流動人才人事檔案管理存在的問題與對策

趙耀

摘要：現代社會，人事制度與國家經濟體制都較以前有了很大的改革幅度，這在一定程度上促進了單位用工方式的改變，加速了人才的流動性，從某種角度來說，更大的人才流動性帶動了經濟的發展，但這種變化也給人事檔案管理帶來了不小的難度。機遇與困難并存，新的機遇來臨時，怎么針對流動人才做好檔案管理工作，都會遇到哪些問題，怎么克服，本文中和大家一起探討。

關鍵詞：人才;檔案管理;問題;措施

前言：關于流動人員的人事檔案，就是對一個人社會經歷與德、才、績、能進行實事求是的記錄，以個人為單位進行集中保存，其作用就在于便于集中管理，必要時可以作為維護公民合法權益的重要法律依據。該類檔案是的典型的特點有：科學性、政治性、政策性、管理性、服務性與專業性。現在各項制度越來越健全，迫使人事檔案內容不斷豐富，管理范圍不斷擴大，現在流動人員的人事檔案管理已經成為人力資源管理工作與人事檔案管理工作中一個極其重要的內容。

1流動人員人事檔案管理中存在的主要問題

1.1檔案管理缺乏關聯性

流動人員檔案的主體大部分大中專畢業。隨著人才的流動性加大，許多畢業生畢業后流轉各地工作，多數進入私人企業，而一些企業只看畢業證，并不接收檔案。從用人單位來說，許多單位不知道從流動人員人事檔案中去查詢所需人員情況。特別是非公有制單位在無從審閱檔案用人的情況更為嚴重。但有的畢業生并沒有充分認識到檔案對自己的重要性，只有很少的一部分由畢業生攜帶進入人才市場或用人單位，絕大多數或者由學生自己保管，或者由院校保管一兩年，或者通過院校委托由人才機構保管，形成非常混亂的學生檔案管理局面[1] 。真正到了需要檔案的時候，學生無所適從，不知道到哪里找自己檔案，又該怎樣辦理流轉手續。

1.2檔案內容缺乏真實性

出現檔案的信息失真的主要原因是人們在資料填寫時往往以自身利益為前提，只要有利于自己就不以實際情況填寫，給檔案的有效利用帶來了極大的困難。而一些私企對人才使用并不接收檔案，而看文憑、職稱等相關證書，由于沒有檔案的證明，出現了一些假文憑、假職稱、假經歷、假成果的現象，給用人單位在對錄用人員的能力評價、養老保險、合同見證、學歷證書鑒別、權益保障、人事仲裁等方面帶來不利影響，給經濟社會發展帶來負面影響[2] 。

1.3流動人員人事檔案缺乏規范管理

有些地方流動人員人事檔案管理，沒有嚴格按照中央文件執行，出現管理不規范的情況。如：待業的大中專畢業生的檔案，是流動人員人事檔案管理的主要構成之一，然而，畢業生就業指導機構、安置勞動就業機構都在保存檔案。由于流動人員的檔案來源多種多樣，歸類繁雜，如大中專畢業、科技人員以及其他各種原因將檔案存放在人才中心。而人才中心由于人手不足，檔案歸類整理跟不上檔案存入的速度，加之在檔案傳遞不夠及時，造成查檔困難。特別是前些年度的檔案由于人事的更迭，交接不明確使得這類檔案丟失、短缺、涂改、不真實等情況較嚴重。

2措施與對策

2.1優化人才交流服務中心的機構設置

對于流動人才檔案管理來說，它是人社部門的一項重要工作，在保護我們切身利益的過程中起著很重要的作用。市場經濟快速發展，不少地方對人才的需求量不斷增大，人才流動空前活躍，我們傳統的檔案管理機制已不能滿足當今需要[3] 。目前全國各地已經構建了大量的人才交流服務中心，對流動人才的檔案進行管理。但是該模式的運行當前還不夠完善，制度層面、辦事流程方面都還有待改進，同時此類機構與傳統人事檔案管理的職能劃分也還不夠明晰，這需要對人才交流服務中心的機構進行進一步的優化，科學設置各科室，明確各自的管理范疇，并制定好監管制度，從而保障流動人才檔案服務質量。

2.2建立信息化查詢系統

不斷進步的社會，使得人們非常需要接收各種各樣的信息，對信息的利用水平一年高于一年，檔案方面的信息也是他們所需要的，他們需要非常精確的對檔案進行查找。這一要求的實現，就得依靠現代化信息技術對檔案信息進行有效整合，怎么才能通過現代化化信息技術手段完成對檔案資源的檢索很有研究的價值。科學技術的進步促進了信息技術的發展，現在檔案資源的種類不斷豐富，數量極為巨大，如果還是通過傳統的方式去查找的話，不但所花費的時間很長，而且效率低得出奇，同時還不一定查得全面，查得準確。這種情況下，非常需要借助現代化的手段，按照信息化要求與檔案業務標準，對系統進行整合，加以整理與編目，從而能夠方便、快捷有序的查找。

2.3提高管理要求和對工作重要性的認識

2.3.1加大力度宣傳人事檔案對流動人員發展的重要性

最為重要的是要有主動的意識，通過多種方式，多種渠道做好檔案方面的信息咨詢服務工作，尤其要經常性的向流動人員這個群體開展人事檔案管理知識的普及宣傳工作，讓他們充分的認識與了解人事檔案的重要性，知道具體的操作程序。讓他們真真實實感受到，如今這個社會，流動人員的人事檔案萬不可隨手亂丟，這些檔案一樣會影響到自己以后的發展、就業、職務晉升等，直接給自己生活造成很大影響。對于人事檔案的管理有著具體的工作原則與規定，從中流動人才的綜合素質得到直接體現，為企事業單位的用人與提拔用人等具有重要參考價值[4] 。

2.3.2進一步提高檔案管理人員的專業素質

從事人事檔案管理的相關工作不是人人都能干的，他們也得具備這方面的專業技術知識，對相關規定要非常的熟悉，對管理人事檔案的技能與方法要非常熟悉。當今社會中的人事工作遇到問題更多，要求更高，所以一定要通過進一步的完善這方面的內部規章制度，加強這方面的理論研究與政策研究，才能讓流動人員人事檔案水平得到切實提高。檔案管理人員要嚴肅對待人事檔案管理工作，充分認識其重要性，把這類人員人事檔案資源利用好、管理好、開發好，同時在具體的工人各不斷的改革服務方法與工作方式，對于一些可借鑒的或者創新的檔案管理工作模式要大膽進行嘗試，讓檔案管理與服務工作的效率得到提高。

2.4加強信息技術應用，提升管理效率與水平

要想進一步提高人事檔案信息管理水平與利用效率，讓檔案信息資源充分的發揮作用，就得讓人事檔案信息的管理改變傳統手工方式，達到現代化的層次，讓工作效率與質量快速提高，盡快的實現信息化與網絡化的管理。當今社會計算機已經普遍運用于社會生活的方方面面，把計算機運用到檔案管理之中，不但方便快捷，而且安全可靠，除此以外，查閱檔案極為方便，能在很短的時間內完成查閱、統計、分析等工作，為決策提供參考，加強計算機及網絡技術在單位的流動人員人事檔案管理工作中的廣泛應用，非常有利于解決我們在實際管理工作中的具體問題，也將極大提升單位的檔案管理水平和檔案管理效率[5] 。

結束語：總的來說，如果真的能把流動工作人員的人事檔案實現統一管理，無論對于企事業單位，還是對于當事人來說，都是大有裨益的，非常有意義，同時為城市經濟發展保證了充足的人力資源。不斷進步的社會迫切需要一套嚴密、完整的人事檔案管理體系，為時代發展助力。

參考文獻：

[1] 黎琨.人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].辦公室業務，2016（09）：159.

[2] 耿潔.流動人才人事檔案管理存在的問題與對策[J].城建檔案，2016（09）：57-58.

[3] 黨群生.人才流動給人事檔案管理帶來的問題及對策研究[J].辦公室業務，2017（09）：140.

[4] 趙明.淺析流動人員人事檔案管理的問題與建議[J].民營科技，2017（07）：114.

[5] 胡浩媛.淺議流動人員人事檔案管理存在的問題及對策[J].廣西政法管理干部學院學報，2014，29（03）：127-129.

（作者單位：重慶市人才大市場）