深化服務理念激發(fā)檔案資源活力

楊愛國 丁榮平 胡永紅

檔案工作離不開具體的社會環(huán)境。經(jīng)濟社會發(fā)展日新月異，新的科技革命帶來深刻變化，人民群眾追求美好生活的需求日益增長，傳統(tǒng)的檔案資源體系與海量的社會資源現(xiàn)狀已經(jīng)不相適應。順應時代發(fā)展要求，切實解決檔案事業(yè)發(fā)展中不充分、不平衡、不完善的問題，已經(jīng)成為擺在檔案人面前的現(xiàn)實而緊迫的任務。近年來，東臺市檔案局緊扣“服務社會、服務發(fā)展、服務民生”主題，以開放的眼光構建一體化管理利用格局，面向全社會構建橫向到邊、縱向到底的大檔案體系，探索出一條聯(lián)動社會力量放大服務效應的發(fā)展新路。

聯(lián)手推進探索延展式建館路徑

東臺市檔案館擁有檔案資料169個全宗40多萬卷（冊），館藏檔案最早形成于清嘉慶二十二年（1827年），內容可追溯到周武王封周章于吳時（約公元前1064年）。豐富的館藏檔案資料記載了東臺地區(qū)各個歷史時期的地域變遷、建制沿革、經(jīng)濟建設、文化教育、科技發(fā)展、風土人情、名人古跡，以及東臺人民在中國共產(chǎn)黨的領導下全面建設小康社會等內容，反映了東臺悠久的歷史和燦爛的文化。但對照經(jīng)濟社會發(fā)展的新形勢，全市群眾的新需求，東臺檔案人從中找到了差距與不足：一是檔案資料利用率相對偏低；二是服務市民群眾留有諸多空白。東臺市檔案局在發(fā)展中尋求破難之策，聯(lián)動相關部門，聚合社會資源，開拓建館新路。

在東臺市新的城市公共服務體系中，新建的功能齊全的檔案館是重要組成部分。如何將寬敞的新館用到位、出成效？東臺市檔案局在深入調研的基礎上，提出了跨部門合作共建民生大檔案的思路，一下子突破了沿襲幾十年的檔案管理利用模式。

與人社部門聯(lián)手，共建人社檔案服務中心。檔案中心的檔案每年以10%的速度遞增，主要有事業(yè)單位及公務員新招錄人員檔案、畢業(yè)生檔案、失業(yè)職工檔案、退役軍人檔案、退休人員檔案，以及社保、醫(yī)保的業(yè)務、財務檔案等。檔案中心每年配合人社系統(tǒng)的各個職能部門辦理正常退休、特殊工種提前退休、病退近2000人；每年轉出檔案1200份左右；為各類代理人員商調、存檔和出具政審證明700多份；服務各類查詢業(yè)務萬人次以上。

與國土部門聯(lián)手，共建不動產(chǎn)登記檔案服務中心。協(xié)助市國土局成立檔案信息科，具體負責全市不動產(chǎn)登記檔案管理工作，對原分散在國土局、住建局、海洋局、農委等部門的不動產(chǎn)登記檔案及數(shù)據(jù)進行移交歸檔，統(tǒng)一管理。接收原住建局房屋登記檔案28.6萬份、國土局土地登記檔案18.1萬余份、海洋局海域使用權登記檔案300份，以及農委林權登記檔案等，同時建立全市農民土地承包經(jīng)營權調查數(shù)據(jù)庫。

拓展空間營建開放式服務模式

2018年11月，東臺市檔案局與上海市浦東新區(qū)檔案局達成“雙方民生檔案異地查檔利用服務工作”意向，將婚姻登記檔案、職工檔案、知青檔案等民生檔案納入異地查檔利用范圍，雙方在各自區(qū)域范圍受理對方檔案館館藏民生檔案的查閱利用，根據(jù)各自檔案館檔案利用現(xiàn)狀，采取郵政系統(tǒng)掛號郵寄、加密網(wǎng)盤傳輸、平臺對接等方式進行異地聯(lián)動。此舉為兩地居民查檔用檔打開了方便之門。在上海工作的李女士就是受益者之一，李女士在浦東新區(qū)申請廉租房，浦東新區(qū)檔案館現(xiàn)場為她跨省查詢民生檔案，不一會兒東臺市檔案館就將李女士當年在東臺市弶港農場的結婚登記檔案傳了過去。

以開放理念強服務，拓展了檔案事業(yè)的發(fā)展空間，不僅在服務市委、市政府中心工作及重大活動等方面發(fā)揮了顯著作用，而且切實落實在為民辦事、替民解憂的實際工作中。

東臺市是蘇北地區(qū)最早建成的全國社會主義新農村建設檔案工作示范市，最大的特色就是將村居檔案工作這個“難點”變成了“亮點”。東臺市檔案局堅持因鎮(zhèn)、因村制宜，分類指導，分步推進，形成各具特色的創(chuàng)建模式。對基礎好的鎮(zhèn)區(qū)村居，建設標準高一點，速度快一些，實現(xiàn)“從有到優(yōu)”“從低到高”；對基礎差的，重點夯實基礎，達到“從無到有”“從缺到全”。除了“走下去”，派員到鎮(zhèn)村指導外，對44個重點村居采取分批次“請進來”，用車把村居所有檔案集中送到市檔案館，每村檔案由市局安排兩人，面對面地輔導，手把手地幫助，指導如何整理、如何歸檔。到目前，全市411個村居委員會均建起了檔案室，室藏檔案達20.5萬卷，部分村還建立了聲像檔案。村級土地延包、征地協(xié)議、計劃生育等檔案利用率最高，基本滿足廣大農民“足不出村”即查即用的需求。

家庭是社會的細胞，歸屬個人的文字、圖片、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是一個家庭彌足珍貴的記憶，也是全社會的共同財富。東臺市檔案局把服務建檔的觸角延伸到家庭，在全市范圍內開展創(chuàng)建“家庭建檔示范戶”活動，引發(fā)家庭檔案建設熱潮。據(jù)不完全統(tǒng)計，全市共有5萬多戶家庭不同程度地建立了家庭檔案。首批10個家庭建檔示范戶中，有建立經(jīng)營憑證檔案的企業(yè)家，有建成全家生活大全的生活達人，有整理文藝創(chuàng)作檔案的文化名人，有借力敬老檔案發(fā)展托老院的慈善人士，有傳承中醫(yī)文化的中醫(yī)世家……各具特色，多姿多彩。

改善農村環(huán)境，建設綠色家園，一個個美麗村莊成了讓人記得住鄉(xiāng)愁的好去處，引來南來北往的游客。東臺市因勢利導，面向全國收集實物檔案2350件、照片檔案4450張，在三星級旅游鄉(xiāng)村五烈鎮(zhèn)甘港村建設起了“中國·東臺村史館”。館內設置土地改革、合作大道、人民公社、農業(yè)學大寨、包產(chǎn)到戶、村辦工業(yè)、和諧農村、魅力華西、東臺名村9個展區(qū)，全方位展示了土地改革以來全國農村不同時期發(fā)展的原貌。“中國·東臺村史館”建成開放，得到了中央、省、市等各級領導的充分肯定和高度評價，數(shù)萬名黨員干部、中小學生入館參觀學習，年參觀人數(shù)超過萬人，成為全市農村基層黨建工作的特色品牌和黨員干部、青少年接受愛國主義教育的重要基地。

下沉治檔構建一體化管理格局

信息時代，檔案工作已經(jīng)滲透到社會的各個角落，檔案事業(yè)在借力大數(shù)據(jù)迅速擴大服務領域、服務范圍的同時，面臨著建立與時代進步要求相適應的管理體制機制的嚴峻挑戰(zhàn)。東臺市檔案局轉變重業(yè)務活動、輕法治建設，重指導、輕監(jiān)督的觀念，強服務與重規(guī)范并舉，重點抓普法執(zhí)法等關鍵環(huán)節(jié)，追求高效便民，強化誠實守信，全市檔案領域依法行政意識普遍增強，信守檔案法規(guī)逐步成為人們“內化于心、外化于行”的自覺行動。

變網(wǎng)下為網(wǎng)上，加快檔案信息化建設步伐。全面推進星級檔案館、檔案數(shù)字化建設工作，近三年來完成1500萬頁檔案數(shù)字化掃描工作，近兩年創(chuàng)建省3A級以上數(shù)字檔案室近20家。市法院、國土局、人行等單位投入1000多萬元加快機關、基層單位檔案信息化全文掃描工作。政府辦、黨校、法院、農委、審計局、交通局等單位已完成本單位室藏所有門類檔案目錄數(shù)據(jù)錄入工作。國土局、供電公司、電信公司、市場監(jiān)管局、人行、檢察院、公安局、稅務局等單位檔案實行全文數(shù)字化，檔案信息化步伐進一步加快。市檢察院、供電公司等17個單位通過3A級以上數(shù)字檔案室評估。水務局16家基層單位全面通過省星級驗收，成為全市首家檔案工作星級創(chuàng)建全覆蓋的系統(tǒng)。東臺市檔案局聯(lián)合水務部門“縱向到底”共抓基層單位檔案工作建設的經(jīng)驗，受到國家檔案局、農業(yè)部等部門組成的新農村建設檔案工作檢查組的充分肯定。

變被動為主動，推進檔案規(guī)范化管理全覆蓋。走進基層開展工作，夯實檔案建設基礎。按照《國家檔案局8號令》《歸檔文件整理細則》的要求，深入部門單位指導年度文件材料的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整率、準確率。每年10月按照執(zhí)法檢查的意見，重點圍繞檔案組織機構管理體系、歸檔文件是否齊全、整理質量是否規(guī)范、落實安全保管措施、開發(fā)信息深化利用、檔案信息化及數(shù)據(jù)安全等情況，對各個立檔單位開展執(zhí)法檢查，并與水務局、國土局等單位聯(lián)合執(zhí)法，對部門下屬的處、所、站、閘開展下跨一級執(zhí)法檢查，有效促進了基層單位檔案工作規(guī)范化建設。市政府《政務督查》對市、鎮(zhèn)兩級機關年度檔案執(zhí)法檢查情況進行通報。

變事后為事前，把握檔案規(guī)范化管理的主動權。聯(lián)合相關部門提前介入執(zhí)法，把問題解決在萌芽之中。比如土地確權檔案工作，東臺市檔案局在推進過程中，與市委農辦聯(lián)合，及早外出學習經(jīng)驗，共同研究省農委、省檔案局聯(lián)合印發(fā)的實施辦法文件要點，明確任務，定期召開督查例會，派出專人全程指導，確保全市確權檔案工作與確權工作同步實施、同步驗收。目前，全市14個鎮(zhèn)、304個村居、3004個村民小組、25萬戶農戶、120萬畝土地的確權登記頒證檔案率先通過省和鹽城市驗收并全部進館。