檔案信息時代檔案職業價值的再認識

摘 要：縱觀檔案事業，紙質為媒介的傳統檔案管理形式延續至今，影響深遠。立足信息時代，鑒于計算機技術以及網絡通訊技術的發展，電子檔案成為趨勢，改變了傳統檔案管理的內容與方式。基于此，傳統檔案管理形式以及管理人員都面臨新的挑戰，職業價值需要進行重新考慮與定位。本文以信息時代為切入點，對新時期檔案職業變化的背景與特征進行了深入的分析，探討了信息時代對檔案職業產生的影響，提出了針對性的應對策略，以期推動檔案職業的健康與可持續發展。

關鍵詞：信息時代;檔案職業價值

前言

對于檔案職業，主要是從事檔案管理的相關人員，核心職能是對價值檔案信息進行管理與保存，滿足全社會對檔案服務的需求。在信息技術的影響下，檔案管理現代化不斷發展，檔案管理人員在工作內容與模式上都面臨新情況。為此，檔案管理人員要適應新局面，轉變思維，適應檔案管理信息化建設的需求，全面提升檔案管理整體水平。

一、對檔案職業變化情況的概述

1.檔案職業發展背景的演變

隨著社會的不斷發展，檔案職業規模呈現擴大趨勢，職業地位提升，檔案職業社會功能更加顯著。基于民主法治，檔案管理向著規范化與法制化方向前行。隨著經濟社會發展，檔案專業教育興起，借助系統學習與培訓，檔案管理人員整體素質不斷增強。從本質上講，技術創新以及思維轉變是推動檔案職業變化的根本原因，強化檔案職業形式內容與社會需求的適應。信息技術的發展使得全社會認識問題與思考問題的方式發生轉變，網絡化與數字化融入日常生活，檔案管理觀念以及管理手段也要與時俱進，強化檔案信息資源的全面整合，服務方式更顯多元化特點。

2.信息時代檔案職業的特征

（1）檔案內容涉獵更多領域，載體形式更加多元化。立足信息時代，檔案內容更加廣泛，突破單一領域的限制，事關社會生活的方方面面。同時，檔案載體形式也更加多樣，涉及紙質、音像、照片以及數字檔案等形式，融合多種信息于一體，更顯多種信息媒體的集成性特征。

（2）檔案管理對信息技術依賴性較強。隨著計算機技術的不斷普及，系統軟件在信息處理中的作用更加突出，電子文件數量與規模都呈現上升的趨勢。基于此，信息技術在檔案管理中得以應用，檔案管理工作對計算機技術呈現較強的依賴性。依托計算機系統，檔案管理流程更加細化，環節控制更加到位，工作效率大幅提升，強化資源的合理配置。

（3）管理方式更顯智能化，資源共享度增強。在計算機智能系統的應用下，信息資源先行被虛擬化處理，其存儲無需較大空間，在根本上對緩解存管壓力作用突出，強化管理的高效性與便捷性。另外，依靠計算機技術進行檔案信息分類，檢索速度更快，效率更高，精準定位檢索范圍。從應用角度分析，借助現代網絡通訊技術，強化信息互通互聯，檔案傳輸不受時間與空間的制約，信息資源共享率與利用效率都顯著提升。

（4）檔案服務手段更加多樣化。從檔案利用角度分析，檔案的使用不再局限于現場查詢，可以借助多種信息化手段進行，如郵件、網站查詢下載等等。另外，檔案機構也可以開通微博、微信以及公眾號等服務，抑或是設計APP應用軟件，主動進行信息的發布，為公眾查詢提供便利。

二、信息時代對檔案職業產生的影響

1.電子檔案成為核心檔案模式，載體形式多樣

在科技的影響下，新材料改變了傳統檔案載體形式，涉及圖像、照片、影像等多種形式，給使用者以視聽新感受，這也是電子檔案優于紙質檔案的重要因素。鑒于紙質檔案較強的原始性與真實性，其仍具有一定應用價值。與此同時，紙質檔案要加快向數字化轉變，有效增強管理力度，切實提升檔案利用效率。紙質檔案數字化極具長期性與復雜性，以計算機錄入為主要形式，融掃描、縮微以及多種數字轉換技術于一體，構建計算機可識別的數字形式，形成數據庫，加快檔案信息數字化進程。

2.檔案管理人員服務變被動為主動，能力與素質要求更高

（1）實體檔案管理者變為信息開發者。在傳統檔案管理中，檔案管理人員對檔案實體擁有控制權，借助多種渠道獲取資源，擁有話語權，對檔案開發應用權力較大。隨著信息化的加強，信息技術的作用滲透在管理行為實踐之中，檔案管理者的身份由保存者轉變為傳播者，從被動工作變為主動參與。

（2）管理者參與檔案全過程，更顯主動性與參與性。在傳統檔案管理工作中，管理人員負責檔案收集與保管，但是，兩個環節各自獨立，只有收集歸檔的時候產生交集。電子文件完全不同，以信息技術為基礎，整個系統設計與管理都需要進行標準化操作。基于此，檔案管理者工作范圍更廣，實施全程管理，增強主動性與參與性，提前進入文件生命周期，強化整個管理行為的系統化。

（3）檔案服務者由被動服務變為主動服務。在檔案服務中，傳統服務模式過于被動，很多檔案管理人員重視館藏，忽視利用，也就是說，將工作的中心放在檔案保管整理方面，只是為檔案使用者提供“有問必答”的服務，服務盡顯被動性，很難滿足利用者的需求。隨著網絡化與信息化的發展，檔案管理人員既要滿足收集與保管的工作，又要具備多方面的信息技術能力。

（4）檔案管理人員能力素質要求高，心理素質面臨挑戰。立足信息時代，面對復雜多變的檔案工作，檔案管理人員既要掌握檔案管理知識，又要涉獵更多專業領域，發揮先進技術設備與管理知識對檔案現代化管理的作用，為全社會提供更加優質的服務。另外，檔案工作實踐存在一定重復性、單調性，尤其隨著信息化建設的加強，檔案管理人員在知識與技能方面面對更高要求，需要承受更多的挑戰與壓力，對檔案管理人員心理產生影響，甚至誘發負面情緒，不利于工作的開展，需要具備樂觀向上的心態，才能克服不良情緒，以更好姿態投入現代檔案管理工作之中。

三、信息時代如何提升檔案職業價值

1.做好檔案安全防護工作，加快數字化轉換與資源整合

（1）做好紙質檔案防護工作。立足新時期，紙質檔案與電子檔案處于共存狀態，因此，紙質檔案的防護工作不容忽視。重視檔案存儲位置的環境防護工作，避免檔案受到損害，維持檔案較長的使用周期，保證檔案的原始性與真實性。

（2）加快檔案數字化轉換進程。面對檔案信息化建設的加強，要加快檔案數字化轉化進程，遵循技術規范與要求，對軟件設施進行更新，保證較強的存儲性能，構建合理數字化流程，增強數據遷移的嚴謹性，避免信息泄露與丟失。具體講，檔案信息的數字化技能為信息安全增添防護屏障，又能彌補紙質檔案的缺陷，對檔案開發利用意義重大。

（3）推動檔案信息全面共享與整合。在信息時代，計算機與網絡信息技術處于不斷更新優化與完善中，日漸成熟，為檔案信息資源的收集與采集提供巨大便利。另外，信息資源之間構建了相應關聯，信息碎片化現象得以改變。依托信息化建設，檔案信息資源傳遞更加迅速，檔案利用不受時空限制，資源共享性更強。

2.提升檔案管理人員綜合素養，增強主動服務意識

（1）拓展知識范疇，增強專業能力。對于信息時代檔案管理工作，除了要掌握基礎的檔案管理知識外，還要注重專業學科理論知識的學習，以便能夠更好地在海量信息中收集價值信息。另外，先進科技的掌握也不容忽視，以便更好發揮技術優勢，促進檔案管理工作的高效進行。

（2）重視數字檔案安全防護技術學習，構建主動服務模式。為了保證數字檔案信息的安全性，檔案管理人員要了解與掌握更多防護技術，如數字加密技術以及防火墻病毒技術等，達到對計算機的實時防護，保證載體可靠性。另外，針對服務模式，要采取主動服務方式，在了解館藏內容的基礎上，善于挖掘社會檔案信息資源，重視編研工作，力求工作的超前性，依托現代信息技術，提升工作效率，增強全社會滿意度。

3.加強檔案信息制度建設，形成合理標準，拓寬融資渠道

（1）重視檔案信息化標準建設，力求全面性。首先，鑒于電子檔案與傳統紙質檔案的差異，要構建全新的業務標準，為管理工作開展提供依據。其次，針對檔案信息建設中的軟硬件的應用，構建技術標準與規范，為合理高效應用創造條件。再次，鑒于載體的差異，要有針對性地建立載體標準，維護檔案信息的長期有效性。

（2）重視檔案信息化法律法規建設，拓寬基礎設施建設渠道。目前，盡管檔案信息化建設得到全面落實，但是，相關法律法規建設處于滯后狀態，針對性不強，不利于信息化工作的有序開展。因此，要加快法律法規建設，強化制度性保障作用的發揮。對于檔案信息化建設的推進，財政支出必不可少。要合理加大檔案事業預算，擴大資金支持。另外，檔案事業的發展離不開社會各方力量的共同努力，要重視與社會相關部門建立聯系，合作互利，以便獲取更多資源支持。

綜上，立足信息時代，檔案信息化勢不可擋，檔案價值在全社會范圍內得以體現。因此，要對新時期檔案職業給予端正認識，明確新的發展特征，全面體會信息化帶給檔案職業的影響，敢于面對新情況，解決新問題，找出適應檔案信息化建設的應對策略，使得檔案服務更顯全方位性，在根本上推動檔案職業實現新的飛躍。

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作者簡介：廖宇紅（1970-），女，大專，河源市中醫院辦公室，檔案館員。