談企業電子檔案元數據方案編制意義及難點

摘 要：企業數字檔案館建設如火如荼，但關于數字檔案館建設“地基”的元數據相關管理方案在大多數企業中卻鮮有見到。隨著國家關于電子檔案元數據的管理要求出臺，以及企業數字檔案館建設過程中出現的諸如數據交互困難等問題，都迫切要求企業檔案部門抓緊編制符合企業實際的電子檔案元數據方案。此文結合某集團企業電子檔案元數據方案編制經驗，一方面分析了企業電子檔案元數據方案編制在企業數字檔案館建設中的現實意義，一方面論述了電子檔案元數據方案編制過程中需關注的幾個難點內容，旨在為企業編制元數據方案方面提供經驗性參考。

關鍵詞：企業數字檔案館;電子檔案;元數據方案編制

一、編制意義

GB/T18391.3-2009在前言中完整地闡述了元數據的含義，簡言之，即在數據處理和交換過程中，為提供者和使用者統一認識數據的含義和表達而必須定義的數據的若干特征或屬性，這些數據特征或屬性統稱“元數據”。2018年7月，國家檔案局召開了企業數字檔案館建設試點啟動會，鳴響了國家電網公司、中國長江三峽集團公司等35家試點單位數字檔案館建設的號角，標志著企業檔案信息化建設進入了整體規范發展階段。企業數字檔案館在企業中的定位為各類型電子檔案的匯集，將會涉及眾多的數據處理和交換，假若不統一規范數據特征或屬性，數字檔案館系統與其相關業務系統無法統一認識數據的含義和表達，將會影響數字檔案館建設質量。因此，在數字檔案館建設中，企業檔案部門應充分了解編制電子檔案元數據方案的必要性和重要意義，夯實元數據這個“地基”。具體來說，數字檔案館系統全生命周期管理、業務系統原生電子文件歸檔以及檔案信息資源庫整合方面尤為迫切需要規范的電子檔案元數據方案。

1.數字檔案館系統全生命周期管理

劉越男等認為元數據是ERMS的血脈，元數據方案與其所有功能存在關聯。同樣，元數據也是數字檔案館系統的“血脈”，元數據方案它貫穿數字檔案館系統設計、研發、部署及運維等全生命周期過程。因此，提前編制規范的電子檔案元數據方案，一方面有助于高質量指導數字檔案館系統設計人員進行功能模塊的創新設計，一方面也可以成為系統軟件開發人員的作業指導書，高效完成系統開發。另外，電子檔案元數據方案中對元數據的約束性、值域、著錄說明等描述項均可以輔助系統實施人員進行數字檔案館系統的配置和運維工作。

2.原生電子文件在線歸檔

解決各業務系統中原生電子文件在線歸檔是數字檔案館建設的重要內容之一，因此，編制規范的電子檔案元數據方案，一方面有助于檔案部門對業務系統歸檔的原生電子文件元數據范圍進行框定，確保元數據歸檔的完整性;一方面統一數字檔案館系統與業務系統相關技術人員對元數據的理解與認識，高效完成歸檔接口的開發，避免系統廠商之間因為溝通不暢發生扯皮現象。

3.檔案信息資源庫整合

檢索利用是數字檔案館建設的終極目標，編制規范的電子檔案元數據方案，統一“標桿”，將館藏的檔案數字化副本與原生的電子檔案進行元數據整合，最終為數字檔案館用戶提供完整齊全的數據利用體驗。

二、編制難點

1.難點一：編制團隊建立及編制過程的把控

邊解讀電子文件元數據等計算機領域要求，邊結合建立電子檔案元數據規則，企業檔案部門編制電子檔案元數據方案具有一定的跨界難度。這也是許多企業電子檔案元數據方案缺失或者難產的原因之一。

（1）編制團隊建立

編制團隊一般需要由檔案部門、信息技術部門、業務部門、重點業務系統建設方以及數字檔案館系統建設方組成。職責如下：檔案部門人員負責組織協調、把控編制進度以及審議編制結果等;數字檔案館系統建設方可以是元數據方案編制的中堅力量，負責收集信息技術部門、業務部門以及業務系統建設方所提供的相關信息并向檔案部門上報編制進程及結果;信息技術部門、業務部門以及業務系統建設方負責提供相關業務領域內業務情況介紹以及篩選關鍵性業務元數據。

總之，建立良好的編制團隊以及組織架構體系是編制電子檔案元數據方案的重要保障。同時，與數字檔案館建設項目同步，充分發揮數字檔案館系統建設方項目人員力量，不僅降低編制難度，還可提高編制質量。因此，在數字檔案館建設項目規劃或招投標時應一并考慮電子檔案元數據方案建設問題，預留相關經費。

（2）編制過程的把控

企業檔案部門人員應提出編制計劃、設立里程碑節點，并把控編制過程，尤其關鍵工作節點，提高編制效率。一般情況下，電子檔案元數據方案編制過程分為準備階段、起草階段、編制階段。在三個階段中，關鍵工作節點介紹如下。

在準備階段，關鍵工作節點可以總結為“建團隊，深研究”。“建團隊”上文已經論述，這里不再贅述。重點解釋“深研究”，它是指團隊人員應利用一段時間共同研究學習電子檔案元數據相關國家標準、行業標準以及論文文獻，在豐富電子檔案元數據知識儲備的同時，建立編制團隊對電子檔案元數據的含義、作用以及電子檔案元數據實體方案、構成以及描述方法的統一認識及評判標準。此階段建議計劃一個月時間。

在起草階段，這個階段專門進行電子檔案元數據構成的梳理，其關鍵工作節點可以總結為“廣撒網，細篩選”。“廣撒網”是指對相關的關鍵業務人員進行調研訪談及對業務系統功能試用了解，并廣泛收集匯總相關元數據構成項。建議可以采用excel羅列元數據名稱、適用門類、應用層次、數據類型、信息來源等主要元數據描述方法，對元數據構成進行初步梳理。“細篩選”是指對匯總形成的元數據構成項，從是否便于對電子文件理解、是否便于確保電子文件的真實性、可靠性和完整性、是否便于高效率的檢索、是否支持保管策略之間的有效遷移等角度鑒別，仔細篩選是否可列入電子檔案元數據構成范圍。由于電子檔案元數據的構成是電子檔案元數據方案的核心內容，因此也是最耗工作量階段，建議計劃兩個月時間。

在編制階段，其關鍵工作階段可以總結為“搭框架，細打磨”。“搭框架”是指在已經確定元數據構成的基礎上，搭建企業電子檔案元數據方案的框架過程。企業電子檔案元數據方案框架一般包括范圍、規范性引用文件、術語和定義、實體方案、構成、描述方法、元數據描述及附錄等章節。由于電子檔案元數據方案包含少則80余項多則100余項對元數據19余條的描述，因此“細打磨”是非常必要的，尤其在實體方案選擇以及元數據描述章節應反復討論。此階段建議安排一個月時間。

2.難點二：行業標準文件解讀

自文件管理元數據國際標準《ISO23081-2 信息與文獻—文件管理過程—文件元數據》發布以來，國家檔案行業針對電子文件元數據不斷進行本土化、專業化研究應用，先后發布了檔案行業推薦性標準《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）、《錄音視頻類電子檔案元數據方案》（DA/T63-2017）。它們是企業編制電子檔案元數據方案的直接依據文件，也是編制框架、內容和方法的主要參考文件。因此，編制過程中對三個標準規范解讀是難點也是重點，下表對比介紹了三個標準規范。

由上表可知，DA/T46于2009年發布，是國家首個針對電子文件元數據的推薦性規范要求，具有重要的里程碑意義。它詳細地規定了文書類電子文件在形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程元數據設計、捕獲、著錄的一般要求，企業編制管理類、文書類以及基礎性元數據方案均可參照此標準。2014年，在引用DA/T46基礎上，結合照片類檔案特點，DA/T54發布該標準明確提出“電子檔案元數據”。2017年，DA/T63增加了適用門類、信息來源等元數據描述方法項，盡可能詳細的定義元數據的屬性特征，同時資料性附錄更加詳盡，尤其增加了《DA/T63與DA/T54元數據映射表》《不同立檔單位的實體元數據著錄模板》等使得元數據方案更具可讀可理解性。因此，在編制電子檔案元數據方案的元數據構成時可根據不同類型，企業可參考三個標準進行綜合設定，而在編制元數據方案的框架、構成、描述方法及資料性附錄等方面，建議重點參考DA/T63。

三、結束語

總體來說，行業電子檔案元數據相關標準要求仍處于不完善階段，如針對科技類以及會計類等專門檔案元數據標準仍未出臺，數字檔案館建設急迫需求容不得拖延。因此，企業檔案部門人員應行動起來，借助各方力量，建立編制團隊，把控編制過程，扎實推進編制工作。同時，在參考行業標準規范基礎上，結合企業實際情況，編制出符合本企業需求的電子檔案元數據方案才能為數字檔案館建設保駕護航。

參考文獻：

[1]劉越男.電子文件管理系統實施過程中元數據方案設計[J].檔案學研究，2012（2）：56-64.

[2]GB/T 18391.3-2009 信息技術，元數據注冊系統（MDR） 第3部分：注冊系統元模型與基本屬性[S]

[3]DA/T 46-2009 文書類電子文件元數據方案[S]

[4]DA/T 54-2014 照片類電子檔案元數據方案[S]

[5]DA/T 63-2017 錄音視頻類電子檔案元數據方案[S]

作者簡介：李夏（1986-），女，漢族，金航數碼科技有限責任公司，高級咨詢顧問，碩士研究生，主要進行企業數字檔案館建設方面研究。