現代企業檔案管理工作的信息化建設探析

摘 要：當前我國的信息技術發展已經進入高速階段，隨著大數據技術、互聯網技術開始對各行各業產生影響，現代企業在檔案管理工作中也需要對信息化建設提起重視。對于現代企業而言，管理好生產經營過程中產生的各項數據對于提高企業的生產經營效率具有非常重要的意義，因此將信息化管理技術全面應用于企業檔案管理工作中，不僅是企業長期發展的需要，更是在短期內提升企業檔案管理工作的重要保障。

關鍵詞：現代企業;檔案管理;信息化

一、企業檔案信息化建設的工作內容

1.配套軟硬件設施建設。企業要實現檔案管理工作信息化，首先，需要為檔案管理部門提供配套的軟硬件設施，為檔案管理信息化建設工作提供必要的技術支持和資金保障。檔案信息化建設主要依賴網絡云技術，因此檔案信息網絡是基礎設施建設的重要板塊，例如檔案調度、檔案共享等工作都需要網絡來實現。所以企業先要做好對于計算機網絡的硬件搭設，其次是要根據實際需求做好對應辦公軟件的安裝使用工作。

2.檔案信息數據庫建設。傳統檔案管理工作中一般為紙質檔案，數字化檔案相比傳統紙質檔案擁有更好的存取性、保密性和安全性。但檔案信息數據庫的建設和紙質檔案庫一樣，需要在保證檔案的安全性和完整性的前提下對檔案整理、歸類，以滿足各類工作對檔案的調取需求，此外還需要做好檔案的備份工作，確保在特殊情況下信息化檔案的正常使用。

3.檔案管理系統建設。在對數字化檔案進行收集和整理后，企業需要建立具備一定功能性的檔案管理系統以滿足日常檔案工作需求。檔案管理系統需要根據企業的實際情況確定具體功能，同時要具有一定的兼容性滿足不同部門對檔案信息調度的需求，此外還可以積極與各大門戶檔案網站進行對接，滿足企事業單位以及社會對企業檔案信息的合理使用需求。

二、現代企業檔案管理工作信息化建設的必要性

1.檔案數據規模逐年增長。企業的檔案管理工作需要針對企業生產經營中的各個環節的數據和操作進行記錄和存檔，隨著企業的逐步壯大和發展，傳統紙質檔案管理方式已經無法滿足企業的發展需要。同時，信息技術的發展也帶動企業各部門工作需要迎合信息化轉型，對于檔案管理工作來說，無法高效地對檔案數據進行收集和整理，無法及時地向相關部門提供有效的檔案數據，其工作就是不合格的。面對數據規模越來越龐大、檔案類型越來越多元化的局面，企業檔案管理部門必須采用信息化工作手段來進行檔案管理工作。

2.信息技術對企業辦公環境的影響。現今信息技術的飛速發展已經開始改變各行各業的工作方式，作為現代企業，推動信息化辦公不僅有利于企業生產經營效率的提升，還有助于各部門的工作內容銜接。對于檔案管理工作來說，將檔案管理系統與企業OA系統對接，能夠將企業財務數據自動歸檔，還能夠實現檔案數據的實時傳遞與分享，大大提高了檔案數據的收集、分類、處理、分析、歸檔、使用等等環節的工作效率，是未來檔案管理工作的必然趨勢。

3.檔案對不斷提高企業生產經營的重要性。無數理論和實踐研究證明，企業對生產經營環節的數據掌握的越詳細到位，就越能夠對未來的生產經營做好規劃，傳統檔案管理工作由于人力資源和工作模式相對有限，所能夠為企業發展提供的有價值的信息也相對有限。但在信息化檔案管理工作中，高效、便捷的實現信息傳遞已經成為企業發展的必要條件，使得檔案已經成為企業發展的重要參考，因此信息化檔案管理模式是現代企業發展必須要實現的目標。

三、現代企業檔案管理信息化存在的不足

1.企業對檔案管理工作信息化建設重視程度不足。在很多中小型發展企業中，企業管理者在實際的生產經營過程中沒有清楚的意識到企業檔案管理信息化建設對企業長期發展的重要意義和潛在價值，導致企業整體對檔案管理工作的信息化建設重視程度不足。甚至一些企業將檔案管理部門設置為一個臨時部門，由多個部門的工作人員兼職，導致企業在檔案管理制度建設方面存在嚴重漏洞，這種情況不僅嚴重制約了企業檔案管理工作的效率，還會為企業檔案的安全性和完整性埋下一定的隱患。

2.企業檔案管理信息建設的軟、硬件設施不匹配。在當前市場環境中，能夠認識到檔案管理信息化重要性的企業大多會強調對檔案信息化的硬件管理建設，但大多數企業還未認識到軟、硬件設施之間相互匹配的重要性，同時在軟、硬件管理方面也存在一定的不平衡。這種問題主要體現在檔案管理人員對于相關設備的使用不規范、不了解專業軟件的使用方法等，這些問題都會影響到企業檔案管理信息化的推動效果。

3.缺乏系統性的發展規劃，盲目建設現象嚴重。企業檔案管理信息建設是一項系統的、長期的過程，需要企業管理層從宏觀層面制定好發展規劃和指導思想，避免企業由于追求信息化建設目標而盲目的針對一些檔案管理項目開展建設。這種行為不僅會影響到檔案管理工作的實際效率，并且在一定程度上還會拖慢企業檔案信息化管理建設進度，尤其在軟硬件建設和人員培訓方面的不匹配最容易導致此類問題的發生。此外，還有一些企業沒有從發展角度對檔案管理工作進行系統性的規劃，導致檔案管理的信息化建設工作重心不明確，工作內容不清晰，使檔案管理效率進一步降低。

4.基礎設施條件及人力資源配備的不足。現代企業在進行檔案管理信息化推動工作中，必須要有充足的資金支持和技術支持，此外還需要配備相應的人力資源。當前很多正在發展的中小型企業資金實力和基礎設施都比較薄弱，在人才資源儲備、技術方面的投入在存在著一定的短板，這些因素都制約了現代企業檔案管理工作信息化建設的水平。所以企業必須盡快想辦法打破檔案管理人才與基礎設施不匹配的問題，促進企業檔案管理工作的高效發展。

四、現代企業檔案管理工作的信息化建設策略

1.提高對檔案管理工作信息化建設的重視。企業管理者首先應當明確檔案管理工作信息化對于企業發展的重要價值，盡快建立企業檔案管理工作機制，在相關法律法規的基礎上針對檔案管理工作信息化推進制定相關的工作準則。其次，還要注重各個部門之間的聯動管理，確保能夠對數字化檔案進行實時的監控和及時的管理調度。另外，地方檔案局也應當引導企業做好上下聯動工作，在發揮自身協調功能的同時，指導企業盡快提高檔案管理工作的信息化比例。再次，國家法律機關要做好檔案管理相關法律法規的優化和完善工作，為企業給出明確的指導和規范，讓企業在合法、合規的框架下不斷提高對檔案管理工作信息化建設的重視程度，為企業的長期發展打下扎實的基礎。

2.推動檔案數字化建設和軟硬件匹配機制。企業檔案管理人員要對自身職責有充分的認識，檔案數字化建設不僅有利于自身工作效率的不斷提升，還對企業的信息化建設起到至關重要的作用。首先，在檔案數字化建設過程中，工作人員應當根據企業實際情況制定合理的建設計劃，做好監督實施工作，確保企業檔案數字化建設能夠有序進行。在建立檔案數據庫的同時，工作人員還要補充數字化目錄，此外還需要有配套的軟硬件作為數據庫的使用調度工具。確保數據庫中的檔案能夠得到及時的補充和整理，還能夠進一步提高各個部門對數字化檔案的應用效率。除此之外，以上操作都需要在國家相關法律法規的指導下才能夠進行，數據庫與企業內部辦公系統的結合，能夠全面提高企業內部對文件信息的收集、整理、分析及使用的效率，是推進企業信息化建設的重要因素之一。

3.建立妥善的技術保障。信息化檔案管理工作對于工作人員的軟硬件技術水平都有一定要求，企業應當鼓勵檔案部門的技術人員積極開展難題攻關，提高自主知識產權的利用效率和新技術的研發效率。此外，企業還可以和其他單位通過合作開發的形式提高對檔案信息化建設的技術研究。針對信息化檔案管理工作所需的軟硬件操作技術，企業應當制定相關的技術標準，確保企業內部對檔案數據的使用切實的促進企業生產經營效益。現代企業檔案管理工作者不僅需要做好檔案管理軟件的安全建設，在保護信息不被盜取的同時應當形成具體的技術標準，確保信息化檔案管理工作有切實的技術保障提供給新人。

4.人力資源的建設和保障。在當前的市場環境下，人力資源作為企業發展最重要的保障，在檔案管理工作的信息化建設中同樣扮演者重要作用。必須要提高檔案管理工作人員的專業能力與企業檔案管理軟硬件基礎設施的適應性，工作人員專業能力過高會導致軟硬件設施無法滿足工作需要，過低又會制約企業檔案管理工作效率。所以企業在招聘時就要通過優良的條件來吸引檔案管理信息化的專業人才。同時還可以與本地高校進行戰略合作，根據企業實際需要采取“訂單化”人才培養策略，為企業的長期發展提供必要的人力資源保障。另外，企業還要針對已有檔案管理人員進行二次培訓，提高檔案管理工作人員的整體專業素養，為企業檔案管理工作的信息化建設做好長期的人力資源保障。

五、結語

隨著我國經濟建設的穩步發展，現代信息技術獲得了長時間的高速發展，這為企業的檔案管理工作帶來了全新的機遇和挑戰。因此企業在長期戰略規劃中必須注重對檔案管理信息化建設的計劃和引導，充分認識到檔案管理信息化建設的意義。在實施過程中，企業應當注重上述問題，避免出現常見錯誤，同時根據優化策略對制度、崗位進行優化和完善，促進企業檔案管理工作信息化建設的全面提高。

參考文獻：

[1]羅 容.淺析現代企業檔案管理工作的信息化建設[J].商情，2018，（45）：78.

[2]韓繼紅.現代企業檔案管理工作的信息化建設淺談[J].辦公室業務，2018，（16）：63.

[3]李 穎.現代企業檔案管理工作的信息化建設探析[J].神州印象，2018，000 （002）：P.408-408.

[4]楊勝男.現代企業檔案管理工作的信息化建設探析[J].成功：教育，2018，000 （005）：P.9-9.

作者簡介：黃欣欣（1991-），女，民族：漢，學歷：本科，研究方向：企業檔案數據管理與利用，職稱：檔案員，單位：鄭州飛機裝備有限責任公司。