

7.啟動數字化工作，提高工作效率。現階段是紙質檔案與電子檔案并存的時期，檔案館除正常開展工作以外應把數字化工作放在首位。數字化工作可以修復搶救因年代久遠、紙張質量、霉變、螨蟲等造成的檔案破損、損毀情況。數字化的工作開展便于人員可以少入庫房接觸紙質檔案，降低翻閱紙質檔案的次數，從而減少對檔案實質傷害。這項工作可以縮短查閱時間，改變利用服務的方式，使利用服務迅速、準確、高效達到提高利用率的目的。做好數字化工作，加強信息化建設，提高工作效率。當前，啟動數字化工作是緊迫的，也是必要的。

通過對檔案的現狀、難點及原因分析和對策建議的詳述，立足自身，結合實際，加強、改進和完善檔案一系列工作，發(fā)揮優(yōu)勢，彌補劣勢，促進檔案館全面工作開展的又快又好，助推檔案館的整體建設。

參考文獻：

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[2]王英瑋.專門檔案管理[M].2版.北京：中國人民大學出版社，2010.