從高校評估談高校檔案管理的發展趨勢

楊艷紅

摘 要：目前我國高等院校普遍實行“五年一輪”的本科教學工作質量評估，高校評估是我國保障高校教學教育質量，提升辦學水平，維護學校良好形象的主要舉措之一，會嚴重影響高校的未來發展。高校檔案管理在高校評估過程中具有十分重要的地位，是本科教學工作質量評估工作的重要科學依據，同時對高校定期進行教育教學工作質量評估可以有效地促進高校檔案管理的發展，形成相互促進，相互影響的良好循環關系。本文對高校檔案管理的發展情況以及未來趨勢從高校評估角度進行研究與發展，以期促進學校進一步發展。

關鍵詞：高校評估;高校檔案管理;發展趨勢

高校的中心工作任務便是教育教學，高校教育評估的主體便是教學評估，高校教育評估是對高校教學質量進行衡量與提升的重要管理手段。我國教育部要求，我國高等院校普遍實行“五年一輪”的本科教學工作質量評估，該項評估結果具有較強的綜合性，已經成為評估一所院校教育教學質量的“金標準”。該項評估工作已經成為對高校的教學質量有效提高，對高校的班數學水平進行有效提升，對發展道路進行有效擴展的重要方法。本文從高校評估角度來對高校檔案管理的發展趨勢進行進一步探討，對現階段我國高校檔案管理過程中出現的問題進行針對性分析，同時根據分析結果制定個性化的解決措施來持續性發展高校的檔案管理工作。

一、對高校教學質量進行提升的重要管理手段包括高校評估

我國教育部通過多年教學實踐管理經驗，于2003年提出高校評估管理任務，要求普通高等院校建立“五年一輪”的高校評估制度，評估我國所有的普通高等學校的教育教學工作，課程教學評估、專業教學評估、綜合教學評估以及教師教學評估等是高校教學評估的主要類型。合格課程與重點課程評估、本科優秀教學評估教學過程評估以及課堂教學質量評估等是目前高等院校普遍使用的評估形式，這些評估形式約占所有評估工作的九成以上。高校評估是最為重要的工作任務之一，高校評估結果往往顯露著一所高等院校的教學工作水平以及質量，其結果還對學校的榮譽地位產生直接的影響，同時還會同學校未來的發展有著密切的關系，很多高校高度重視此項評估工作，學校領導以及相關部門往往會提前很長一段時間準備此項評估工作。高校評估體系內涵十分豐富，主要包括一級指標7個、特色項目1個、二級指標19個以及觀測點44個。在進行評估之前，教育部門往往會提前告知學校進行準備，高校也會提前將相關材料準備好，等待專家組的重點檢查。專家在入駐學校后也會根據學校準備的材料，同時與入駐后觀察與收集到的學校具體情況相結合，最終得到一個與學校的實際情況最為吻合的評估結果。

二、在高校評估中檔案管理的作用

評估結論的準確性受到多方面因素的影響，其中檔案的完整性以及真實性對結果的影響力最大，檔案材料是各項工作過程中所形成的原始資料，是學校辦學特色以及工作成就的載體，也是專家入駐學校后短時間內了解學校的主要途徑，相關檔案材料可以客觀地反映出學校的各個方面的基本情況，同時檔案材料也是根本材料，可以幫助各個管理人員開展各項工作，高校內的各個管理人員均會從一定程度加大對檔案管理工作的力度。

三、現階段我國高校檔案管理存在的不足

高校評估符合中國現階段對于高等教育工作質量提出的要求，也是國家從大角度全面地管理高等教育院校的一個有效手段，同時高校在迎評的過程中也會將教學檔案作為迎評工作的重點檢查管理對象，因此很多高校開始加大對教學檔案的管理，將其放在迎接高校評估工作的首要任務上。但是現階段，我國高校檔案管理工作存在很多缺陷與不足，需要進一步優化以及規范。具體存在的問題如下：

1.檔案材料不齊全

在進行高校評估時，很多工作人員由于疏忽等意外情況的發生，而導致檔案材料嚴重缺失，材料的缺失會對高校的后續工作產生影響。例如教師或者教研人員在申報某項課程、某項專業的過程中，往往僅包含申請材料，而缺乏申報過程等方面的材料，在進行高校評估過程中，需要對近3年的教育教學工作進行重點檢查，則由于多種因素的影響而導致教學材料的缺失會進一步影響教育教學工作的評估結果。導致教學材料缺失的主要因素包括學校對相關部門的管理人員頻繁更換，在進行人員交換過程中，對于檔案材料的交接工作沒有引起高度重視，導致人為流失部分檔案材料。同時很多高校全面開放實驗室，學校內的所有學生、教師以及工作人員均可以進入，沒有一定的限制，但是在檔案管理的過程中發現此類實驗室開放記錄等方面的資料嚴重缺失，同時很多教師教學不認真，對于自己布置的作業、實驗報告以及論文等材料缺乏修改記錄以及相應的錯誤批準，最終嚴重影響高校評估工作的結果。

2.學校缺乏先進的教學檔案管理手段

《歸檔文件整理規則》（國家檔案局）是目前為止很多學校檔案管理依照的主要規章制度，但是很多學校并沒有貫徹落實，且高校的教學檔案包括文件類等多種類型，例如試卷、學籍檔案、學位檔案以及論文等檔案材料，但是高校往往缺乏統一的規范以及整理標準而極易出現很多問題。現階段，很多學校仍然使用較為落后的檔案管理手段，無法科學有效地對檔案進行管理。

3.檔案材料不規范

在高校的檔案管理中存在較為普遍的不規范等現象，例如前后名稱不一致、相同內容的表格、部分統計表格式和內容不統一等。同時很多檔案文件被學校的職能部門所保留，這些檔案文件往往缺乏文件日期以及公章等內容，同時很多公文均要求紙張大小格式以及字體格式等。同時很多數據文件是由高校的交叉部門所上報的，這些文件一般對口徑缺乏統一性，口徑的缺乏極易導致數據的失真，最終影響高校評估結果。

四、高校檔案發展對策

檔案管理的發展雖然受到高校評估工作的制約，但是也是檔案管理發展的動力，同時學校檔案工作的進一步發展也會對高校未來的發展產生影響，高校檔案工作的管理重點應該是促進檔案管理人員的流動的優化以及加快高校檔案材料建設的信息化，促進高校檔案發展的對策具體包括以下幾個內容：

1.建立自評自建機制

對檔案管理工作進行整頓、促進以及建設可以充分利用高校評估的推力，但是不能僅僅依靠高校評估的外在推進來進行高校檔案管理，還需要在未進行高校評估工作的時間階段做好自查自評工作。高校的檔案工作管理需要建立一個自評自建的長效管理機制，做好周期性自查、自評以及自建工作，避免臨時處理多年積存的檔案。高校檔案管理自我驅動的動力包括此類自評自建機制，對檔案工作情況進行反思與總結，揚長避短，扎實基礎，做到持續性發展。

2.將教學檔案與評估檔案進行分開建設

在進行檔案管理的過程中，需要將教學檔案與評估檔案進行分開建設，評估檔案工作需要相關人員對《評估方案》中的問題進行回答，將直接形成的具有高價值材料文件進行收集整理，以此來對文件材料的完整性進行維護。在進行高校評估過程中，需要做到以評促建、以評促管。二者形成相輔相成，相互促進的關系。

3.建立檔案管理的目標責任制

在管理工作中出現的問題往往均是由責任不明導致的，因此需要建立科學有效的教學檔案管理制度，明確與分級各類人員的任務以及責任，明確教學檔案中的保存范圍、時限以及內容，高校主管領導作為第一負責人，高校內各個教學單位的負責人作為第二負責人，教學秘書作為一級執行人，教研室的管理人員作為二級執行人。將公開制度以及獎懲制度進行定期檢查驗收，在建設與管理教學檔案的過程中需要將各個級別的領導需要進行管理的任務有效明確，將管理部門的日常管理中加入檔案管理的方法與任務，有效加大三級檔案管理工作的力度，使得科學、有效以及個性地對檔案材料等進行管理。

4.加快高校檔案的信息化建設

傳統的手工管理、被動服務模式以及內向管理是目前大多數高校檔案管理的主要手段，雖然此類管理手段具有一定的優勢，但是隨著社會信息化建設的不斷推進，這些傳統的信息管理手段無法滿足信息化的要求，也無法滿足高校各個學科建設的需求，特別在高校評估工作過程中，需要對相關信息進行快速、準確、便捷地管理。因此政府以及相關部門需要積極對檔案信息數據庫進行全面地建設，信息化管理高校檔案材料，可以在高校內利用局域網環境來實現辦公的自動化，推進高校檔案管理的現代化的進程。

五、小結

本文從高校評估角度來對高校檔案管理的發展趨勢進行進一步探討，從多個角度，多個方面來對高校檔案管理進行敘述，以期為高校檔案管理提供科學依據，但是本次研究中可能存在很多問題，同時本人的看法具有一定的局限性，希望相關人員可以對本文進行指正。

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