加強教學檔案管理促進教務教學發展的路徑分析

劉軍華

摘 要：高職院校的教學檔案是高職教學過程中形成的有價值的各種形式的歷史記錄，對服務于高職實踐性強的教學特點發揮著基礎性作用。隨著社會發展以及整體教學質量和需求的不斷提高，當前我國高職院校教學檔案管理已不能完全適應時代發展需求。本文分析了目前我國高職院校教學檔案管理存在的突出問題，提出新時代轉變高職教學檔案管理方式方法途徑，促進教務教學可持續發展。

關鍵詞：教學檔案;教務教學;措施建議

隨著高等職業技術教育的蓬勃發展以及現代信息技術的廣泛運用，教學檔案對提高教學質量的重要性日益明顯。院校檔案管理只有最大限度地提高檔案的利用效能，才能使高職院校教學檔案滿足院校發展、教務教學和教師專業發展的需求。

一、教學檔案管理對教務教學發展的作用分析

高職院校教學檔案管理是教學管理和檔案管理的基礎性工作，直接服務于教務教學、教學研究、提高師資水平等各核心環節，隨著檔案材料的不斷豐富和信息化利用手段的完善，其作用越發重要和凸顯。

1.助力教育改革進入深化階段，促進其整體發展

目前，高職教育已經進入全面深化改革階段，教師專業化發展、學生動手能力的提高是教學中的現實課題和目標要求。教學檔案管理服務于教師專業化建設，其作用體現在：對有價值的教學歷史資料的運用，能夠引導、拓展教師教學思路，借鑒先進的治學教學理念、教育科研及實踐方法，進而推進教師專業化發展。實踐性是職業教育的突出特點也是基本要求，技術經驗又是提高實踐技能的重要途徑，教學檔案在此路徑上可發揮接力作用，讓學生充分利用好技術發展領域已有的成果，從而促進能力提高，促進教學效果。

2.教學檔案資料的深化利用，提升師資能力

目前，高職教師隊伍的學術和教學水平在適應以教學工作為中心的改革中不斷完善和提高，教學方法也在創新中得以發展和豐富。有此局面，教師整體素質提高是主因，但也得益于教師通過運用豐富的教學檔案資源實現相互借鑒學習，拓寬思想維度，提高能力水平。檔案管理在此發揮了重要的交流平臺作用，教師們可利用教學檔案篩選有價值的教學資料，自覺借“他山之石”攻已之“玉”，在交流中繼承創新，逐步探索出更有效的教學方法。

3.促進教學規范化建設，提高管理水平

規范化的教學檔案管理能對教學工作進行階段性客觀總結歸納，通過統計分析，發揮動態反饋信息功能，促使教學措施進一步完善。教學檔案管理通過資料的歸檔與驗收，做到與教學各環節及時同步，實時反映出教學規范化建設存在的傾向性問題;資料的成套性又從整體和全局反映出教學態勢，有利于從宏觀上及時發現和克服教學管理不規范的環節;教學科研檔案管理能更有效地掌控科研過程，發揮橫向聯合、縱向積累及促進成果轉化等作用。

二、教學檔案管理存在的突出問題

1.教學檔案管理的利用價值沒有得到應有重視

教學檔案保存的目的就是為了滿足利用者需求。檔案管理的收集整理、鑒定保管、統計檢索等前置環節最終以其提供利用為終極價值。一是“重藏輕用”的傳統思想依然是限制教學檔案更好發揮作用的樊籬，很多院校從制度建設到管理人員崗位能力結構要求，都反映出重視歸檔、忽視利用的傾向，對檔案的主動提供考慮得更少，甚至有的在檔案管理中以安全、保密等為理由，制定一些限制性措施，使檔案管理措施反而猶如一道壁壘，限制了檔案的利用。二是存在重文書檔案輕教學專業檔案傾向，導致檔案管理與教學質量提升嚴重脫節，成為院校行政化管理服務部門。作為教學檔案的歸檔范圍，除了日常教學產生的行政性文書資料之外，應當高度重視專業建設資源的管理。充分進行科學調研，了解大家在專業課題和教學科研建設方面的利用需求，擴充教學檔案歸檔范圍，為教學、科研、學生管理等提供有效服務。

2.教學檔案管理缺乏制度性保障

教學檔案管理制度建設不系統、不健全，執行規章制度不嚴謹，無章可循、行之無矩是檔案管理不規范的基礎性問題。高職院校一般發展時間相對較短，教學檔案材料來源多樣，亟需構建完整的管理制度來保障。有的院校把教學檔案管理當負擔，其部門處于邊緣地位，管理并未納入院校整體制度建設宏觀規劃，由檔案管理部門跳“獨角舞”;有的雖有一定的制度基礎，但執行無監督考評機制，教學檔案管理處于隨心所欲的散漫狀態，很多檔案材料應藏不歸，藏而不整，甚至歸后遺失，給教學資源管理帶來極大損失。

3.檔案管理人員能力現狀不適應檔案工作要求

高職院校教學檔案管理人員普遍存在半路出家，檔案業務理論底子薄，崗位素能不夠專業等問題;相當一部分人把檔案管理僅僅當作收發性事務工作。同時，各高職院校缺乏對教學檔案管理工作的科學考核機制，致使某些檔案管理人員服務意識淡薄，工作質量水平有待提高。此外，對現有崗位人員的在職系統性培訓較少，管理水平始終在低層次徘徊。

4.教學檔案管理措施落后，信息技術應用程度不高

檔案信息化是檔案工作的發展方向，也是提高檔案管理服務水平的重要途徑。受思想上重視不夠，經費上投入不足，管理上要求不嚴，技術上保障不力等諸多因素影響，相當多的院校在教學檔案管理中信息化水平不高，檔案資料電子化占比很小，檔案管理仍采用傳統的手工模式，信息化、網絡化應用或沒建立，或剛起步，不適應新媒體時代背景，跟不上檔案利用者需求。

三、實現高職教學檔案管理提質增效的基本措施

1.狠抓規范化管理體系，拓寬教學檔案管理的主體范圍。教學檔案管理并非檔案管理部門一家之責，構建完整的資源收集、保存和利用體系，橫向上需要高職院校各部門共同努力，縱向上需要納入院校綜合管理體系。一是要根據《檔案法》要求，制定相應的管理制度，促進教學檔案管理步入規范化軌道。二是積極完善檔案基礎設施，加強檔案管理硬件建設，加大經費投入，打造庫室面積達標、設施完善、功能齊全、服務便捷的管理環境。三是全面形成領導重視、部門負責、全員參與、各負其責、齊抓共管的良性工作氛圍;建立檔案管理監督機制，堅持問題導向，加強定向督導，及時對教學檔案管理工作進行監督。四是構建科學的考核評價問責機制，將檔案工作納入年度考核內容，把壓力和責任傳導到教學檔案的“主力軍”即高職院校各內設機構及二級學院等，督促其發揮既主抓主管又協抓協管的作用，將規范化歸檔工作作為先進評選的硬指標，確保無障礙運行。

2.狠抓檔案資源的歸檔和利用，促進教學系統化建設。一是深度挖掘檔案資源，構建涵蓋紙質、實物、音像等多類型、多載體的檔案資源建設。按照誰經辦誰歸檔的原則，通過事前提醒、事中跟進、事后督促等形式，力求從源頭上做到及時收集和管理。二是圍繞教學中心任務，充分發揮檔案獨特的服務功能。不斷完善檔案利用服務體系，拓寬服務領域，實現檔案利用四個方面全覆蓋，即：載體形式全覆蓋，時間跨度全覆蓋，服務領域全覆蓋，服務手段全覆蓋。三是根據利用者需求，逐步加大教學檔案主動提供利用的范圍領域和渠道途徑，規范開放歷史檔案的范圍和期限，通過檔案閱覽、外借、復制、證明等服務方式，充分發揮教學檔案對教學及管理的服務保障作用，最大限度滿足利用者需求。

3.狠抓檔案人才隊伍專業化建設。要切實重視教學檔案管理隊伍的穩定和人才培養，為教學檔案工作可持續發展提供人才保障。一要配齊配強檔案隊伍，高職院校要配備與工作量相匹配的專（兼）職檔案人員，搞好梯隊建設，重點選拔檔案專業、計算機專業人員充實到檔案隊伍，以適應新形勢下檔案發展需要。二要重視檔案人員的繼續教育，以送出去學、引進來教、崗位上練的方式，不斷提升檔案人員業務能力水平，努力培養專家型檔案人才，充分發揮專家骨干的示范帶頭作用。三要激勵引導并重，不斷強化職業信仰，有針對性地搞好思想引導，對檔案人員的工作亮點，要及時給予肯定。同時，積極為檔案人員培訓深造、掛職鍛煉、交流任職等創造條件，營造栓心留人的環境。

4.狠抓教學檔案信息化建設。圍繞實現“存量數字化、增量電子化、利用網絡化”目標，緊抓各地智慧城市、智慧院校建設機遇，把檔案信息化建設納入整體規劃中來統籌推進，為教務教學和領導決策提供大數據支持。一是積極開展庫存紙質檔案數字化工作，通過信息化建設和購買服務等措施，實施庫存紙質檔案數字化和數字化成果掛接工作。二是開發或運用網絡版檔案管理系統，實現在線歸檔、網上借閱、在線檢索、電子書生成、條碼管理、在線編研等多種功能。三是深入推動在線歸檔和網上借閱工作，運用網絡和專用軟件系統，實現在線查找和借閱。四是要求相關部門和承辦人在線歸檔，錄入歸檔信息，上傳電子卷宗，打印帶條碼卷皮，實現電子文檔的在線歸檔。

四、結語

高職教學檔案管理工作是高職教育全局中的一項基礎性工程，對于教育教學水平提升和創新發展具有直接服務和驅動創新的功能作用。新時代，高職教學檔案工作要注重把握時代脈搏，突出在規范化管理體系、集約化開發利用、專職化隊伍建設、信息化運用等方面狠下功夫，推動高職教學檔案工作在高職教育改革發展中提質增效。

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