信息化環(huán)境下檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究

李亞菲

摘要：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，信息資源的重要性越來越突出，檔案作為信息資源的主要組成成分，也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化以及服務(wù)模式的創(chuàng)新。現(xiàn)階段，如何進(jìn)行檔案管理方式的改革，使之適應(yīng)新時(shí)代下信息化的工作需求，是檔案部門研究的重要課題。本文首先闡述了檔案管理創(chuàng)新在企業(yè)經(jīng)營中的意義，并分析了企業(yè)檔案管理改革創(chuàng)新面臨的問題，深入探究了相應(yīng)的解決辦法，希望能為相關(guān)工作者提供指導(dǎo)和幫助。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;檔案管理;服務(wù)模式創(chuàng)新

一、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新在實(shí)際經(jīng)營中的意義

現(xiàn)階段，企業(yè)在經(jīng)營過程中十分注重創(chuàng)新。管理創(chuàng)新不僅是當(dāng)下信息化時(shí)代的需求，也是檔案工作保持生命力的基礎(chǔ)和動(dòng)力。檔案管理工作需要做到開拓創(chuàng)新，注重與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，在進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)用改革創(chuàng)新的思維，使得檔案與當(dāng)前信息化時(shí)代相契合。

1.1檔案管理創(chuàng)新是發(fā)展檔案事業(yè)的工具和手段

通過檔案管理創(chuàng)新，相關(guān)工作人員能夠牢牢把握檔案工作過程中的各種改變，包括主觀條件、客觀條件的改變以及檔案工作隊(duì)伍人員調(diào)整變化等，將其有效轉(zhuǎn)化為檔案事業(yè)進(jìn)步的工具和機(jī)遇，從而推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

1.2檔案管理創(chuàng)新能夠提升檔案工作人員的整體素質(zhì)

想要進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，相關(guān)工作人員首先需要提升自身的業(yè)務(wù)水平，通過學(xué)習(xí)相關(guān)科學(xué)技術(shù)來提升自身的創(chuàng)新能力，同時(shí)，通過進(jìn)行檔案的管理創(chuàng)新，又能夠同時(shí)提升自身的工作能力，并豐富自身的工作經(jīng)驗(yàn)，為之后更高難度的檔案管理工作打下基礎(chǔ)。

1.3管理創(chuàng)新帶有學(xué)術(shù)研究性質(zhì)

任何事物的管理創(chuàng)新均具有學(xué)術(shù)性質(zhì)，檔案管理創(chuàng)新工作也不例外，檔案管理創(chuàng)新有效結(jié)合了管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)以及統(tǒng)計(jì)學(xué)等多項(xiàng)學(xué)科，通過對其進(jìn)行管理創(chuàng)新，能夠找到最科學(xué)的管理規(guī)律，結(jié)合之前的成功管理經(jīng)驗(yàn)，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展開辟新的思路和方法。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理改革創(chuàng)新過程中存在的問題

2.1在信息資源開發(fā)方面

當(dāng)前，我國企業(yè)的信息資源開發(fā)工作僅僅局限于目錄錄入以及信息化的初級加工，信息資源的深度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。同時(shí)，企業(yè)的數(shù)據(jù)庫檢索以及檔案信息的數(shù)字化普及程度不高，導(dǎo)致企業(yè)花費(fèi)了大量的資金進(jìn)行信息資源的相關(guān)建設(shè)，但是卻沒有真正發(fā)揮其作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的信息化。

2.2在信息利用需求方面

現(xiàn)階段，我國接大部分企業(yè)在進(jìn)行現(xiàn)有檔案管理時(shí)仍然采用傳統(tǒng)的被動(dòng)管理手段，改革也是一種被動(dòng)狀態(tài)下的改革。企業(yè)的檔案管理意識淡薄，服務(wù)意識低下，使得整個(gè)企業(yè)的數(shù)據(jù)資源利用率低下，利用模式較為單一。同時(shí)，企業(yè)的專業(yè)檔案管理以及信息提取人員缺乏，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息的第一時(shí)間錄入以及數(shù)據(jù)信息的共享，整個(gè)企業(yè)的檔案管理進(jìn)展速度緩慢且檔案管理質(zhì)量不高。

2.3制度建設(shè)方面

當(dāng)前，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)尚未建立完善的電子檔案管理制度和管理方案，使得電子檔案的管理以及歸檔是沒有完善的制度可以遵循的，導(dǎo)致在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的情況。

2.4管理機(jī)制方面

企業(yè)檔案管理在管理機(jī)制方面存在的主要問題是檔案管理的動(dòng)力不足，尚未建立完善的檔案評價(jià)機(jī)制、反饋機(jī)制以及員工激勵(lì)機(jī)制，同時(shí)，對于企業(yè)人才的選拔以及培養(yǎng)機(jī)制還不明確，導(dǎo)致檔案工作的開展動(dòng)力不足，檔案工作人員的工作積極性不強(qiáng)。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理改革創(chuàng)新的有效措施

3.1信息資源整合

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理存在的主要問題便是信息資源的利用率不高，造成信息資源的浪費(fèi)，同時(shí)，信息較為匱乏且信息管理系統(tǒng)建設(shè)不注重效率。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)普及的時(shí)代，用戶更加希望通過查詢檔案信息獲得多角度、多層次的信息資源。為了切實(shí)滿足用戶的實(shí)際需求，提升檔案部門的數(shù)據(jù)查詢效率，企業(yè)需要將信息技術(shù)應(yīng)用其中，有效整合企業(yè)現(xiàn)有的信息資源，顯著提升信息查詢的效率，減少由于長時(shí)間查詢造成的市場流失和經(jīng)濟(jì)消耗。利用信息技術(shù)進(jìn)行信息資源的整合，能夠形成一個(gè)成規(guī)模的資源池，從而更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的利用，從而結(jié)合這些信息進(jìn)行資源的開發(fā)、預(yù)測，將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分的發(fā)揮。

3.2改變服務(wù)模式

檔案工作主要是為了給用戶提供更好的信息化服務(wù)，現(xiàn)階段，我國絕大部分企業(yè)的檔案服務(wù)模式仍然是傳統(tǒng)的被動(dòng)模式，造成這一現(xiàn)象的主要原因首先是由于企業(yè)數(shù)字化資源數(shù)量較少，且保存的質(zhì)量較低，無法借助全文檢索的方式來進(jìn)行信息的查詢;其次，企業(yè)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平較低，無法為檔案服務(wù)模式的進(jìn)步提供動(dòng)力和支持。因此，想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步，需要從以下幾個(gè)方面入手：第一，工作人員要改變傳統(tǒng)的工作理念，將傳統(tǒng)的被動(dòng)工作方式變?yōu)橹鲃?dòng)出擊，加強(qiáng)與數(shù)據(jù)需求人員之間的溝通交流，深入了解數(shù)據(jù)需求人員的工作和需求，制定個(gè)性化的檔案查詢服務(wù)。同時(shí)，還需要建立反饋機(jī)制，對享受服務(wù)的人員進(jìn)行詢問，了解其對檔案查詢服務(wù)的不滿并加以改進(jìn)。第二，需要改變檔案管理的服務(wù)模式。在了解需求者的實(shí)際需求后，可以定期向檔案利用者進(jìn)行相關(guān)信息的推送，使得信息利用者產(chǎn)生對檔案部門的依賴性，將利用人員將檔案部門當(dāng)作數(shù)據(jù)查閱庫這一傳統(tǒng)觀念進(jìn)行改變。第三，檔案部門需要改變檔案信息資源的提供方式。簡化信息內(nèi)容，讓信息需求者能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)其所需要的答案。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各大行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案管理行業(yè)也是如此。信息化環(huán)境下，檔案管理工作需要不斷的加強(qiáng)創(chuàng)新，并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行信息整合，從而改變服務(wù)模式，為企業(yè)的正常運(yùn)作和快速發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。