現代醫院數字化檔案建立與完善分析

許磊

摘 要：醫院檔案數字化是將醫院日常工作中的醫療、行政等方面的資料進行相應的數字化處理，并按照一定的方式存儲于數字化載體之上，相關工作人員可以通過計算機來對所需要的資料進行檢索、查詢，也可以方便醫院決策層對醫院整體現狀形成更全面的了解，為決策提供依據。本文從醫院數字化檔案建設的現狀入手，分析了當前數字化檔案建設過程中的問題，并對相應的解決方案進行了探討。

關鍵詞：醫院;數字化檔案建設;問題;方法

由于信息技術的不斷發展，數字化的檔案管理方法已經在各個領域被廣泛使用，通過數字化檔案管理，可以有效地提高整體的管理效率，方便工作人員對相應檔案的查詢。同時相較于傳統的檔案管理方式，數字化檔案在容量上具有巨大優勢和方便存儲的優點。推動數字化檔案建設可以有效提高檔案管理水平和醫院的醫療服務水平。

一、醫院建立數字化檔案的必要性

醫院檔案主要包括了文書檔案、病歷檔案及人事檔案等內容。由于醫院所涉及的檔案項目較多，在進行相應的傳輸、利用及歸檔等工作過程時，需要占用大量資源進行處理。而在當前的技術環境之下，通過數字化的檔案管理方法，可以提高檔案管理效率，減少對人力物力的占用。尤其是病歷檔案，通過數字化管理，可以實時進行查詢分析，為日常工作和病人的檢查、用藥、手術等帶來便利。同時數字化的病例檔案管理也能起到簡化患者就醫程序，提升醫院服務質量和管理水平的目的。另一方面，對人事檔案的數字化管理由于其主要依托于計算機互聯網技術，從而對醫療工作者進行更有效的管理、查詢以及相應的變更工作。

醫院的數字化檔案以數據庫技術和計算機網絡技術為依托，從而形成區別于傳統的檔案信息形式，通過電子存取服務方式，能夠更為便利和高效地對檔案加以管理、存儲和數字化加工，為醫院各項工作的順利開展創造有利條件。

二、醫院數字化檔案建設存在的問題

1.網絡安全問題。醫院的數字化檔案建設過程中，需要注意計算機和網絡的安全性問題，并需要在這方面進一步加強，才能保障醫院數字化檔案建設的完善。在目前信息技術和互聯網技術不斷進步的背景下，計算機和網絡所面臨的威脅也不斷增多。計算機病毒的存在會對醫院網絡系統帶來負面影響，進而威脅醫院數字化檔案信息資源。同時，數字化檔案由于其載體是計算機網絡，基于互聯網的特性，也導致數字化信息存在易修改、易刪除的特點。因而，針對醫院數字化檔案進行的網絡攻擊會造成重要信息丟失、被刪改等情況發生，是醫院數字化檔案建設過程中的不利因素。

2.管理人員素質問題。數字化檔案是信息技術的產物，在進行數字化檔案的管理過程中，需要其管理人員具備一定的專業素質，才能對檔案信息進行良好的維護。在進行數字化檔案管理的過程中，管理人員需要對電子信息技術有所了解，同時也需要具備一定的預見性眼光，從而對技術的發展做出正確的反應，以應對醫院數字化檔案建立過程中所可能面臨的種種問題。

3.資金投入問題。進行醫院數字化檔案的構建和完善過程中，需要投入相應的資金，以支持系統的建設及后期的維護。數字化檔案構建的資金投入，需要從多個方面入手，首先要進行相應的軟硬件購置和開發;其次還包括對相關人員的培訓投入，保證數字化進程能夠有充足的人才和技術支持;最后相關的數據庫維護和系統維護，在后期也需要相應的資金投入，以確保整個系統的正常有效運轉。從當下來看，醫院的主要資金投入是用于醫療水準的提升上，例如進行醫療設備采購和醫護人員的培訓培養方面，所以能夠運用到醫院數字化建設的資源是較為緊張的。

4.意識的轉變問題。醫院的數字化檔案建設和完善需要對相關人員的意識進行轉變。目前在部分醫院仍在使用紙質文件，以及紙質文件與電子文件共存的現象，一方面這樣的問題制約了醫院數字化的進程，另一方面也在客觀上造成資源的浪費。使用紙質檔案的原因主要在于觀念上的不足，對數字化檔案建設完善的認知不全。在長期以來的傳統觀念根深蒂固的情況下，貿然進行數字化建設會造成工作人員在思想上的抵觸與不適應，所以在數字化的進程中，需要對觀念問題及時解決，通過統一思想，增強相關人員認知的方式來避免資源的浪費，以最大程度地發揮出醫院數字化檔案建設和完善的作用。

三、醫院數字化檔案建設完善的方法

1.增加相應的資金投入。在醫院的經營過程中，會形成諸如人事檔案、病例檔案等多種檔案，這些檔案是醫院開展日常醫療工作以及進行研究工作時的必要依據，所以對醫院的檔案建設需要引起一定的重視。在相關的預算中，應進行明確的規劃，通過有關的財務報告來為醫院對數字化檔案建設完善提供支持。同時醫院在明確數字化檔案建設方向之后，需要以充足的資金來進行支撐，進行軟硬件方面的建設和采購。并且分配一定的資源來進行專業人員的儲備和培養，從而確保數字化檔案建設的順利推進。在這一過程中還需著眼于未來，投入資金來進行技術、系統、軟硬件上的長期更新及維護。

值得注意的是，有效的數字化檔案管理可以在一定程度上避免浪費，起到節省醫院成本的作用。同時在進行相應設備的添置過程中，醫院可以對部分設備進行租借，以減少資金占用;進行實際管理時，也可以對部分閑置設備進行租賃，提高設備使用率;或者對部分數據尋求檔案館進行代為存儲等。通過多種方式，可以減少在醫院數字化檔案建設過程中的成本，推動檔案信息化的進程。資金的投入需要切合實際，首先構建起醫院數字化檔案的整體目標，通過目標可以明確當前所存在的不足以及資金投入的緩急情況;其次細化目標，以此來明確當前所必須進行的資金投入方向;最后需要通過對市場的考察來對相應的設備進行比較和了解，以成本控制的方式來減少實際投入中可能出現的資金浪費。

2.積極的人才培養戰略。檔案數字化工作中需要高素質的工作人員來完成，因而人才戰略是醫院數字化建設環節中的一個重要環節。在制定相應的人才戰略時，需要注意結合數字化檔案建設的實際需求，以及對相關人員的工作責任感、使命感進行培養。從實際需求來看，數字化檔案建設過程中的人才必須具備計算機技術、計算機操作能力、數據庫管理、網絡管理等多方面的能力。一方面醫院應該積極引入相應的人才;另一方面需要通過在原有的人才基礎上，進行發掘、培養工作，通過建立交流會議、聯席會等機制來加強各部門、各醫院的相關人才交流;也可以通過進行系統化的培訓，增加相應人員調研、考察的機會來提高人員素質。

配合人才培養戰略，還需要建立起行之有效的人才甄別制度。在進行相關人才的招聘、挖掘工程中，以貼合檔案管理實際工作和計算機技術應用等方面來進行相應的考察，可以幫助醫院有效地甄別具有真才實干能力的人才。另外，對檔案管理的考評也必須納入到醫院的年度考核制度中，便于醫院進行詳盡的資金、工作規劃，實現更為有效的檔案數字化管理。

3.規范的管理制度建設。為讓數字化檔案管理有章可循，在醫院的檔案數字化建立進程中，還必須以從實際工作的特點出發，制定起相應的管理制度以及條例，來對工作內容、工作方式進行規范。實際的制度建設時，可以參考部分在數字化檔案管理制度方面較為成熟的機構，也可以在往期的檔案管理制度上進行延伸。檔案管理制度所不可或缺的部分包括工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度以及數字檔案的備份制度等，其中針對數字化檔案管理的特點，需要建立起網絡安全管理制度，其目的是為了防止日常工作過程中，由于用網不規范造成可能的網絡攻擊和計算機病毒感染等。在建立網絡安全管理制度時，需要通過設置用網權限機制，來對檔案管理和網絡使用進行基于安全考慮的規范。由于網絡安全對于檔案管理是極為重要的問題，因此需要將網絡安全管理制度與工作制度、歸檔制度、保密制度等相結合，對網絡安全進行全方位的強調和保護，規范化操作流程，防止數據泄露和遭到安全威脅。

同時，檔案管理制度也要從強化隊伍建設，提高人員素質方面入手。工作人員的素質關系到制度是否能夠高質量地得到落實，所以在進行制度建設過程中，首先要與人才培養及儲備戰略結合，另一方面需要通過當前的專業化培養培訓，來提高隊伍的整體建設水平。以增強對外交流的方式，來引入相關的優秀經驗為隊伍建設提供較為可靠的依托;尊重科學，貫徹科學的管理制度也是提高制度落實質量的可行路徑，因而進行數字化檔案管理過程中要嚴格地對工作內容進行明確，對權責進行明確，同時進一步細化責任，實現責任落實到人的目標，以杜絕工作中可能出現的疏漏以及后期難以追責的問題。

4.強化相關人員的意識培養。推進數字化檔案管理需要從上至下的一致努力，這個過程中涉及到對相關人員意識上的培養。由于長期的傳統檔案管理意識根深蒂固，在醫院會形成愿意以傳統方式進行檔案管理的人員存在，當數字化檔案管理逐步完善之后，由于此類人群的對傳統手段的堅持，會對整體數字化進程推進造成阻礙，所以需要進行思想統一，形成推動數字化檔案建設的合力。

進行意識培養首先要從制度入手，通過相關制度和規范在實際工作中進行數字化的約束，減少傳統紙質檔案的使用頻率，并在長期的管理過程中循序漸進地取代傳統檔案管理方式。同時還要積極在醫院范圍內進行數字化檔案的推廣，增加其覆蓋面，讓相關人員在工作過程中能夠進行相應的數字化嘗試，從而達到一定的推廣效果。另一方面，需要建立起對數字化檔案管理的反饋渠道，進行相關人員的意見搜集和整理，并以技術手段來不斷優化系統，形成簡單、方便、快捷的使用體驗，從而為醫院數字化檔案建設減少阻力，達到進一步提高數字化使用率和使用效率的目的。

綜上所述，通過在人才、意識、制度等方面的建設，可以對醫院的數字化檔案建設水平起到良好的推動作用。同時也需要注意，數字化檔案建設是一個長期任務，需要通過長期的資金投入及人才培養來進行逐步的提高和完善。

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