提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

竇金麗

摘要：在企業內部中，由于工作量較多，所以辦公室工作人員工作質量對企業的整體工作效率有著極大的影響，同時也是決定企業良好發展的關鍵原因。其中，文秘工作效率影響著整個辦公室工作質量，各企業都要加強對文秘工作的重視。本文就對提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略進行深入探討。

關鍵詞：辦公室;文秘;工作質量;策略

在很多企業、機構中，辦公室處在中心地位，其承擔的工作不僅種類多，而且數量非常大。辦公室工作不但要嚴格遵守上級的命令與要求，還應當對下層工作人員的情況進行全面的了解。在政府、企業內部承擔著事物處理的工作人員，還要具備良好的溝通能力與調節能力。就文秘工作人員來說，他們應當確保工作的質量與水平，才能促進所在企業單位的穩定運行與發展。

1、辦公室文秘工作質量和水平發展的意義

在辦公室中提升文秘人員的工作質量和水平在發展和建設中就有重要意義。由于辦公室是相關機構發展的核心場所，是整個機構在辦事方向上和發展行政工作的主要任務和要求，無論是上級的領導，還是下級的群眾，都要經過辦公室實施任務和處理工作。所以辦公室的文秘人員在工作中對各個工作都要掌握具體情況的實施條件，利用更合理的方法來解決工作中出現的問題。只有文秘人員發展良好的交流工作和積極的工作態度，才能為辦公室任務的實施發展更好的工作質量和水平。所以說要提升辦公室文秘人員的工作質量和水平具有重要意義，在實際工作中不僅要具有良好的道德規范，以嚴謹的、耐心的態度對待工作中出現的問題，遵守辦公室體現的相關規定。還要在自身素質和辦事效率上進行提升，要體現工作效率和質量相結合的方式，還要根據上級領導的合理安排積極做出解決的方法，與下級進行友好的交流和溝通，從而使相關機構在工作內容上能實現合理的規范性。在各種實施條件下，辦公室的文秘人員才能實現工作質量和水平的提升效果。

2、提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

現階段為有效提高政府部門辦公室工作質量，要根據目前所存在的問題進行分析，并提出相關策略。根據有效的研究調查發現，目前政府組織機構辦公室文秘工作存在的問題在一定程度上阻礙了相關單位的發展，因此要積極解決。提高政府部門的工作效率主要有以下幾點。

2.1加強對文秘進行定期培訓

從現實意義上來說，一個文秘自身素質的好壞，直接影響了整個工作的效率和質量，如果辦公室的文秘能夠得到定期的培訓，不管是對他們的工作方式和辦事效率都將是一個大幅度的提升。企業或者單位要加大對員工培訓的資金投入，盡可能的給文秘員工創造專業知識學習的氛圍，提高他們的自身素養和能力。定期對文秘進行計算機培訓，讓文秘能夠更加熟練的操作計算機，有效的制作辦公文件，一旦熟練的計算機運用能力形成，將大大提高工作的運行效率，改變傳統的辦公方式，是整個辦公更加方便快捷，其次，對文秘人員進行在職培訓，主要是針對辦公室文秘基本的業務素質、專業技能方面進行培訓，提高文秘們的業務能力，讓員工們明白這份職業的基本要求所在，加深對理論知識的理解，開拓他們的視野。

2.2獎懲制度的合理完善

在辦公室工作開展過程中，如果管理制度做到獎罰分明，可在一定程度上提升辦公室工作人員的工作積極性，尤其是文秘工作者。由于獎懲制度的合理完善，工作人員的競爭意識將會被徹底激發，文秘人員對工作的自我要求和追求性也會得到提升。另外，獎懲制度具有很強的警告性，可以幫助文秘人員在工作中完善自我，對今后工作的開展也能起到良好的促進作用。在中央機關辦公室中，獎懲制度的具體制定可根據工作人員的工作效能和實際效率來進行，在獎懲制度的完善過程中，管理人員需要保證制度具有一定的科學性和合理性，在制度制定完成之后，可進行為期一個月的試用期，并對其進行多次評測。

2.3培養文秘人員創新意識

隨著社會進步各政府組織機構對員工創新意識都有所要求，為適應社會發展趨勢，政府組織機構要提高辦公室文秘的實踐創新能力。對工作模式進行不斷創新是一個政府組織機構長遠發展的精神支柱，也是政府組織機構員工的工作動力，通常辦公室作為政府組織機構中心部門在工作中長期處在精神緊張的狀態下，文秘人員在工作時普遍缺少活力。雖然對于工作非常認真，能按照領導的要求按時完成工作，但是在行為與思想上都缺少自己的見解。為適應政府組織機構長遠發展，辦公室工作應不斷提高工作方式，在工作中尋找創新模式，為政府組織機構提高工作效率做出更多貢獻。政府組織機構應鼓勵文秘人員在工作中大膽創新，用自己擅長的方式工作，愉快的協調各部門工作關系。

2.4思想政治素養的提升

思想政治素養對辦公室文秘人員自身發展方向影響巨大，思想政治素養的提升可幫助他們培養創新意識。在日常工作中，文秘工作人員首先要做的便是提升業務素質，對工作中的服務意識進行合理強化，在做好各方面工作的同時，協調好生活和工作中的各項關系。與此同時，很多中央政府機關單位帶有很強的服務性，文秘人員思想政治素質的提升，可加強人民對政府的信賴程度，讓機關單位在人民心中留下一個更好的印象。另外，管理人員應注重加強文秘工作者對問題的處理能力，增強他們在繁雜事務中的心理承受量，對他人所提出的意見進行深入思考，確保日常工作的有序進行。

2.5提高辦公室文秘人員的工作效率

一個機構生存的主要目標就要在社會中具有良好的地位和經濟建設，要提升這種發展就要在內部人員管理中進行改善，對于辦公室的文秘人員來說，要提升他們在工作中的辦事效率和更大的積極性就要實現相關的獎勵政策。辦公室管理層人員可以利用升指和獎勵的方式，鼓勵辦公室文秘人員能積極主動提出意見和建立，根據機構的實際情況對他們在辦公室工作中的創新和發展實施獎勵，從而使他們能有更多的熱情實現創新性的工作任務。例如在上級安排好的任務狀況中，要實現職能的劃區域負責和管理，使文秘人員在較重的工作中能分配出合理的時間，從而使他他們在實際工作中能根據自己分配的任務實施工作，以提升辦公室的工作質量的發展水平。

3、結語

關于如何提高辦公室文秘工作質量本文已給出具體策略，首先要從文秘人員自身思想素質出發，提高其對工作重視程度。政府組織機構領導要積極鼓勵文秘工作，并適當對文秘崗位進行政府組織機構培訓，不斷加強工作效率。利用現代信息化建設推進文秘工作模式，使政府組織機構發展符合科技進步。文秘工作作為政府組織機構辦公室重要工作崗位，要不斷提升其職業素養與工作水平，加強工作責任感，協助政府組織機構各部門工作快速發展。