技術過時的科技類數字檔案管理問題及對策

郭雪萍

摘 要：本文主要針對科技類檔案管理中數字檔案載體和格式過時問題進行了研究與思考，提出了相對可行的科技類數字檔案管理機制，即采用技術典藏、檔案定期轉存、并結合紙質說明文檔相結合的方法來應對該問題，以期對存在類似問題的企業以一定借鑒。但是更大范圍的過時數字檔案管理機制仍需廣大檔案工作者進一步的研究，提出普適的系統性方案。

關鍵詞：數字檔案;過時技術;科技檔案;有效利用;技術典藏;檔案轉存

當今社會，大部分的企事業單位實現了無紙化辦公，而部分企業在檔案管理方面也已經全面實現或部分實現數字化檔案管理，這給檔案管理事業帶來了極大的便利，并有效提高了檔案管理的效率。然而，計算機技術的進步速度遠超人們的想象，軟硬件的更新換代頻率正在逐漸加快，而由此引起的是大量采用過時技術存儲的檔案文獻在如今的軟硬件系統上讀取越來越困難，很多企業大量的早期數字檔案無法有效利用，甚至根本無法利用，從而為企業帶來巨大的損失。而如何確保已歸檔數字檔案文件的有效保管與利用，是各級檔案部門面臨的一個共性問題。

一、科技檔案定義及特點

1.科技檔案的定義

科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、聲像資料等科技文件材料。

2.科技檔案的特點

專業性是科技檔案最突出的特點之一。其集中表現在形成的領域和內容性質兩個方面。科技檔案的專業性特點，不僅使它們與一般檔案相區別，而且使不同專業形成的科技檔案彼此之間互相區別。因此，專業性特點是實現科技檔案科學管理的重要依據之一。

種類和類型的多樣性是科技檔案的又一明顯特點。科技檔案種類繁多、類型復雜，呈現出多樣化的鮮明性特點。以種類而言，由于科技、生產活動的多專業性，導致了它的伴生物科技檔案在種類上的多元化。以類型而言，科技檔案是所有一切種類的檔案中，類型最為豐富多樣的一種。

成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明的特點，也是最基本的特點。

較強的現實使用性特點。想比于其他檔案，如政務檔案，科技檔案的現實使用性在歸檔后仍然很強。

二、數字檔案技術過時問題

1.計算機硬件與操作系統過時問題

計算機硬件的更新換代遵循摩爾定律，其硬件幾乎以每半年到一年的速度快速更迭，一些早期常用的硬件已經或即將被淘汰而變得不可用。

2.計算機系統過時問題

自從操作系統被引入計算機以來，典型的操作系統有windows系列、Unix/Linux系列等，而每個不同的操作系統從誕生至今，均經歷了多個版本。以Windows為例，其至今已經經歷了win95、win xp、win7、win10等十多個不同的系統版本，雖然系統在升級換代過程中極力確保其向下兼容性，但仍會出現一些大版本之間的互相不兼容問題，從而導致安裝在早期版本中的應用軟件無法在新版操作系統中安裝和使用。

3.數字檔案存儲介質過時問題

常用的數字檔案存儲介質主要軟盤、光盤、硬盤、U盤等。所有這些存儲介質均需要相應的計算機硬件設備、接口及對應的驅動程序支持，才能讀取其中的信息。而更新換代導致部分早期使用的存儲介質已經或即將不能被新的硬件系統所接受，其中的檔案信息將變成無法利用的無效信息。如在早期普遍使用的軟盤，目前已經消失在人們的視野中，其存儲內容的讀取幾乎變得不可能。

4.數字檔案數據格式過時問題

數字檔案的產生，除了依賴于硬件系統外，更多的依賴于對應的應用軟件，從而帶來了數據格式的多樣性和復雜性。以常見的航空科研數據為例，其主要數據類型包括了由辦公軟件產生的電子文檔，由Catia、Fluent等專業軟件產生的產品模型、仿真數據，以及由各種試驗用軟件產生的試驗數據等。這類數字檔案的讀取必須使用其對應的軟件，即使是同一軟件，也有會因版本的不同而不同。J.Rothenberg指出，在任何給定的時間點，給定媒體的特定格式預計在不超過5年內就會過時。也就是說，如果不采取有效的措施，這些數據在5年后將變得不可利用。

三、科技類數字檔案過時技術應對策略

在實際工作中，對于科技檔案來說，其目的主要是方便企業在后續研發過程中能再次利用，其法律效用顯得并不那么重要，而其數據的有效性和完整性是其保存的重要依據之一。同時，對于具體的一個科研單位來說，其所使用的設備和軟件類型相對有限，而硬件的更新換代頻率相對較慢。以航空科研單位為例，一般的軟件更新周期在五年左右，而硬件的更新周期在5-8年左右。

針對以上特點，目前可行的方法是綜合利用設備典藏與檔案轉存來確保數據的有效性和可讀性。

a）對于過時硬件的應對策略

定期進行數據轉存：制定相關管理制度，由信息化部門定期（例如：每隔2年）對現有硬件進行評估，如存在即將被淘汰的風險，則對相關檔案媒介中存儲的檔案資料進行轉存，用新的媒介代替舊的。在實施該步驟的過程中，為確保檔案資料的有效性，必須建立相應的檔案轉存可追溯性說明文件，記錄原檔案存儲相關信息，與轉存后的資料一并歸檔，如介質類型，轉存后的媒介與原始媒介之間的關聯性，新的存儲媒介硬件接口說明，驅動程序信息等。

硬件歸檔：在舊媒介即將淘汰時，對相關的硬件進行歸檔留存，建立硬件檔案庫。在進行硬件歸檔時，采用紙質檔案說明材料對相關配置進行說明：如硬件類型、型號、接口信息、驅動信息、支持操作系統等。

b）對于過時數據文件的應對策略

建立應用軟件檔案庫：與信息化部門建立相關制度，對單位采用的相關應用軟件進行定期備份存檔，并建立紙質說明文件一并存檔。

建立操作系統檔案庫：對單位采用的電腦操作系統進行定期存檔，并建立紙質說明文件一并存檔。

建立驅動軟件程序檔案庫：對單位采用的相關硬件驅動軟件進行定期存檔，并建立紙質說明文件一并存檔。

建立數據檔案存儲信息說明文檔庫：在進行數據檔案存儲時，建立數據檔案說明文件并隨原始檔案一并存檔。

以上存檔說明文件中應包含相關的環境支持信息說明，如電腦硬件需求、操作系統需求、接口信息、驅動程序信息、應用軟件需求等。

四、結論

數字檔案管理給人們帶來便利的同時，不可避免的帶來了各種各樣的問題，而技術過時引起的數據長期有效性是當下急需解決的問題之一。本文針對科研類數字檔案管理中遇到的此類問題，提出了通過采用技術典藏與檔案定期轉存相結合的策略，可以適當緩解此類問題的影響，以期對存在類似問題的企業以一定借鑒。但是更大范圍的過時數字檔案管理機制仍需廣大檔案工作者進一步的研究，提出普適的系統性方案。

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