數(shù)字時代下高校實物檔案如何發(fā)揮其價值

李霞

提要：各高校在不斷的發(fā)展中，實物檔案的利用率越高，實物檔案的價值潛質(zhì)越明顯，實物檔案的價值不僅是經(jīng)濟價值，還有其物質(zhì)、社會、校園、歷史等價值，學(xué)校全校性的重大活動都能找其價值的體現(xiàn)，在數(shù)字時代的當(dāng)下，加強高校實物檔案的管理與利用勢在必行，能成為高校現(xiàn)代化建設(shè)的有效助力。

1什么是高校實物檔案

說到高校實物檔案，首先要面對的第一個問題就是，什么是高校實物檔案。實物檔案是以實際物體為載體，有確定性、原始性及直觀性等特征，可以真實的刻畫高校教學(xué)、科研等活動的過程。在各個類別檔案中都可以產(chǎn)生實物檔案，所以實物檔案并不能單獨稱之為一類檔案，包括：有紀(jì)念意義的物品，獎牌、獎杯等，書畫作品，牌匾、鋼印、印章等及高校發(fā)展過程中，有保存價值其他實物。

那什么是數(shù)字化高校呢？數(shù)字化高校是以數(shù)字化信息和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，使用電腦及網(wǎng)絡(luò)建立科研、教學(xué)等信息的整合及應(yīng)用，使獲得的數(shù)字化信息資源獲得。改善傳統(tǒng)高校環(huán)境、擴展業(yè)務(wù)功能，最后實現(xiàn)高校全面信息化;高校檔案信息數(shù)字化是隨著數(shù)字化時代發(fā)展，高校運用電腦及網(wǎng)絡(luò)，通過數(shù)據(jù)庫、多媒體整理儲存高校檔案，把實體檔案整理整合為數(shù)字化檔案。

上文中提及對高校實物檔案的分類方式是以實物檔案的來源進(jìn)行分類的，但是在我校實物檔案整理過程中，是按照不同的載體進(jìn)行的分類，例如：字畫、證書、牌匾、獎杯、錦旗、印章、校徽紀(jì)念章、禮品紀(jì)念品及其他，檔號為SW11、SW12……SW19。不同載體，不同的管理方式，整理起來也方便。

2什么是高校實物檔案的價值

高校的實物檔案也是一種物質(zhì)、社會、歷史文化價值體現(xiàn)，為高校現(xiàn)代化建設(shè)提供有效助力，在學(xué)校的重大活動中都能找到高校實物檔案的價值體現(xiàn)。比如高校的教學(xué)評估、更名、校慶等。所以，加強高校實物檔案管理工作是不容忽視的。高校實物檔案作為一種特殊的、不可替代的檔案載體，是建立高校檔案系統(tǒng)化建設(shè)的重要組成部分。高校實物檔案對一所高校的重要性，它不僅代表了一所高校檔案管理工作的內(nèi)涵，更是高校檔案管理工作發(fā)展的重要里程，是高校發(fā)展過程、傳承與創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。各高校在不斷的發(fā)展中，實物檔案的利用率越來越高，實物檔案的價值潛質(zhì)越來越明顯，實物檔案的價值不僅僅是其本身的經(jīng)濟價值，還有其物質(zhì)、社會、校園、歷史等價值，學(xué)校的校慶、紀(jì)念日等全校性的重大活動中都能找到實物檔案價值的體現(xiàn)，在數(shù)字時代的當(dāng)下，加強高校實物檔案的管理與利用勢在必行，能成為高校現(xiàn)代化建設(shè)的有效助力。

3科學(xué)規(guī)范的管理是高校實物檔案價值體現(xiàn)的基礎(chǔ)

隨著數(shù)字化時代的發(fā)展，高校實物檔案的收集、整理、保管、利用，不僅僅局限于實物檔案實體本身，很多高校都在使用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)開展實體檔案的數(shù)字化，增強高校檔案館數(shù)字化的建設(shè)，當(dāng)然也包括實物檔案。在進(jìn)行高校實物檔案數(shù)字信息化的同時，還要體現(xiàn)高校實物檔案的特點，要考慮到如何更好地保存其物質(zhì)、社會、校園、歷史等價值，讓高校實物檔案在數(shù)字化的當(dāng)下也能有效的發(fā)揮積極作用。

正規(guī)化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理當(dāng)然少不了建立相應(yīng)規(guī)章制度，完善的規(guī)章制度也是發(fā)展的基礎(chǔ)。這也是高校實物檔案管理走向正規(guī)化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的先決條件。我校檔案館也有一套完善的檔案管理制度，其中包含高校實物檔案管理制度，滿足建設(shè)正規(guī)化、科學(xué)化、規(guī)范化檔案館的需要。

4高校實物檔案的數(shù)字化管理，為發(fā)揮高校實物檔案的價值錦上添花

高校實物檔案是高校檔案中不可或缺的部分，對實物檔案進(jìn)行規(guī)范的、條理的、科學(xué)的整理是實物檔案管理的第一步。

高校實物檔案種類比較多，規(guī)格大小形狀各大不相同，無法統(tǒng)一存檔，應(yīng)按照檔案載體種類分別保管，不同的檔案櫥存放。配備訂制了相應(yīng)的實物展示櫥、保險柜等，保證館藏實物檔案有條理的分類存放。另外，庫房內(nèi)常用的設(shè)備也是一應(yīng)俱全，臭氧殺菌、溫濕度儀、柜式空調(diào)、加濕機、除濕機、庫房報警器、滅火器等設(shè)備，實現(xiàn)實物庫房內(nèi)部實時監(jiān)控、恒溫恒濕、自動消防、自動報警，確保實物檔案絕對安全;并且，對進(jìn)入庫房的人員作了嚴(yán)格的登記，對進(jìn)出庫房的實物實體也做了詳細(xì)的記錄，

對高校實物檔案進(jìn)行數(shù)字信息化，可以減少對實物檔案的磨損，有利于避免或減少對其的損傷，延長實物檔案的使用壽命。所以高校實物檔案的數(shù)字化也是當(dāng)務(wù)之急。

檔案信息數(shù)字化過程中，實物檔案數(shù)字化分為兩個部分：第一部分是實物檔案目錄數(shù)字化，主要用于查詢方便;第二部分是高校實物檔案本身的數(shù)字化，這一部分的成敗也決定了整個實物檔案數(shù)字信息化的成敗。高校實物檔案數(shù)字化過程是將數(shù)字信息化技術(shù)運行到實物檔案整理歸檔過程中，最終建立高校檔案實體與實物檔案的圖片建立互聯(lián)關(guān)系，方便管理使用。用此方法將高校檔案實體與實物檔案的圖片相互對應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)，需要使用高校實物檔案時，可通過查閱高校實物圖片，高清細(xì)度的圖片既可滿足大部分的使用要求，從而減少反復(fù)提取調(diào)閱查詢，達(dá)到保護(hù)的目的，延長檔案實體的壽命。在此基礎(chǔ)上，也可以將實物圖片轉(zhuǎn)換成“二維碼”形式，注明在全引目錄中，這樣在查詢所需要的實物圖片時，即使不用開電腦，也可以用手機下載到所需要的高清晰圖片。

5如何更好地發(fā)揮其價值，帶來更大的收益

高校實物檔案的價值想要充分的發(fā)揮，需要打造全方位立體式的展開。高校實物檔案實體的收集、整理、歸檔、保存、管理是單一靜止的，高校實物檔案的價值得不到充分展現(xiàn)，應(yīng)該使高校實物檔案的價值得到全方位立體式的展開，使高校實物檔案自身、文化、歷史等價值獲得充分的發(fā)揮，使其保持原有的活力。

實物檔案在高校發(fā)展是明顯的，檔案館可以將高校實物檔案以陳列展的方式對外開放，加以講解，豐富學(xué)校師生生活，普及學(xué)校發(fā)展歷史過程中的知識。在校史館的建設(shè)及展示過程中，高校實物檔案起到不可磨滅的作用，帶領(lǐng)廣大師生知曉高校的發(fā)展之路、專業(yè)特點及辦學(xué)特色等，親身感受歷史的沉淀，感受到學(xué)校的發(fā)展脈搏。使高校實物檔案的價值得到擴展、延伸。一切的美好設(shè)想都源于基礎(chǔ)，所以，高校實物檔案做好原始檔案的收集、整理、保管、存放、利用等工作，不僅要利用傳統(tǒng)的借閱、展覽、宣傳欄對外展示宣傳，還要建立數(shù)字化信息意識，利用論壇網(wǎng)站、微信等新媒體平臺定期亮相。讓廣大師生更了解高校實物檔案，使其價值更好的發(fā)揮，可以提升檔案的利用率，又能擴大傳播力。

在數(shù)字化的當(dāng)下，高校實物檔案正是反映高校辦學(xué)精神的物質(zhì)結(jié)晶，真實、直觀、立體地向大眾體現(xiàn)高校的辦學(xué)前進(jìn)歷程，也是高校檔案工作建設(shè)的拓展與延伸。