電子政務環境下檔案資源整合與共享研究

李彩紅

摘 要：網絡技術的成型帶動信息化迅速發展，而日益成熟的信息化賦予了檔案信息資源整合新的內涵和形式，也為信息的共享提供良好平臺。面對這種發展趨勢，如何在電子政務環境下加強我國檔案信息資源的整合與共享，已經引起檔案學者的普遍關注。此篇論文主要把握我國檔案理論與實踐方面的研究脈絡和側重點，深入了解我國電子政務環境下檔案資源整合與共享研究的不足和實踐中遇到的瓶頸問題，重點分析我國實現檔案資源整合與共享的要求和形式，以期找到實踐中所遇瓶頸問題的根源，突破老式陳舊的檔案管理思路，尋求更加合理的全新管理模式。關注電子政務環境下檔案信息資源整合與共享的實踐運用，做到理論與實踐并舉，推動檔案信息資源整合與共享的實踐發展。

關鍵詞：檔案資源整合;信息安全;共享

網絡環境的形成，加速信息化進程，同時賦予了檔案信息資源整合新的內涵，也為檔案資源的共享提供了良好的平臺。也就是說，通過借助現代化的通信系統與網絡系統，檔案信息資源的整合與跨時間、空間的利用具有了可行性。

面對快速的網絡技術發展趨勢，如何在電子政務環境下加強我國檔案信息資源的整合與共享？本課題提出的理論與實踐意義在于：第一，深入了解及剖析國外現階段對檔案信息資源整合與共享的研究現狀，對比把握我國研究脈絡、側重點，總結已取得的成果和實踐下之瓶頸問題;第二，分析檔案資源整合與共享所涉及的一些瓶頸問題，以其找到根源，突破老式陳舊的檔案管理思路，尋求更加上層合理的全新管理模式;第三，關注電子政務環境下檔案信息資源整合與共享的實踐運用，做到理論與實踐并舉，推動檔案信息資源整合與共享的實踐發展。

一、國內關于檔案資源整合與共享的研究

我國檔案學界對檔案信息資源整合與共享問題的關注和研究始于近幾年。雖然起步晚，但我國檔案學者對這一課題的研究和探討賦予了極大的熱情，與時俱進，碩果不斷。但是礙于現實條件和科研水平的制約，我國檔案學研究真正將檔案信息資源管理置于網絡環境下的探究卻開始于2005年后。2013年4月初，我以本校數字圖書館館藏、China National Knowledge Infrastructure（簡稱CNKI，中國知網）數據庫作為數據源，以主題詞為檢索項，共檢索到相關文獻165篇，其中期刊文獻160篇、優秀碩士論文25篇。在這些優秀的文獻和論文資料之中，提及電子政務環境下檔案資源整合和共享的論文數量為5篇，2篇以企業檔案為研究主題。由此可見，盡管業界對電子政務環境下檔案資源整合與共享進行了一些有益的探索，但在檔案資源整合與共享機制改革與創新方面，明顯亟待進一步探討研究。

二、國外關于檔案資源整合與共享的研究

歐美國家的檔案管理一向以檔案資源的最大限度利用為目的，甚至出現過很長時期的“實用主義”論，違背了檔案管理的初衷與意義，但不可否認的是歐美國家具有天然的技術優勢和先進的數字技術，及成熟的網絡環境。在我國研究者還聚焦將圖書館、檔案館和博物館的各自發展時，歐美一些國家已經致力于圖書館、檔案館和博物館的三館合一，將大量傳統紙質館藏轉換為數字符號，以數字形態通過網絡為用戶提供超越時空的服務。依舊以本校數字圖書館館藏、China National Knowledge Infrastructure（簡稱CNKI，中國知網）數據庫作為數據源，以主題詞為檢索項，共檢索到46條數據。圖一是按年代統計的結果。

著名的檔案管理理論學家雷沃德教授曾于1998年首先在他的文章Electronic information and the functional integration of libraries，museums and archives中提出將物理形態的媒體（紙質檔案）轉變為數字形態的媒體（數字檔案），待信息化發展成熟后將國家圖書館、檔案館和博物館（簡稱LAM）三館合一。雷沃德教授認為LAM功能整合能解決檔案資源整合與共享的難題，這被國外檔案學術界公認為三館合一理念的起始。

由圖分析可知國外對LAM數字資源整合的研究2006年最為興盛（該年共發表了8篇專項論文），研究領域擴展到LAM元數據和數字資源的整合。2007-2008年研究熱潮回落（發表論文4篇）。2008年之后論文數量基本保持穩步增長。

無論是美國1996年推動實施的IMLS（博物館與國家圖書館聯合）服務計劃，還是2004年加拿大頒布的LAC（國家圖書館和國家檔案館）法令，都是基于加速LAM三館合并的進程，以圖更好地實現電子政務環境下檔案資源整合與共享，給社會民眾提供更優化的信息服務平臺。然而國外實行的分散式管理方式很容易造成數字資源的重復建設，浪費信息資源。站在巨人的肩膀上，我國研究人員利用這些研究工作中的優勢與弊端，將LAM的研究重點放在優化LAM數字檔案基礎框架結構，配置更加寬泛的內置資源，以及提供更加深層次、一體化的信息資源服務上，避免了類似的彎路。

三、檔案資源整合與共享的內涵界定

當今社會信息資源的重要性不言而喻，掌握信息資源，就能贏得先機。檔案資源之所以在信息資源的大家族中得天獨厚，關鍵在于它最獨特的屬性—原始記錄性。因此，隨著我國社會信息化的不斷深入以及電子政務工程的全面實施，對大量的、涉及范圍廣的、凌亂分散的檔案資源進行系統的優化組合與無縫聯結，其最終目的是實現檔案資源的合理組織，實現電子政務條件下檔案管理系統的優化配置，以及檔案資源的充分利用和最大增值。

四、檔案資源整合與共享的基本內容

電子政務環境下檔案資源整合與共享涉及社會的各方各面，是個復雜而龐大的工程。首先，在宏觀層面上離不開國家這個大機器指明總體規劃和管理方向，給予政策性引導和法律保障。其次，需要各級政府、各個行業和地區之間協調一致，有條不紊地進行檔案信息資源的整合與開發利用，以期實現最大限度地檔案資源共享。最后，需要各級檔案部門之間按照國家的政策與規劃，具體實施開展活動。如果經濟和政策條件允許，我們可以嘗試效仿外國的LAM理念，使國家圖書館、檔案館和博物館等信息部門多館合一。因為電子政務環境下檔案資源整合與共享管理系統其實就是計算機和互聯網技術支撐下的檔案數字資源管理系統，因此需要現代化的通信系統與網絡系統建設。

電子政務環境下檔案資源管理系統由四個不同層次的信息資源整合與共享平臺構成。四者相互協調融合，運行機制自成一脈相輔相成，信息涵蓋面廣而全，實現了對檔案信息資源與社會其他信息資源的大融合。這些系統最大程度構建成全面共享的網絡平臺，為電子政務環境下檔案信息資源整合與共享提供了龐大的信息存儲和設備支撐。

五、電子政務環境下檔案資源整合與共享的實現條件

建設好網絡基礎設施和現代化通信系統是實現檔案資源整合與共享的基礎，畢竟整合與共享檔案信息的運行環境是網絡。

計算機和網絡系統為數字信息資源交換和共享提供平臺。目前美國處于檔案數字化研究前沿，其國家檔案館與文件署（NARA）鑒定了一系列促進檔案數字化的工程項目，例如EAP工程（電子存取工程），力圖將檔案館部分盡快數字化，實現全國范圍內無限制因特網檔案查詢及相關電子檔案閱讀。與國外相比我國檔案部門的網絡基礎建設較為薄弱，館藏仍以紙質為主，電子檔案規模尚未形成，還不能完全適應電子政務環境下檔案資源整合與共享的內部需求。因此，檔案信息資源數字化迫在眉睫。

網絡建設中檔案信息安全也是檔案工作者和技術人員必須要考慮的核心問題。技術從來都是一把雙刃劍，在我們致力于最大程度的實現檔案信息資源共享的同時，信息資源的整合與共享也同樣給檔案資源的開發和利用工作帶來風險和挑戰。這主要是因為檔案整合與共享過程中形成的數字檔案賴以生存的電腦與網絡空間充滿了不安全因素。這些安全隱患會破壞檔案的真實性和準確性，那檔案獨有的原始記錄性也將無從談起。

電子政務是一項龐大復雜的系統工程，涉及政府各個職能部門，其正常運作和高效執行依賴于各類社會信息的整合與共享。檔案部門作為國家行政管理部門之一，各職能部門電子文件等信息資源的集散地，必然要加入到電子政務改革浪潮之中。因此，檔案管理工作中心應快速集中到檔案資源整合與共享上，有效地支持電子政務建設，適應新環境對檔案工作的需求。

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