大數據視角下城建檔案管理信息化面臨的挑戰與對策分析

摘 要：大數據時代的到來，網絡技術的更新迭代，使得各行各業的信息化建設都在如火如荼地進行。城建檔案作為檔案領域的重要組成部分，也必須順應時代發展的潮流，應用大數據、云計算等先進的技術手段提升檔案管理信息化建設水平，從而加快城建檔案的發展速度。本文先介紹了大數據時代的時代特征和發展情況，隨后就大數據時代城建檔案信息化建設中所面臨的挑戰進行了分析，并給出了解決路徑。

關鍵詞：大數據;城建檔案;信息化管理;挑戰;對策

在長期的歷史發展過程中，各單位各部門積累了不少檔案信息資源，同時也配備了專職管理檔案的部門和人員。隨著現代化信息技術的發展和互聯網、大數據、云計算等先進技術對社會經濟發展的影響越來越深，檔案行業從上世紀90年代開始就已經與信息技術進行了初步融合。如今，大數據時代的到來，使得檔案管理信息化面臨著新的巨大挑戰，因此，檔案管理人員必須要注重信息化建設對檔案管理發展的重要意義，加強各方面的建設，利用大數據時代的特點促進檔案管理信息化建設的大繁榮大發展。

一、大數據時代的發展情況

大數據，是指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。近幾年來，數據資源化、與云計算技術的深度結合已經成為大數據時代的發展趨勢，數據管理逐漸成為單位組織的核心競爭力。大數據技術的應用對各行業的綜合管理水平的提升與科學發展提供了非常好的技術支持。

二、大數據視角下城建檔案管理信息化面臨的挑戰

在大數據時代，信息化管理已經深入到各行各業，城建檔案管理領域的信息化管理是必然趨勢。面對信息技術的飛速發展，城建檔案的信息化建設迫在眉睫，但由于一些原因，部分省市的城建檔案管理仍處于落后的狀態，信息化建設水平提升緩慢。

1.城建檔案信息化建設缺乏規劃設計。城建檔案的信息化建設并不是一蹴而就的，而應該是一項具有持續性的長遠的工作。許多檔案館在進行城建檔案信息化建設的時候只制定了短期計劃，將其當作一個短期項目，建設好基礎設施以后紅紅火火地干了一陣就偃旗息鼓了。還有的檔案館沒有把信息化建設作為一項重點任務來抓，而是得過且過，沒有發揮出信息化檔案應有的作用，更加沒有將檔案的信息化建設納入檔案館長期發展的頂層設計之中。

2.檔案管理人員的服務意識薄弱。檔案部門本身是一個服務性的部門，檔案館更是具有服務社會、服務大眾的公共職能。但有些檔案館的管理人員素質不高、能力不強，缺乏服務意識，沒有認識到自己的工作職責。工作中態度不端正，處理檔案不細心，對待查閱檔案的人員缺乏耐心，沒有踐行為人民服務的根本宗旨。

3.城建檔案管理內容和方式急需改進。傳統的城建檔案類型包括紙質檔案、圖片檔案、音像檔案等，在信息化時代，將這些不易保存的內容轉化為數字檔案是檔案館迫在眉睫要進行的工作。經過長期的積累和收集，檔案館的城建檔案數量龐大，類型多樣，繼續改進管理模式和方法，盡快將檔案數字化，以確保檔案的安全性和持久性。同時，在城建檔案信息化進程中，檔案工作的規范性和標準性不高，特別是在一些基礎性的檔案工作中，管理流程和程序并沒有統一標準，極大地影響了城建檔案管理的整體質量。

4.檔案信息化建設的速度緩慢。隨著大數據時代的到來，檔案館的城建檔案應該順應社會發展需求進行信息化建設。部分檔案館雖然啟動了該項工程的建設，但建設速度十分緩慢，無法滿足廣大人民群眾的需求。城建檔案的信息化建設速度不夠，直接影響到檔案館信息化建設的總體水平，影響到城建檔案的利用情況，同時也影響到城建檔案的可持續發展。

三、大數據視角下提升城建檔案管理信息化建設水平的路徑

近年來，檔案管理受到了越來越多的關注，國家陸續出臺了一系列與檔案管理相關的規定和標準，許多城市也都將檔案管理的信息化建設提上了日程。比如，在2018年10月，杭州召開了檔案管理相關會議，提出要加快建設檔案大數據平臺，進一步完善以基層為重點的檔案基本公共服務網絡，為大眾提供更為高效便捷的公共服務。在此基礎上，相關部門還應進一步關注城建檔案的信息化建設，著力提升該項檔案管理的水平。

1.制定發展規劃，提升服務意識。首先，要建立城建檔案中長期發展規劃。檔案館要切實將城建檔案的信息化建設工作作為一項重點工作來抓，并將該項工作列入檔案館中長期發展規劃中，同時進行任務分解，明確責任人和時間節點，按時完成信息化建設任務目標，確保城建檔案信息化建設的順利進行，確保城建檔案管理的可持續發展。

其次，要建立健全城建檔案崗位責任制。檔案管理要明確責任，尤其是在檔案管理的信息化建設中，管理部門要制定崗位任務書，從事檔案工作的管理人員要知曉自己的崗位職責。同時，要建立年度績效考核制度，對管理人員在當年的工作表現進行評價，幫助管理人員樹立檔案服務意識，提升服務水平。

2.加快建設速度，創新服務方式。首先，要加快城建檔案數字化轉換速度。城建檔案有不少是紙質檔案，如城市規劃檔案、城市勘測檔案等。現在，在大數據技術的支持下，可以將這些檔案都轉化為數字檔案，儲存在城建檔案數字資源庫中，便于檔案的整理、分類、編目和查閱，特別重要的城建檔案應當采取有效措施，確保其安全無損。該項工作應集合人力盡快完成。此外，還要對新出現的城建檔案在進行原始記錄存檔的同時進行數字化處理，形成城建檔案的信息化統一管理。

其次，要創建檔案信息管理大系統。充分利用新媒體技術、網站技術和數字技術，建立城建檔案信息共享平臺，并將檔案管理信息系統與之相連，同時聯合其他下屬城建檔案館構建檔案信息管理大系統，完成城建檔案在區域內的自由流通。

最后，要利用信息技術發揮檔案館服務功能。城建檔案的信息化建設的最終目標是為了能夠滿足人民群眾對城建檔案查閱、瀏覽的需要。因此，檔案館要做好城建檔案信息服務工作，可以開發城建檔案的手機APP，使用戶能夠隨時隨地通過手機APP了解城建檔案的相關信息，了解檔案館舉辦的各項活動，豐富城建檔案的利用渠道，創新為人民服務的新方式、新通道。

3.整合多方資源，促進管理標準化。首先，要成立城建檔案信息化小組。與市政府、檔案管理部門、城建企業等組成城建檔案信息化專題小組，專門負責進行城建檔案的信息化建設，處理信息化過程中出現的各種問題，制定信息化管理的標準體系，加強數字檔案的標準化管理。

其次，可以將企業全面質量管理理論應用于城建檔案的信息化建設中。定期對轄區內的企業、機關事業單位、人民群眾進行問卷調查，收集、整理改進城建檔案信息化管理的意見和建議，不斷更新完善檔案管理信息系統，使城建檔案的信息化建設工作更細致、更全面，提升城建檔案管理的總體水平。

4.加大投入力度，創新檔案管理技術。首先，要對城建檔案的基礎設施建設進行更新完善。許多管理城建檔案的管理設備都比較陳舊，之前相關管理部門并未設置專項資金用于城建檔案的信息化建設，使得設備的更新完善受到制約，直接影響檔案管理的效率。因此，在基礎設施的建設方面要進一步加大力度，從資金分配和預算上要體現出對于城建檔案信息化建設的重視。

其次，要加強對檔案管理技術的提升研究。創新是國家發展的內在驅動力，同時也是檔案領域提高管理水平的關鍵環節。網絡時代，檔案信息在形成、處理、傳輸、存儲和利用的各個階段，都面臨著安全風險，相關部門應組織科研機構、科技公司、高校等具有研究優勢的組織對如何利用大數據、區塊鏈等先進的技術更好地保護城建檔案進行深入研究。

四、結束語

城建檔案記載了城市建設發展過程中的點點滴滴，是城市建設過程中的重點。維護城建檔案的完整、準確、系統、安全、便于社會有效利用，是國家對城建檔案的根本要求。雖然大數據時代的到來給城建檔案的管理帶來了巨大的挑戰，但同時也帶來了發展機遇。城建檔案館和檔案管理部門應該通過提升服務意識、創新服務方式、制定管理標準、創新檔案管理技術等途徑，利用大數據等現代化信息技術以及新媒體平臺，全面提升城建檔案的信息化建設速度和水平，更好地為社會、為人民服務。

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作者簡介：寧翔（1971-），男，漢族，湖南株洲人，大專學歷，館員，研究方向：城建檔案管理。