破與立—傳統檔案工作與數字化檔案工作的沖突與融合

摘 要：在“互聯網+”的時代背景下，數字化廣泛運用于各行各業，“互聯網+檔案”使檔案工作實現數字化成為可能;數字化檔案工作將成為未來的發展趨勢。數字化檔案工作使檔案信息資源在獲取方式、存儲方式、傳遞方式都發生了重大的變革。本文主要分析了“互聯網+”時代傳統的檔案工作與數字化檔案工作在工作模式、管理模式、服務模式等方面存在的不同，檔案工作者如何將兩者有機融合，發揮各自長處，使檔案工作不斷向前發展。

關鍵詞：互聯網+;傳統;數字化;檔案工作

“互聯網+”是創新2.0下互聯網發展的新常態，“互聯網+檔案”讓傳統的檔案工作走向數字化檔案時代。傳統的檔案工作在工作模式、管理模式、服務模式方面與數字化檔案工作有著很大的區別，本文主要從這幾個方面進行具體闡述，找出各自的不同點和相同之處，以期在工作中互補融合，使檔案工作更快、更好地發展。

一、傳統檔案工作與數字化檔案工作模式上的破與立

1.檔案信息接收環節的破與立，檔案載體更豐富

傳統檔案工作以紙質檔案的接收為主，需要各部門兼職檔案員做好日常的收集整理工作，到一定時間就移交給檔案館（室）;數字化檔案工作以電子文件為主要載體，目前各政府機關、事業單位、高校大多實現電子政務辦公，電子文件已得到很好普及，電子文件成為工作的主要載體，這為檔案的數字化接收提供了便利和可能。檔案工作未來的趨勢應該以接收電子文件為主，紙質檔案為輔，加快檔案數字化的進程、讓數字化檔案惠及于民。數字化檔案工作與傳統的檔案工作并不是相沖突的，而應該是相輔相成，數字化檔案工作讓傳統的檔案工作在信息采集方面更具多樣性，讓檔案載體更為豐富、多樣化。但同時數字化檔案工作的采集更需要具備專業知識，一是要做好電子文件接收渠道的暢通，二是開發和使用成熟的檔案軟件系統，在安全的前提下才能實現檔案信息資源的接收、運用、共享。

2.檔案信息存儲方式的破與立，不再局限單一的形式

傳統的檔案工作存儲以紙質檔案為主體，存儲主要方式以庫房來存儲大量的紙質檔案，檔案部門嚴格按照檔案庫房的“八防”要求，對檔案進行嚴格有序的保管和利用;以紙質檔案為主體的傳統檔案存儲方式占用空間大，維護也繁瑣;隨著檔案工作的不斷發展，目前很多的檔案館（室）都面臨檔案庫房不足的局面，解決這一困難的辦法就是要投入更大量的財力、物力增加庫房面積，這一措施也不利于社會經濟的發展。而數字化檔案工作的載體主要是電子文件，存儲的方式主要以計算機、數據庫等為主體，與傳統的以紙質檔案存儲方式相比，數字化檔案具有存儲空間小、維護方便、使用便利等優點;但相較于傳統的檔案工作它也需要更多的技術和設備的支持，一是需要檔案軟件的支持，二是需要做好檔案安全儲備和傳送。數字化檔案工作檔案信息資源存儲方式的變化帶來技術的更新和變革。

3.檔案信息利用方式的破與立，更具方便、人性化

傳統的檔案工作的利用方式是以館（室）為主導中心，查詢檔案需要查閱檔案的本人親自跑到檔案館（室），并出具相關查閱證明，檔案館（室）工作人員根據所需提供檔案資料的復印件，傳統的檔案工作的利用方式費時、費力，利用效果、利用效率低下，這也使得傳統的檔案工作造成“重藏輕用”的局面，許多寶貴的檔案資源只能鎖在冰冷的檔案庫房，沒能發揮它應有的價值和作用;數字化檔案工作的利用模式打破了傳統檔案利用模式單一、簡單的局面，存儲載體的便利讓檔案信息利用方式呈多樣性，檔案信息資源的利用不再只是局限于室內查閱，在做好查閱者用戶信息安全的前提下，OA、QQ、郵箱、微信等新媒體技術的加入更是為數字化檔案工作的信息利用方式如虎添翼，檔案信息的利用變得更為便利和快捷。

二、傳統檔案工作與數字化檔案工作管理模式的破與立

1.檔案工作理念的破與立，由“重保管”向“重利用”轉變

傳統的檔案工作一直以來重藏輕用，認為只要做好檔案的保管就可以了，不重視檔案信息的開發和利用，傳統的檔案工作一直給人認為是可有可無的狀態;傳統的檔案工作是以檔案館（室）為中心，工作重心是檔案資源的保管和收藏，很多檔案信息資源沒能發揮它應有的價值和作用。數字化檔案工作因為載體的便利，在檔案信息的利用方面提供便利的同時也具備了許多技術的可能性和保障性;數字化檔案工作是以用戶為中心，以用戶的需求為導向，根據用戶的需求對檔案信息資源進行開發和利用。在新時期，檔案工作者應該順應時代潮流，轉變理念，由以往的“重藏輕用”向“重在開發利用”轉變，解放思想、拋棄因循守舊的觀念，樹立服務社會、服務大眾的理念，讓檔案信息資源走入民眾，加快檔案信息資源庫的建設和共享。

2.檔案管理方式與方法的破與立，工作要求更多樣化

傳統的檔案工作主要是做好每年紙質檔案的移交、入庫、保存就可以了;數字化檔案工作除了做好紙質檔案的移交外，重點要做好大量的電子文件的移交保存工作;除此外數字化檔案工作也要做好紙質檔案的電子化、數字化工作，將具有保存價值的各種文字、圖表、文件等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中，這些都需要辦公軟件和辦公硬件的支持。傳統檔案工作向數字化檔案工作的轉變不僅需要技術層面的不斷升級，還需要更新工作管理方式和方法，由傳統檔案工作的重保管改變為重開發、重利用，讓檔案信息資源從沉睡到鮮活，切實發揮檔案憑證、史鑒的作用。

3.檔案人員專業素養的破與立，需要更高的專業素養

傳統檔案工作就是對檔案資料做接收、移交、鑒定、編目、入庫、保存。計算機的普及，檔案也基本實現了目錄的機讀檢索工作，傳統檔案工作對檔案工作人員的要求也較低，稍微懂一些簡單的電腦錄入知識就可以適應工作需要。數字化檔案工作不僅僅是光要求檔案工作者會簡單的電腦錄入，更是需要能熟練運用計算機開展多媒體技術的開發利用;除了能做好數字化檔案接收、存儲、利用環節的安全運行工作外，還需要能運用掃描設備、數碼設備對檔案進行信息化、數字化工作;相對于傳統的檔案工作，數字化檔案工作對檔案工作者專業素養提出了更高的要求，不僅要求檔案工作者具備檔案基本知識，還應該具備更高、更精的計算機方面的知識，檔案工作者的專業素養相比傳統的檔案工作的要求，數字化檔案工作的要求都需要不斷加強和更新。

三、傳統檔案工作與數字化檔案工作服務模式的破與立

1.檔案服務意識的破與立，服務更主動

傳統的檔案工作因為各方面條件的制約，多數還是以館（室）為中心，檔案服務意識一直處于被動狀態，大多都是等著別人上門才提供服務，檔案服務意識薄弱，檔案服務質量低、檔案服務效率低。數字化檔案工作服務是以“用戶”需求為中心，它打破了以往陳舊的檔案服務意識，變被動為主動，注重檔案信息的開發和利用，主動呈現檔案服務的內容、方式，讓檔案信息真正服務大眾，走向大眾。

2.檔案服務方式的破與立，方式更多樣

傳統檔案工作的服務受限于技術和條件，檔案信息的提供利用方式單于、陳舊。一般大多是提供檔案的復印件服務，這需要檔案利用者親自來檔案館（室），這種檔案服務方式費時、費力造成了檔案利用率一直偏低，使很多有價值的檔案常年躺在冰冷的庫房不見天日，沒能發揮它應有的價值，造成了很多檔案資源的浪費。數字化檔案工作讓檔案服務的方式由單一向多樣化發展，檔案服務方式不再局限于傳統的查檔方式，新媒體技術的廣泛運用，由以前只能室內查閱的方式成為歷史，QQ、郵箱、OA傳送，在安全利用的前提下，多形式的查檔讓檔案利用方式更為豐富和便利，數字化檔案工作讓檔案服務方式得到巨大變革。

3.檔案服務安全方面的破與立，安全更高要求

傳統檔案工作的安全防護主要是做好日常的“八防”工作，“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”這些都需要檔案工作者在工作日常中不斷注意和加強。數字化檔案工作除了以上八防外，還需要加強檔案信息的安全防護。數字化檔案工作在服務方式上相比傳統檔案工作有了重大的變化，新媒體技術的運用使檔案的服務利用突破了時間、空間的局限，但也帶來了很多的安全隱患，數字化檔案更應該加強檔案的安全使用，在存儲、傳送、使用環節加大技術，使檔案信息在安全的前提下便捷、快速的提供利用。

數字化檔案工作給檔案工作注入了新鮮的血液，相較于傳統的檔案工作更具加有人性化和發展前景。檔案工作者應該抓住時代熱點，擯棄舊的思維和定勢，以嶄新的思維和工作模式適應新時期的工作要求和變化，讓檔案工作向更高、更強發展。

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基金項目：本文為課題《基于“互聯網+檔案”的民族地區高校檔案工作研究》（2018年廣西百色市科技局科研項目，百科字（2018）25號，合同編號：百科20182517）的階段性研究成果。

作者簡介：黃凡玨（1973-），女，廣西平果縣人，本科，右江民族醫學院綜合檔案室副研究館員。研究方向：高校檔案管理研究與實踐。