高校檔案管理團隊建設的思考

張光明 郭書君

摘 要：高校檔案管理團隊承擔著高校師生檔案管理的重任，在落實管理理念、服務理念、利用理念的基礎上，通過科學的人才引進和培訓制度、檔案管理團隊的基本組建、內部管理制度和檔案轉接制度的完善，更加流暢的完成高校檔案管理的任務。

關鍵詞：檔案管理團隊;團隊理念;人才;制度

一、高校檔案管理團隊的概念

高校檔案管理團隊是以檔案管理為目標，具有一定內部結構的群體。傳統意義上的高校檔案管理團隊僅限于專門的檔案管理部門的工作人員，但實際上并非如此，從狹義上來說，高校檔案管理團隊僅包括高校檔案管理部門的人員，其人員組成相對穩定;從廣義上來說，高校檔案管理團隊應當涵蓋所有對檔案實施管理行為的人，即狹義上的專門檔案管理人員和臨時性檔案管理人員，臨時性檔案管理人員包括輔導員、二級學院教務人員以及其他非檔案部門人員。在高校檔案管理團隊構建過程中，應當站在廣義的角度上全面進行團隊建設，才能更好的完成檔案管理工作。

高校的檔案是高校師生在科研、教學、招生等過程中產生，以文字、圖表、聲像等形式保存下來，具有一定信息價值的歷史記錄。高校檔案對師生社會活動起到了憑證和參考兩個基本作用，其價值和使用價值是客觀存在的，但是要最大限度地彰顯其使用價值，還需要檔案管理者對高校檔案的相關信息進行挖掘和整合，在此過程中，只有發揮檔案管理團隊的積極性、主動性和創造性，才能更好地發揮檔案價值。

二、檔案管理團隊理念的重構

檔案管理團隊的理念是綜合性的，能夠反映出檔案管理的本質，涉及時代、社會、個體等多個因素，管理團隊理念的重構，應當在政策與實踐之間、理論與應用之間、適應與調整之間。

1.管理理念。管理理念強調的是對出于實體狀態的檔案所進行的收集、整理、鑒定、保管和統計等一系列科學有效的專業性檔案管理活動

管理理念的落實主要是通過歷史管理和邏輯管理兩種方式，歷史管理法是根據檔案客觀的存在狀態，對檔案實體進行劃分和有序化管理，強調的是檔案的實體管理;邏輯管理法是根據檔案抽象的屬性、特征來進行分類。檔案的本質是社會活動和社會生活的原始記錄，高校檔案的價值在于真實地記錄并再現高校師生社會生活的歷史，這就決定了檔案管理應當以歷史管理法為基礎，尊重和突出檔案的本質特征，遵循檔案的形成規律，維護檔案的有機聯系，避免傷害或者閹割檔案的本質特征，使檔案變成與圖書、資料等其他信息沒有什么本質區別的資料。邏輯管理法一般用于檔案內容的信息發開利用等領域，對檔案信息從邏輯的角度來切割、分析、認識。檔案在形成過程中本來固有的完整性和真實性，不允許主觀的切割，只能用歷史的方法來加以管理，以維持其本來面目，并再現檔案信息的根本價值和本質特征。需要說明的是，管理理念中的這兩種方法并不是涇渭分明的，在高校管理團隊中落實這兩種理念，既需要在檔案的實體管理中承認邏輯管理法的合理性，也要在檔案信息管理中采用歷史管理法，需要以辯證的觀點來看待檔案實體管理和信息管理中出現的問題和矛盾，才能更好的為師生服務。

2.服務理念。服務理念側重于檔案管理團隊利用檔案、有針對性的提供檔案信息等交互過程

首先，檔案的管理并不是一個閉環的過程，在與外界交互的過程中，既需要充分考慮檔案是服務于全體高校師生的，又要認識到不同類型的檔案和個體間都存在一定差異。所以在規劃檔案服務時，要在滿足群體共性的基礎上，充分尊重個體間的差異，盡可能提供個性化的服務;其次需要改變檔案藏而不用的情況，對檔案進行編輯梳理，深入挖掘檔案價值，對其進行深層次的加工，將相關信息適度、定期的向校內師生開放;最后要改變檔案管理方式，提供更加便捷高效的檔案信息查詢渠道，拓寬各種服務方式，反復加深服務理念，使之徹底融入管理團隊，變為一種自覺行動。

3.利用理念。利用理念是以保存的檔案為基礎，通過一定的方式方法，對外界提供相關信息，為高校內外服務的一項業務活動。

檔案利用理念的培養以實際操作為主，檔案利用主要包括：檔案的閱覽、外借、復制、證明、目錄、展覽、咨詢等等，檔案的利用是建立在管理團隊成員了解和熟悉各類典藏檔案的內容和成分、熟悉諸如檔案檢索等檔案管理程序的操作的基礎上實現的。要求管理團隊能夠：分析和預測高校及社會對于檔案信息的需求特點，把握檔案利用需求的發展規律;通過各種方式和方法，迅速、準確地向檔案用戶提供他們所需要的檔案文獻。

高校檔案管理團隊理念的重構負重致遠，影響著整個管理團隊今后發展的整體走向。新時代的到來是管理理念重構的契機，既應當避免落入傳統檔案管理的窠臼，還要謹防過度僵化所帶來的混亂，用客觀、理性的團隊理念來引領高校檔案管理團隊的發展。只有多元的管理理念，才能應付新時代所帶來的挑戰。

三、高校檔案管理團隊的人才引進與培養

1.做好檔案管理人才的引進工作。在目前的檔案管理人才引進過程中，“教條化”嚴重、靈活性不足表現明顯，比如注重學歷標準而非能力本位，人才引進標準不符合實際工作情況等，未能充分考慮檔案管理工作的特殊要求和崗位特點，以至于選拔的人才不能適應服務型檔案管理團隊發展的要求。

在檔案管理人員招聘時，應當注重結構優化，充分考量備選人員的學歷和專業等，尤其是要應對信息社會發展的內在要求。在學歷方面應當以檔案學相關專業為主，還可以包括信息技術、情報學、計算機科學與技術、歷史學、新聞學、人力資源管理，中文、外語等學歷的專業人才，根據實際情況充實管理隊伍，優化人才結構，打造多元化管理團隊，促進檔案信息的有效挖掘和整合，為檔案信息價值的發揮提供保證，才能有效應對檔案管理工作的挑戰。

2.做好檔案管理人才的培養工作。很多高校在檔案管理人員的培訓方面，一直是一個短板，主要是因為不重視這方面的業務，認為檔案管理只是簡單是儲存檔案和調取檔案。

人才培養應當在人才引進的基礎上，依托高校的豐富資源有計劃地實施跨建制、跨專業的交流引進，建立健全在職培訓制度。通過參加講座、短期培訓、專業進修等多種形式，來拓寬檔案人才生長的渠道。使管理人員成為既懂專業又善溝通，既懂技術又會管理的復合型人才。培訓內容應當區分專門檔案管理人員和臨時性檔案管理人員，對于專門檔案管理人員的培訓應當全面具體，培訓主要包括各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索等業務工作;對于臨時性檔案管理人員，主要側重于檔案的保管和轉接，最大限度的提升培訓效率，節約資源。

四、檔案管理團隊的制度完善

檔案管理團隊的管理制度是指在檔案管理的過程中，要求團隊成員共同遵守、按一定程序辦事的規程或行動準則。沒有制度的約束，各項工作都將面臨失去控制、混亂無序的風險。制度完善的根本目的在于確保整個團隊的高效運行，也有利于檔案管理工作的順利開展。

1.完善團隊內部管理制度。要想充分發揮檔案管理團隊的功能，減少沖突發生，在于分工合作，而分工的關鍵就在于權責分明。通過專任特定工作來發展專業技能，以此配合整個團隊的推進。檔案管理工作始于文件收集而終于典藏，這一過程中，分類、檢調、裝訂為快性、繕寫、編目、立卷為慢性，需要快慢得當，才能最大限度的解決勞逸不均的問題，有以下三種解決方案，各述利弊，以供參考。

（1）分工制。分工合作可以讓管理人員因熟生巧，逐步提升效率和準確性，但是，一旦崗位變化，必須要重新學習，反而影響工作效率。而且分工越細，對人員數量就要求越多，一旦有人員不能按時到崗工作，其他程序就有可能受到影響而停滯。由此而言，分工雖然是現代檔案管理的一種重要形式，但是過度拘泥于分工，反而會造成檔案整編工作的連鎖中斷。

（2）統一制。此處所說的統一制是將所有部門、學院的檔案資料統一收編、整理、保存，由專門性檔案管理團隊負責，不再分設臨時管理團隊。如此一來，檔案內容與形式均能標準統一，也能避免轉接的繁瑣。但是過于集中，不但會導致檔案管理界限不清，而且檔案管理——查閱調取——各項繁瑣手續也不能劃分，加上繁重的工作量，必然會導致檔案積壓。

（3）單位制。單位制需要先將檔案其劃分為院級和校級檔案，院級檔案包括學生不須上交學籍檔案、個人檔案等，院級檔案主要是教職工檔案、學生需要上交到學校的檔案等。院級檔案由以二級學院和職能部門為分配工作對象，每個單位需要歸卷的檔案，由專門性檔案管理團隊中甲乙二人來進行管理，自檔案收集起至典藏出納止，完全由這二人來加以負責，二人所管轄的范圍為一個單位。但是這二人需要劃分清楚責任，以免混淆。這樣一來，權力雖然集中但是并不過度，責任即是專屬又有邊界，可以避免推諉責任的情況出現，而且分工細致明確，還可避免管理人員不能到崗帶來的影響。如此一來，雖然劃分了職責，但是仍然在檔案管理部門的統一指揮之下。

2.完善檔案轉接制度。這里所說的檔案轉接，指的是發生在專門性管理團隊和臨時性管理團隊之間的，比如畢業生畢業、教師招聘、黨員的申請與轉正等過程的檔案轉接。缺少合理的檔案轉接制度規范，必然會導致檔案信息出現錯亂，管理效率低下。

學校相關部門和培養單位應建立一支由學院秘書、輔導員等人員組成的工作隊伍，充分發揮好檔案在組織關系轉接工作中的主體作用，減少信息傳遞中間環節，有效克服信息不對稱的問題;結合信息化強化過程管理，重要檔案信息進行數據化備份，在轉接過程中，可以先行傳遞電子檔案，或者將檔案目錄傳遞過去，可以最大程度上避免傳遞過程中的檔案缺失。還可以通過電子系統實現反饋和查詢功能，可以隨時了解接收方的進度，在線處理相關問題;制定標準化的轉接流程，確保團隊間的檔案轉接能夠有行之有效的操作方案。

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