事業單位檔案管理創新路徑探索

魏峰

摘 要：隨著我國經濟的發展，事業單位檔案管理制度等也隨之發生了一系列變化。因檔案管理工作相當耗時費力，所以其應隨著時代發展更新管理方式，事業單位檔案是保存政府或公民信息的重要載體，其管理工作是公共管理中的重要部分。研究當前事業單位管理的創新具有重要的意義。本文對目前事業單位檔案管理中的問題進行了分析，探討了事業單位檔案管理的創新路徑。

關鍵詞：事業單位;檔案管理

事業單位是我國科教文衛等事業集中的部門，其檔案管理是單位豐富的歷史材料，記錄著民眾的相關信息，其管理方式及利用效率對民眾具有重要的意義。我國事業單位檔案管理始于70年代，經過長期的發展積累了很多的經驗，取得了一定的成績，但隨著新公共服務理論的發展，事業單位檔案管理呈現新的形態，必須積極探索新的檔案管理路徑，以適應社會的發展。

一、相關理論基礎

1.事業單位檔案管理的闡釋

事業單位指由國家行政單位舉辦，所需經費由公共財政支出，主要提供科教文衛等活動非物質生產的社會公共組織。由檔案室直接對檔案主體進行管理的檔案管理工作，其內容包括檔案收集整理，檔案保管檢索等。檔案管理要解決檔案的分散，零亂，量大等狀況，社會檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的提升。

建立檔案是為了利用，檔案最重要的作用是憑證與參考，事業單位做好檔案管理工作不僅可作為制定未來發展方向的一手資料，更有利于單位領導掌握本階段的工作開展情況，有利于上級部門了解單位一段時期工作開展的情況，是各項工作的重要環節。

2.新公共服務理論

新公共服務理論是反思公共管理理論的基礎上建立的全新公共服務理論，其思想來源主要是社區與公民社會理論。在檔案公共服務中的運用是對傳統檔案服務理念的突破，體現了公民的參與醫院，促進了檔案管理工作的信息共享。

新公共服務理論有利于政府職能的轉變，認為政府應該改變傳統的壟斷話語權地位，政府應將掌握的政治資源服務于民眾。隨著我國社會經濟的發展與政府職能的轉變，在新公共服務理論引導下，為事業單位檔案管理提供了新的思路。理應更新思想，將檔案管理的重點放在服務公民的目標上。追求公共利益，事業單位檔案管理公共利益的實現需要強大的信息技術作為保障。必須建立以實現公共利益為目標，順應數字化時代的要求。

二、事業單位檔案管理現狀

1.檔案管理制度建設不完善

事業單位在檔案管理中缺乏監督制度直接體現了制度不健全的問題。雖然在檔案管理中事業單位建立了比較規范的管理流程，但在監督方面未明確提出監督方式，缺乏外部的監督機構與具體的監督措施。導致當前檔案管理制度在實施中存在不規范的問題。

現有的檔案管理制度涉及到的管理領域不全面。大多內容涉及檔案收集整理等內容，很少涉及到檔案管理的研究與開發。檔案管理制度建設未根據社會發展及時更新完善，導致一些制度規范與實際工作脫節，不能充分發揮檔案管理制度的指導性與保障性作用。對檔案管理開發不重視，未挖掘檔案的潛在價值。

檔案管理制度落實執行力度不足，缺乏制度貫徹執行的監管。實際檔案管理工作中，單位領導及管理者對檔案管理工作失范行為未及時指導糾正，導致檔案管理制度不能發揮制約規范的作用，導致檔案管理制度失去了應有價值。

2.檔案管理智力基礎缺失

檔案管理建設需要堅實的智力基礎：人才。目前事業單位檔案管理信息建設中存在管理人員專業素養不足，技術性人才缺乏等問題。事業單位要想順利進行檔案管理信息化建設需要管理人員具有計算機管理方面的知識和高層次的專業技術。但目前很多事業單位面臨著檔案管理人員學歷層次普遍較低，無法滿足檔案管理的信息化建設的問題。為解決單位檔案管理工作人員學歷層次較低的問題，政府主要通過頒布優惠政策與提供培訓的方式進行改變，但在實際工作中，因政府優惠政策的力度不足，不能吸引一些較優秀的學生到經濟前發達地區單位工作。 政府采取集中授課的方式對工作人員進行培訓，但在實際培訓中缺乏強制性及對培訓效果的檢測，檔案管理人員參加培訓的積極性不足，培訓經費的投入，加重了單位檔案管理建設中資金缺乏的問題。在很大程度上降低了培訓效果。

3.檔案管理信息化建設落后

事業單位檔案管理信息化建設不足，檔案信息內容的安全性備受考驗。事業單位制度改革統籌推進，檔案管理信息化是一項需要大量的財力人力去支持的系統工程，但當前事業單位中，人們對檔案管理建設的重要性缺乏認識，很多領導及管理人員認識不足間接影響了事業單位檔案管理的建設。影響了事業單位檔案工作的規劃發展。

當前事業單位檔案管理中，一些檔案文件涉及的內容不可對外公開，很多內容涉及到保密信息，檔案管理信息化建設中需注意檔案的安全性。實際工作中人們往往忽視了檔案管理的安全性，某些檔案工作人員無意泄露了檔案信息，如使用計算機瀏覽檔案內容與存放檔案信息，忘記進行安全保密處理，為檔案管理的安全性保密造成了巨大的隱患。

三、創新事業單位檔案管理新思路

1.建設檔案管理制度新規范

加強管理工作制度是事業單位檔案管理制定新監督機制的首先要任務。具體從單位內部監督及外部公民輿論監督兩方面入手，在制度層面建立檔案管理內部監督制度，組織監督隊伍，規定監督內容及標準。與此同時也應加強在技術方面的指導與監督，通過利用先進的信息化技術，提高檔案管理工作效率、質量，促進檔案管理信息化建設。充分發揮人民群眾的監督作用，引導民眾參與到事業單位管理監督中，讓人民群眾對事業單位檔案管理工作質量進行監督。

2.提高檔案管理人員專業素質

擁有大量高素質的專業人才是檔案管理工作應對新的形勢必須具備的基礎條件，因此人才是組織應該重點關注的對象。從目前事業單位檔案管理人員的結構現狀來看，重視單位檔案管理人員，建議從加強檔案管理人員的福利待遇方面入手，以此優化檔案管理人員的專業結構。

現代檔案工作需要擁有較為豐富的計算機網絡，只有擁有過硬的信息素養，才能在新時代中適應檔案信息化工作。事業單位檔案管理工作要通過制定優惠的人才政策，引進高素質的專業人才，通過外出培訓等方式，提高現有工作人員的素質，應注意政府提供培訓中加強對培訓效果的檢驗。

事業單位對檔案管理人員的管理不能固步自封，應及時向管理人員傳輸最先進的管理技術，定時定期組織檔案管理人員進行學習，使檔案管理人員掌握先進的檔案管理技術，提高檔案管理工作效率。對實際工作中存在的問題，及時分析原因，制定有針對性的培訓計劃，也是對檔案管理培訓工作有效性的一種監督。

事業單位檔案管理的目標是實現利益公共化，為了更好的對檔案管理進行有效管理。應通過以加強數字化，自動化檔案管理為手段提高檔案管理的利用率，針對當前事業單位檔案管理中技術支撐現狀，建議事業單位建立數字化檔案管理技術。將數字化運用到檔案管理信息平臺可有效的實現信息資料的更新以及對事業單位檔案管理的收集整理及補充等。檔案數字化建設能有效的為單位社會效益實現創造有利條件，應加強數字化檔案管理建設，可通過引進外來相關技術等方式提升本單位檔案工作管理水平。

檔案管理工作自動化，它包含信息數據的自動收集，檢索等，因此應加強事業單位檔案管理的自動化建設，為自動化建設打下堅實的基礎，通過運用自動化管理方式提高檔案管理效率。

4.逐步實現檔案管理的民主化

新公共服務理論強調行政機關事業單位應改變工作方式，政策的實施過程必須加強民主參與度。堅持實施民主化進行檔案管理工作，在檔案管理中應轉變其角色，加強檔案管理的服務性。在檔案管理制度制定及反饋制度的建立中堅持民主化管理。

四、結語

事業單位檔案管理的改革發展已成為檔案管理工作發展的必然趨勢，為促進事業單位檔案管理快速發展，各級政府檔案管理部門也發布了促進事業單位檔案管理發展的相關文件。本文對檔案事業單位對檔案管理的一些錯誤認識和檔案信息化建設投入不足、缺乏高素質專業人才等問題進行了全面系統的分析。

通過加強對事業單位檔案管理重要性的認識，適應網絡化信息技術的發展，全面實現大難檔案管理信息技術的發展等方面進行改進，有效加快事業單位檔案管理進程，為當前事業單位檔案管理提供有益借鑒。

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