淺談完善電力企業(yè)工程建設項目檔案的方法

摘 要：在電力企業(yè)建設工程中，建設工程項目檔案的質量，關鍵在于全過程把控，筆者結合工作實際，淺談如何完善電力企業(yè)工程建設項目檔案的方法。

關鍵詞：電力企業(yè);項目檔案管理;質量

電力企業(yè)建設工程項目檔案，是在工程建設期間包括勘測設計階段、施工建設階段到竣工驗收全過程管理中形成，具有保存和利用價值的文件材料，是工程建設的過程記錄，也是項目建設、后期的設備運行、維護、改造不可或缺的原始依據(jù)。基建工程項目檔案記錄了工程建設過程及建成后的真實面貌。做好基建工程項目檔案的管理，對于企業(yè)的長足發(fā)展有著重大作用。筆者結合廣東惠來電廠建設工程檔案管理和自身工作實際，淺談如何完善電力企業(yè)工程建設項目檔案的方法。

一、建立健全制度及組織網(wǎng)絡信息體系，以合同作為檔案管理的約束點，做好項目檔案前端控制

1.領導重視、健全機構，前期制度及工作網(wǎng)絡圖的建立

廠領導在重視基建工程建設進度、質量和成本的同時，對于基建工程項目檔案的建立與管理也十分重視，充分認識到基建工程項目檔案達標對于建設、運行并申報優(yōu)質工程的重要性，在開工建設前，就確立了“確保通過達標投產(chǎn)驗收、爭取檔案管理優(yōu)秀等級”的檔案管理工作目標，與打造優(yōu)質工程的目標同步。確立以“總經(jīng)理全面負責、基建副總經(jīng)理負責檔案管理工作”的領導責任制，將基建工程項目檔案的建立與管理納入公司分管領導工作的重要議事日程。

在基建前期成立基建文件中心，配備專業(yè)的檔案工作人員，在各參建單位進廠的同時，要求各參建單位配備專業(yè)的檔案專職人員，總包單位建立文件中心，從而建立以建設單位基建文件中心為核心，工程部、計劃合同部、監(jiān)理、各參建單位等聯(lián)合組成的建設項目檔案管理工作網(wǎng)絡圖。文件中心先后制定了《檔案工作總體規(guī)劃與實施措施》《工程流通文件管理制度》《移交資料總目錄》《項目檔案歸檔管理制度》《基建項目檔案管理網(wǎng)絡及管理職責》等一系列項目檔案管理制度，及時組織各參建單位學習文件，并下發(fā)到各參建單位，讓參建單位檔案管理人員開展工作有據(jù)可依，明確項目檔案具體收集和歸檔什么、如何收集和歸檔、收集的標準是什么等一系列要求，確保了對整個項目檔案的前端控制。

2. 確保對前期文件的收集整理

工程前期文件是工程建設的依據(jù)性文件材料，指的是工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料，是工程建設核準工作的依據(jù)。為保證前期文件的齊全與完整歸檔，基建文件中心對照項目的進展情況，加強與工程部、計劃合同部的溝通，對前期文件及時收集及整理，發(fā)現(xiàn)有缺件等問題及時反饋并解決。

3. 將檔案工作納入合同管理

將項目檔案文件材料收集、整理和歸檔工作列入設計、施工合同管理中，明確要求參建單位對文件資料必須按質、按期移交歸檔，檔案移交要經(jīng)過檔案管理部門驗收并簽署確認，并設置工程款比例質保金。工程進度款的交付同樣要經(jīng)過基建文件管理部門簽名確認，以此作為工程結算的考核依據(jù)之一。這些舉措的實施，使得項目檔案管理工作有據(jù)可依，切實增強了對參建單位配合文件材料及檔案管理工作的約束性。

二、加強項目檔案工作文件交接和信息溝通，項目工程建設進度與項目檔案工作同步進行，落實項目檔案過程把控

項目檔案工作與項目建設同步進行是做好項目檔案的重要方法，基建文件中心按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，結合項目產(chǎn)生文件材料的實際情況，檢查項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性;項目文件材料的收集、整理、歸檔和項目檔案的整理與移交符合上述《規(guī)范》及《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。

1.加強內(nèi)部控制

（1）工程流通文件是指產(chǎn)生于項目建設全過程，流通于建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理和設備供應單位之間，與工程建設有關的文件材料。為加強對這些文件的管理，基建文件中心制定了“三一兩面”的管理原則，即“管理統(tǒng)一、質量第一、用戶第一、面向工程、面向生產(chǎn)”，根據(jù)建設工程進度要求，及時對各類技術文件和圖文信息進行發(fā)送和處理，為工程建設提供準確的技術文件和圖文信息。

（2） 對前期招投標文件及合同文件的把控，基建文件中心與公司計劃合同部保持密切聯(lián)系與溝通，掌握招投標及合同簽訂情況，對已完成的招投標及合同，及時聯(lián)系辦理移交，并分類登記保管。

（3）對竣工圖前期的把控，自工程建設伊始，文件中心結合自身實際情況，根據(jù)《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》的有關規(guī)定擬定竣工圖編制要求，并積極與設計單位溝通。為保證竣工圖質量，基建文件中心在竣工圖印制前就與設計單位一起就竣工圖編制深度、竣工圖折疊方式、竣工圖章等系列問題進行協(xié)商，保證了其質量。

（4）加強建設工程檔案信息化的建設。基建檔案文件中心配備基建檔案管理軟件系統(tǒng)，進行借還、分發(fā)、存儲、歸檔等管理，同時實現(xiàn)紙質檔案與電子版同步歸檔。先進的軟件系統(tǒng)和良好的硬件設施使基建文件中心成為一個全新的綜合信息儲備中心，對檔案管理的工作效率與信息化水平起到了強大的推動作用。

2. 加強外部控制

（1） 嚴格要求施工技術文件的把控和管理。工程部專工和檔案管理人員根據(jù)工程建設時間節(jié)點，按照《火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范》要求，進行監(jiān)督檢查和資料驗收。檔案工作人員對工程檔案實行過程融入的工作方法，采取填寫《單位工程竣工文件驗收記錄表》等形式，從案卷的形成至目錄的填寫，從圖紙的折疊至頁碼的編制，均嚴格要求參建單位，以確保檔案的準確性。

（2） 以點帶面。為保證施工技術文件歸檔齊全、完整，對各參建單位檔案質量標準統(tǒng)一，施工技術文件的收集與歸檔按照單位工程來移交，推行“樣板工程”歸檔移交方法，由基建文件中心按照施工進度，將早期竣工的單位工程檔案中，選取一個符合檔案要求、案卷質量高的單位工程案卷作為“樣板工程”，將“樣板工程”檔案推廣到施工全現(xiàn)場，使各參建單位對于歸檔的具體要求有了更加直觀的認識。同時，在每個單位工程的竣工資料收集齊全后，要求參建單位進行嚴格的自檢，自查后立卷單位再會同監(jiān)理、業(yè)主共同驗收簽證，驗收合格后才允許進行組卷裝訂，使竣工資料整理與施工同步進行。

（3） 充分發(fā)揮監(jiān)理的監(jiān)管作用。秉承“小業(yè)主、大監(jiān)理”的理念，發(fā)揮監(jiān)理在工程檔案管理中的作用。監(jiān)理入場后，與監(jiān)理共同制定項目建設各類表單，讓全現(xiàn)場統(tǒng)一表單，監(jiān)理組織并主持召開圖紙審查會、工程協(xié)調(diào)會、文件材料收集整理會等各類會議，促進了工程檔案的管理。

三、嚴把工程建設項目檔案竣工驗收關

工程建設項目檔案竣工驗收階段是檢驗過程把控成效，確保項目檔案齊全完整和規(guī)范的關鍵階段，應當切實抓緊抓好。

在建設工程竣工階段，各參建單位施工技術文件的移交管理十分重要。基建文件中心根據(jù)項目施工進度，要求各參建單位竣工資料整理與施工同步，通過檢查參建單位項目文件收集、歸檔及整理情況，提出問題，并匯總整改要求，確保移交單位工程的合格檔案，實現(xiàn)竣工檔案按合同及達標要求在整套啟動試運行驗收移交生產(chǎn)后45天內(nèi)移交完畢。

竣工圖整理與歸檔工作是建設工程竣工檔案的重頭戲，通過前期竣工圖的一系列把控措施后，在驗收階段首先由設計單位印制白圖，之后組織各專業(yè)專工與施工單位、監(jiān)理單位一起會審，查看竣工圖的修改有沒有到位，是否跟現(xiàn)場一致，將檢查意見匯總交設計院進行修改，在經(jīng)過專業(yè)會審后監(jiān)理單位和施工單位共同簽署竣工圖章，確保竣工圖的真實、準確和有效。

惠來電廠通過上述一系列把控措施，工程建設項目檔案管理工作取得了顯著成效，其項目檔案分別于2008年和2012年榮獲“廣東重大建設項目金冊獎”，2012年，惠來電廠一期1、2號機組工程建設項目檔案榮獲“第一批全國建設項目檔案管理示范工程”榮譽稱號。該廠的實踐經(jīng)驗和工作成果為同類型電力企業(yè)建設工程檔案管理起到了重要的借鑒和促進作用。

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作者簡介：曾海嬌，大學本科，廣東粵電靖海發(fā)電有限公司館員，主要研究方向電力企業(yè)檔案管理。