“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代人事檔案信息化

黃輝

摘要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，人事檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，將傳統(tǒng)的檔案管理形式逐步向信息化轉(zhuǎn)變，不僅能夠簡化復(fù)雜的檔案管理工作，同時(shí)能夠有效提升檔案利用率。因此，本文圍繞“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代人事檔案信息化展開了探討研究，闡述了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代人事檔案信息化的必要性以及信息化建設(shè)過程中存在的問題，最后提出了可行性的建設(shè)對策。以期為檔案管理工作者提供參考和建議。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)”;人事檔案;信息化

引言

在單位，為了提高互聯(lián)網(wǎng)信息環(huán)境下的人事管理能力，必須要對現(xiàn)有的工作模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，構(gòu)建新的科學(xué)有效的人事檔案管理模式。作為單位的人事檔案管理人員，筆者提出了從人才引進(jìn)、宣傳工作以及信息化建設(shè)這三方面來進(jìn)行工作的優(yōu)化，從而提高單位的工作效率。

1加強(qiáng)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

單位人事檔案管理工作是依照國家法律法規(guī)所履行的社會管理職能，它具有一定的社會價(jià)值。我國公民的檔案大多數(shù)都交由單位相關(guān)人事檔案管理部門進(jìn)行保存和備案，以便在需要時(shí)可以更方便地找到檔案所在地。同時(shí)，單位對于人事檔案的管理也可以看作是對社會人力資源的整合。對于國家而言，人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)是推動(dòng)國家發(fā)展的關(guān)鍵所在，單位在進(jìn)行檔案管理的過程也是對人力資源進(jìn)行整合的過程，可以幫助企業(yè)和其他單位為今后的人力資源管理提供一定的便捷，這樣一來就會大大提升企業(yè)整合人力資源的效率，幫助企業(yè)高效發(fā)展。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1缺乏完善管理機(jī)制

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，人事檔案信息化建設(shè)和管理仍然面臨諸多問題，其中較為重要的則是缺乏完善的檔案管理機(jī)制。目前人事檔案建設(shè)逐漸得到社會及公眾的高度認(rèn)可，但是在具體落實(shí)過程中，統(tǒng)一的管理機(jī)制并未實(shí)現(xiàn)，在進(jìn)行人事檔案建設(shè)過程中，并沒有重視檔案管理工作的核心內(nèi)容，則是人才建設(shè)，沒有充分凸顯其工作重心。許多人事檔案管理人員仍然秉持傳統(tǒng)檔案管理理念，對信息化建設(shè)了解并未深入，沒有將人事檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的分類管理，管理機(jī)制不夠完善和規(guī)范，致使無法充分發(fā)揮作用。總體而言，則是人事檔案管理工作尚未得到高度重視，思想重視大于實(shí)踐重視，導(dǎo)致許多建設(shè)理念、思路并未完全落實(shí)，在很大程度上阻礙了人事檔案信息化建設(shè)和管理的進(jìn)程。

2.2缺乏科學(xué)管理理念

目前人事檔案的管理人員大部分均是兼職人員，人事檔案的專職管理人員匱乏，并且大部分的管理人員學(xué)歷水平偏低，管理理念長期未得到有效更新，進(jìn)行培訓(xùn)后仍然效果不理想。對人事檔案管理的基礎(chǔ)知識和技能掌握較差，在人事檔案信息化建設(shè)過程中，雖配備了許多計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是由于復(fù)合型人才匱乏，當(dāng)前管理人員對人事檔案管理的信息設(shè)備操作水平普遍偏低，無法完全掌握信息設(shè)備的靈活運(yùn)用。與此同時(shí)，許多人事檔案管理人員對信息化建設(shè)缺乏科學(xué)管理理念，對人事檔案沒有進(jìn)行定期更新，導(dǎo)致檔案信息存在不準(zhǔn)確的問題，并且在發(fā)生問題時(shí)，各部門之間缺少明確的職責(zé)劃分，無法找到具體負(fù)責(zé)人員，在很大程度上影響了檔案管理工作發(fā)展。

3“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)對策研究

3.1加大宣傳力度，提高社會民眾的檔案管理意識檔

案管理是單位工作的重要組成部分，尤其是人事檔案工作更是涉及了很多人員的切身利益，檔案對于他們的發(fā)展至關(guān)重要。為此，人事檔案管理者要做好宣傳工作，提高社會民眾檔案管理意識，引導(dǎo)他們積極配合這項(xiàng)工作。對于部門外的人員來說，要做好對干部的檔案管理工作離不開他們的積極配合，為此做好對他們的檔案意識教育工作很重要。增強(qiáng)他們的檔案意識，工作者可以積極利用新媒體平臺，如開設(shè)本部門的工作微信平臺，定期推送一些關(guān)于檔案管理方面的知識，讓人們認(rèn)識到檔案對于自己的重要性，促使干部們可以正確填寫相關(guān)檔案信息，積極主動(dòng)向檔案部門報(bào)送檔案資料，推動(dòng)人事檔案的完整性、真實(shí)性、可靠性，為檔案管理工作者減少工作量，提高整個(gè)工作的效率。

3.2改進(jìn)工作方式，不斷推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)

在新的時(shí)期，單位的人事檔案管理工作要積極引進(jìn)新技術(shù)，利用技術(shù)發(fā)展的有益成果來輔助工作的開展，改進(jìn)自身的工作方式，提高自己的工作效率，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對于檔案信息的需要。對于單位的檔案管理工作來說，其內(nèi)部的工作環(huán)境一般是封閉的，在傳統(tǒng)工作理念的影響下，很多工作者不懂得靈活變通，總是按照一定的“模板”進(jìn)行工作，尤其在人際方面缺少一定的服務(wù)意識和有效溝通能力。為此，檔案工作者需要不斷提高自身能力，切實(shí)做好對干部的信息服務(wù)工作。另外，檔案管理工作在本單位條件允許情況下，應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代化辦公設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等，通過利用技術(shù)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理。通過積極引進(jìn)先進(jìn)科技手段提高檔案管理水平，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化，推動(dòng)單位的人事檔案管理工作逐步由傳統(tǒng)辦公方式慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化辦公方式，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理建設(shè)。

3.3提升單位檔案管理人員的素質(zhì)

隨著互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為各行各業(yè)從業(yè)人員必須要掌握的基礎(chǔ)技能。對于單位人事檔案管理人員來說更是如此。人事檔案管理要向著信息化方向發(fā)展，也就意味著相關(guān)人員必須掌握基本的信息儲存、信息分析、信息互換、信息整合和信息統(tǒng)計(jì)等方面的知識，人事檔案管理的專業(yè)知識也應(yīng)當(dāng)及時(shí)學(xué)習(xí)更新。還要建立專門的數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)Ａ康臄?shù)據(jù)進(jìn)行快速的判斷、辨別、篩選和分析，最快速篩選出所需要檢索的信息，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入和儲存。3.4構(gòu)建完善管理機(jī)制

完善的管理機(jī)制是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)前提，應(yīng)進(jìn)一步完善和規(guī)范管理機(jī)制，同時(shí)制定統(tǒng)一化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和賞罰機(jī)制，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)將更多的工作重點(diǎn)放在完善管理機(jī)制上，完善的管理機(jī)制能夠推動(dòng)信息化建設(shè)，同時(shí)能夠保證人事檔案的安全性。將人事檔案信息進(jìn)行專人管理，革新管理人員的傳統(tǒng)管理理念，并對其進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督，加強(qiáng)檔案分類化管理，簡化復(fù)雜的檢索程序，提高檔案的查詢和利用效率。與此同時(shí)，建設(shè)完善的檔案使用制度，完善檔案使用流程，確保人事檔案信息的合理利用。同時(shí)應(yīng)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，將人事檔案進(jìn)行錄入，在保證人事檔案安全性的前提下，實(shí)現(xiàn)資源共享。信息化建設(shè)需要科學(xué)完善的管理機(jī)制作為有力支撐，因此，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，能夠有效推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

結(jié)語

綜上所述，單位人事檔案管理信息化建設(shè)首先要完善單位自身人事檔案管理系統(tǒng)的性能，保障檔案儲存的安全性，同時(shí)要加強(qiáng)和提升相關(guān)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平，幫助他們掌握利用信息化管理人事檔案的方法。

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（作者單位：山西省軍區(qū)數(shù)據(jù)信息室助理工程師）