淺議機關檔案管理系統現狀及業務需求分析

郭文寧 張立春

摘 要：本文重點指出了我國黨政機關檔案管理系統現狀及存在的問題，并根據我國機關檔案管理系統開發勢在必行的現實情況，從識別參與者、識別用例等三方面詳細分析了我國機關檔案管理系統業務需求，為下一步系統的總體設計和詳細設計提供了基礎信息。

關鍵詞：機關檔案;管理系統;電子政務;業務需求

對檔案進行管理是我國信息化建設的重要組成部分。近年來，數字技術的應用使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長久，且利用者可以不受時間、地點的局限，實現檔案的異地查找，隨時獲得需要的檔案信息。機關檔案是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有價值的歷史記錄。機關檔案的管理是機關工作中一項重要的內容。為此，迎合現在需求及新時期特點，對機關檔案管理辦公無紙化和一體化進行分析及研究，以提供快捷的檔案信息服務具有重大意義。

一、我國機關檔案管理系統現狀

隨著科學技術的快速發展，我國檔案管理系統也逐漸發生變化。據調研顯示，現存的黨政機關的檔案管理系統現狀及問題如下：

1.信息的全文檢索尚欠缺。全文檢索技術出現于上世紀50年代末，其不需對文獻進行標引就可以實現檢索，即可以直接根據文獻資料的內容進行檢索。全文檢索技術的出現導致了信息檢索領域的一場革命，比起目錄檢索，全文檢索提供了全新的、強大的檢索功能，支持多角度、多側面地綜合利用信息資源，是從大容量文檔庫中精確定位所需信息的最有效手段。此外，現代全文檢索系統還具有面向3W的開發接口等，可以實現發現、分析、過濾信息，以及信息安全控制等應用。

一般來說，全文檢索建立索引和提供查詢的基本功能，它可以將原文中任何有意義的字或詞作為檢索項目，以實現當用戶檢索時，根據建立索引進行查找，并將結果返回用戶。具體的，全文檢索具有以下特點[1]：（1）信息檢索的徹底性、準確性。全文檢索是計算機索引程序掃描文章中每個詞而建立的索引，只要待檢索的概念出現在被檢文獻中，便可根據建立索引進行查找，即信息檢索可對文中任何字、詞、句進行檢索，可實現信息檢索的徹底性、準確性。（2）數據的原始性及相對穩定性。全文檢索將對原始文獻的檢索、獲得與瀏覽融為一體，同時，全文檢索數據庫的數據基本上是封閉的，會實現數據庫的自動更新，具有直接性、客觀性、原始性及穩定性。（3）系統制作的高效性。全文系統信息源來自各種形式的電子文本，避免了傳統檢索系統復雜的受控標引過程，系統只需把這些文本整理成標準形式，就能提供可檢索的聯機數據庫，從而實現檔案信息檢索的自動化程度。（4）數據結構的非結構性。傳統書目數據庫是結構化數據庫，不僅浪費空間，而且其檢索速度也是難以忍受的。而全文檢索數據庫存取的各文獻長度不一，是非結構性的，可以避免浪費空間并提高檢索速度。（5）所用檢索語言的自然性。與傳統主題詞檢索方法有根本的不同，全文檢索不作標引，借助截詞、鄰接等匹配方法，由索引指向原文的有關頁面或鏈接，以自然語言檢索所需文獻。

2.各機關單位數據的集成度不夠。數據集成是把不同格式、來源、特點性質的數據有機的集中，避免數據源彼此獨立、相互封閉，從而為企業提供全面的數據共享?，F階段，隨著信息化應用的不斷深入，急切需要對已有的信息進行整合，如通過聯邦式、數據倉庫和中間件模型等方法構造集成系統，以實現數據在系統之間交流、共享和融合。其中，聯邦式數據庫系統（FDBS）由半自治數據庫系統構成，它將單元數據庫系統按不同程度進行集成，以實現對相互獨立運行的多個數據庫的互操作。數據倉庫是面向主題、集成、與時間相關的數據集合，是為企業決策制定過程提供所有類型數據支持的戰略集合，其主要提供數據挖掘和決策支持系統，為需要業務智能企業提供業務流程改進、成本及控制等指導，是目前機關檔案管理系統的一個發展方向[2]。中間件模式相對來說比較流行，其關鍵是邏輯視圖的構造及不同數據源間的映射。

二、機關檔案管理系統開發是勢在必行

1.對機關檔案重視度不斷提升。機關檔案工作是國家檔案事業的重要組成部分。然而，之前由于大部分黨政機關沒有意識到檔案文獻資料的保存價值及重要性，在一定程度上導致了檔案管理的偏失。目前，我國對黨政機關檔案重視度不斷提升，越來越多的機關檔案管理規定不斷推出。如，2018年10月，國家檔案局發布的第13號令《機關檔案管理規定》中明確指出，機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，以及維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。機關應根據工作需要設置檔案數字化用房等，配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。機關應當加強檔案信息化工作，開展數字檔案室建設，并建立檔案數字化常態機制，統籌傳統載體檔案數字化歸檔與檔案管理工作，有序開展檔案數字化工作。機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，且檔案數字化應符合真實性管理要求，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。《規定》自2019年1月1日施行，是我國在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措。

2.機關檔案管理系統開發勢在必行。檔案管理水平要適應不斷增長的社會需求。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理隨著社會對檔案需求的滿足程度而不斷提高?，F階段，作為建設社會主義事業的組成部分，黨政機關檔案管理顯得越來越重要，其系統開發是勢在必行。

首先，對海量檔案管理的信息化需求。隨著社會主義事業的不斷推進，檔案數量迅猛增加，這就進一步要求保護和儲存檔案的能力不斷強化。與此同時，隨著科學技術尤其是計算機信息技術的不斷發展，新型記錄方法和信息媒介不斷演化，傳統檔案管理受到沖擊，進而導致檔案信息管理的技術和物質條件必須與時俱進，要向信息化、現代化邁進，檔案信息管理的質量和效率才能夠不斷地進步，這也是檔案管理取得進步的必經之路。其次，現代技術對檔案管理發展沖擊。近些年，我國不斷發展的基礎信息設施和信息產業，如現代多媒體、數據庫、計算機和通信技術等，為檔案管理的信息化奠定了良好的基礎，給檔案資源管理的科學有效性帶來了一個新的機遇。第三，用戶對檔案管理服務水平要求。檔案是社會推進中形成的具有保存價值的原始記錄。伴隨檔案管理范圍的不斷擴大，檔案價值不斷提升，這就要求機關檔案管理部門就管理水平的進一步提升，即從傳統的手工管理中走出來，向現代信息管理邁進，滿足用戶對檔案館管理的高水平要求，向社會提供高質量的服務。

三、機關檔案管理系統業務需求

據調研顯示，我國檔案館管理過程中大多沿用傳統手工管理的方式，導致對檔案的利用與查詢效率很低，準確率也無法保證;檔案的破壞造成修復費用的增加，且對年久檔案的補救和修復技術尚不成熟等缺陷?；谀壳皺C關檔案管理的需要，在檔案管理集成系統中引入UML 需求分析工具，以詳細分析機關檔案管理系統業務需求，為檔案管理系統的開發和研究提供指導。

1.識別參與者。系統管理員、檔案庫管理員和普通借閱者，是根據檔案管理系統的實際情況，提供的三種不同角色的參與者。其中，系統管理員對用戶基本信息進行管理，普通借閱者對檔案檢索進行管理;檔案庫管理員對檔案加工進行管理。值得指出的是，檔案庫管理員是在檔案管理集成系統中最重要的參與者，其還對庫房管理系統進行管理。

2.識別用例。根據檔案管理系統的實際情況，明確系統的應用對象，實現了對用例信息的識別，具體包括檔案加工、庫房信息、用戶信息及檔案檢索管理。其中，檔案加工管理主要為檔案庫管員進行檔案管理、鑒定銷毀等;庫房信息管理主要為庫管員進行架位、出入庫、溫濕度管理;用戶信息管理主要為系統管理員進行用戶、日志及權限管理;檔案檢索管理主要為借閱者進行查詢、瀏覽及借閱檔案管理。

3.系統用例圖。根據檔案管理集成系統的需要分析得出：用例圖由參與者（Actor）、用例（Use Case）及其之間的關系構成。具體的，系統的參與者主要有系統管理員、檔案庫管理員及借閱者，用例包括檔案加工、庫房信息、用戶信息及檔案檢索管理，系統用例圖是用于描述系統功能的靜態視圖。如用戶信息管理、檔案加工管理用例圖具體分析如圖1、圖2所示：

四、結語

檔案管理系統是新型文件和檔案管理信息化的必然結果。從我國近年來對機關檔案重視度的不斷提升，對海量檔案管理的信息化需求、現代技術對檔案管理發展沖擊不斷增大，以及用戶對檔案管理服務水平要求不斷提高的現實來看，我國機關檔案管理系統開發是勢在必行。本文基于我國機關檔案管理系統現狀主要有信息的全文檢索尚欠缺，各機關單位數據的集成度不夠等問題的基礎上，從識別參與者、識別用例等三方面詳細分析了機關檔案管理系統業務需求，為下一步系統的總體設計和詳細設計提供了基礎信息。

參考文獻：

[1]高亞蘭.區級機關檔案管理模式創新探討[J].中國檔案，2010（08），5-8.

[2]林惠真.文檔管理系統需求分析[J].科技與創新，2014（9），100-102.

作者簡介：郭文寧（1976-），女，漢族，遼寧沈陽，本科，中級館員。工作及研究方向：機關檔案室負責機關檔案。