新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

劉美紅

摘要：事業(yè)單位的運(yùn)作發(fā)展環(huán)節(jié)，檔案管理是極為重要的組成部分，可為事業(yè)單位的發(fā)展起到推動(dòng)性作用，事業(yè)單位的檔案管理工作落實(shí)，可提高其內(nèi)部控制質(zhì)量，還能確保事業(yè)單位內(nèi)部人員具有統(tǒng)一的認(rèn)知力和思維能力，在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，事業(yè)單位若想實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展，獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益，使社會(huì)中的地位得以一定程度的提升，就需要做好內(nèi)部控制工作，對(duì)新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，提出自身的相關(guān)思考，以下為詳述。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;思路

前言

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，以公益為目的的事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效果被人們所重視。但是，縱觀國(guó)內(nèi)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況，在新的歷史背景下難以滿足實(shí)際需求。因此，對(duì)其管理中存在的問(wèn)題以及解決措施進(jìn)行探討具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。筆者在本文中首先分析了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，然后研究其創(chuàng)新管理的途徑。

1事業(yè)單位檔案管理的原則及檔案管理創(chuàng)新意義

事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：一、規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對(duì)檔案檔案進(jìn)行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實(shí)用性;二、職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問(wèn)題，能公平處理和責(zé)任到人;三、制定、執(zhí)行并重原則，即事業(yè)單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學(xué)和系統(tǒng)，并確保其執(zhí)行效率，促進(jìn)檔案管理制度在實(shí)踐過(guò)程中的不斷完善。

2事業(yè)單位檔案管理中易出現(xiàn)的問(wèn)題分析

2.1檔案管理方式較為陳舊

檔案管理設(shè)施落后，檔案資源開發(fā)利用不夠科技及時(shí)代的發(fā)展，使得現(xiàn)代信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域，但是由于我國(guó)較多的事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備合理的應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。有些單位的檔案管理室條件較差，設(shè)備配置不齊全，軟硬件設(shè)施更新不及時(shí)，一些現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足。現(xiàn)代化的檔案管理僅對(duì)相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)保存，并未實(shí)現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無(wú)形損失。正由于事業(yè)單位檔案管理設(shè)施的落后，也造成了單位檔案資源開發(fā)利用效率不高的局面。

2.2檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱

由于有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)，對(duì)國(guó)家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來(lái)看，其檔案管理工作缺乏明確的機(jī)制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執(zhí)行落實(shí)方面有待欠缺，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實(shí)，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應(yīng)歸檔文件資料的現(xiàn)象比比皆是，不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費(fèi)。

2.3事業(yè)單位檔案管理理念相對(duì)落后

傳統(tǒng)的的檔案管理工作落實(shí)環(huán)節(jié)，需對(duì)檔案資料進(jìn)行匯總和搜集，這樣的檔案管理方式較為落后，加之事業(yè)單位的管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)知力度不足，這就會(huì)一定程度的降低檔案管理工作質(zhì)量，這就會(huì)相應(yīng)的削減員工的工作積極性，甚至?xí)o員工的工作落實(shí)形成制約，甚至?xí)?dǎo)致檔案管理工作陷入惡性循環(huán)的境地。不僅如此，檔案管理理念的落后，還會(huì)致使檔案管理缺乏規(guī)范性、實(shí)用性和保密性，最終使檔案的價(jià)值無(wú)法體現(xiàn)出來(lái)。

2.4缺乏創(chuàng)新的管理制度

在當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作中，制度不完善的問(wèn)題較為嚴(yán)重，極大限制了單位檔案資源的有效利用，對(duì)單位經(jīng)營(yíng)決策工作的優(yōu)化也產(chǎn)生著一定的不良影響。具體來(lái)說(shuō)，單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員尚未認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性，在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的過(guò)程中過(guò)于重視改革形式，對(duì)改革內(nèi)容和改革工作的落實(shí)相對(duì)忽視，也沒有領(lǐng)導(dǎo)單位員工結(jié)合企單位實(shí)際情況構(gòu)建完善的管理制度，造成單位檔案管理工作效果相對(duì)較差。

3事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新方式分析

3.1更新檔案管理模式

事業(yè)單位的內(nèi)部檔案所涉及的資料或是數(shù)據(jù)信息等都較為機(jī)密，因此，不僅要增強(qiáng)檔案管理力度，還要體現(xiàn)出檔案管理方式的創(chuàng)新性，通過(guò)加強(qiáng)資金投入力度的方式，逐步對(duì)檔案管理措施進(jìn)行更新。其一，可引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)或是現(xiàn)代化的管理設(shè)備，例如，計(jì)算機(jī)設(shè)備或是軟硬件設(shè)施等。其二，強(qiáng)化與其他事業(yè)單位之間的溝通力度，在交流過(guò)程中，汲取彼此的經(jīng)驗(yàn)，真正做到去糟取精。實(shí)際的檔案管理環(huán)節(jié)，可借助先進(jìn)的技術(shù)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，運(yùn)應(yīng)綜合性較強(qiáng)的技術(shù)措施，進(jìn)行針對(duì)性的管理。

3.2創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時(shí)的條件下，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案管理的質(zhì)量。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理理念

事業(yè)單位之內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人員，需要做好檔案理念的轉(zhuǎn)變和更新，同時(shí)也應(yīng)對(duì)檔案管理的重要性予以認(rèn)知，以此為基礎(chǔ)，從單位內(nèi)部層面，做好檔案管理工作落實(shí)必要性的宣傳，使每個(gè)工作人員都可從自身的角度，肩負(fù)本職工作，通過(guò)員工激勵(lì)的方式，做到集思廣益，汲取單位內(nèi)部工作人員的思想，鼓勵(lì)他們積極諫言獻(xiàn)策，引導(dǎo)其他部門的員工參與到檔案管理工作之中，強(qiáng)化對(duì)于檔案管理工作的重視程度，通過(guò)財(cái)力和物力的投入方式，為檔案管理工作的創(chuàng)新目標(biāo)實(shí)現(xiàn)打下鋪墊，營(yíng)造良好的檔案管理工作氛圍。此外，檔案管理工作人員，還應(yīng)從實(shí)踐工作中積極總結(jié)傳統(tǒng)檔案管理工作的不足之處，對(duì)這些典型的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，以此為基礎(chǔ)，制定極具針對(duì)性的解決方案，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4創(chuàng)新檔案管理制度，提升管理能力

制度建設(shè)是優(yōu)化創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的前提條件，只有保證具有完善的制度支持，事業(yè)單位檔案管理工作才能夠在制度的規(guī)范下實(shí)現(xiàn)有序化發(fā)展，檔案管理效率和效果也會(huì)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步提升。所以事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該在充分分析本單位檔案管理需求的基礎(chǔ)上構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度，并保證能夠結(jié)合時(shí)代發(fā)展對(duì)管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，增強(qiáng)管理制度與事業(yè)單位檔案管理的契合性，為單位檔案管理工作提供有效的制度保障。同時(shí)，要制定相應(yīng)的配套措施保證制度的貫徹落實(shí)，真正發(fā)揮出檔案管理制度的作用對(duì)管理人員的管理行為加以規(guī)范，為檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展創(chuàng)造條件。如此，事業(yè)單位檔案管理能力必然會(huì)進(jìn)一步提升，對(duì)檔案資源的利用產(chǎn)生一定的積極影響。

總結(jié)

在新的歷史背景下，創(chuàng)新是事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)，只有從制度、方法等多方面持續(xù)創(chuàng)新，提升事業(yè)單位對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，不斷改善事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量、效率難以提升的不利局面，才能使檔案更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步。同時(shí)，作為事業(yè)單位檔案管理人員，需深入提升自己檔案管理的知識(shí)和能力，滿足新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需求。

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（作者單位：青州市醫(yī)療保險(xiǎn)中心）