大數據背景下事業科研單位人事檔案管理的創新探討

摘 要：有效的檔案管理對于事業科研單位的發展具有重要的作用，其已經成為實施人事管理工作的最為關鍵部分之一。其中大數據時代的到來，給各行各業帶來了發展機遇。特別是事業科研單位通過依托大數據和信息化技術，轉變了往常的管理模式，推動了檔案管理的創新和改革，使得認識檔案管理工作更加趨于正規化和科學化。基于此，本文首先以介紹事業科研單位實施人事檔案管理的重要性為出發點，分析了其實施的現狀，并通過幾點創新路徑，促進了事業單位人事檔案管理的有序進行。

關鍵詞：大數據;事業科研單位;人事檔案管理

隨著我國科研技術取得的較大進步，大數據、云計算等應用而生。使得傳統的檔案管理已經無法滿足企業的發展需求。這就預示著檔案管理將發生翻天覆地的變化。同時，也給檔案管理工作帶來了較大的挑戰。因此，在工作中通過不斷創新檔案管理工作，才能滿足事業科研單位的發展需求，才能依托大數據使得檔案管理工作更加規范和有序。

一、事業科研單位人事檔案管理的重要性

人事檔案管理工作主要是對科研事業單位工作人員各項信息的記錄。其中記錄的內容主要包括：工作人員的崗位職責、工作年限、工作能力、工作業績、懲罰現象、人員的變動等信息。企業通過查看人事檔案以全面了解到各部門的員工信息。同時，也為企業進行人員配置和選拔人才提供了信息的支撐。而在應用大數據進行檔案管理后，通過對不同類別的樣本數據進行收集和整理等，從而能夠更加便捷的找到其潛存的信息和提供更加高效的信息服務。

二、大數據背景下事業科研單位人事檔案管理現狀分析

以下詳細介紹了大數據背景下事業科研單位人事檔案管理現狀，其主要體現為這幾個方面：

1.事業科研單位人事檔案管理的工作設備和設施等有待改善

大數據背景下，在進行檔案管理時，則需要對落后的設備和設施等進行改善。究其原因，先進的設備是開展檔案管理工作的基礎保障，只有設備的充足和先進，才能對日常的信息數據進行有效的儲存和更改。但是由于有些事業科研單位對于人事檔案管理工作并不不重視，這就是導致該單位并沒有重視基礎設施的維護和改善。

2.新技術得不到廣泛的利用，影響管理的效率

由于新技術并沒有廣泛應用和在單位中普及，使得事業單位檔案管理工作想要實現網絡化和數字化管理則就顯得尤為困難，從而直接影響了大數據背景下，檔案材料的有效接收、傳遞和儲存。同時，人事檔案人員受到環境和發展前景的影響，使得該單位嚴重存在人才流失的現狀。這就在一定上降低了科研單位的市場競爭力，其對于科研事業的發展產生了一定的阻礙作用，加大了事業科研單位人事檔案管理工作的困難。

3.檔案管理人員的工作能力不足

現階段，我國的事業科研單位受到檔案管理人員年齡偏大、接受新鮮事物較慢、創新意識較為薄弱等方面的影響，使得一些人事檔案管理過程中仍然采用傳統的管理模式。同時，這些檔案管理人員受到傳統思想的束縛，使得其在面對新鮮的事物和技術時，無法靈活的應對其新變化帶來的挑戰。這種現象嚴重制約了檔案管理工作的變革和創新。同時很多事業科研單位缺少復合型的檔案管理人員，即管理技能較差、現代化信息技術應用不足等給人事檔案管理的創新帶來了較大的阻力。例如：這些人員在日常的工作中為企業所創造的價值并不明顯，使得事業科研單位的管理人員對人事檔案管理工作并不關注。久而久之，事業科研單位對于檔案管理工作的投入也就越來越少。如：缺少對專項人員的培訓。

三、事業科研單位人事檔案管理的創新路徑

為了能夠提高檔案管理人員的工作能力。一方面，根據員工的工作經歷和工作經驗等采取專項培訓的方法，以讓員工在接受培訓的過程中掌握更多的創新技術，為適應新的發展趨勢提供基礎保障。另一方面，憑借著較高的待遇和發展前景等，吸引更多年輕的檔案管理人員。以通過這些年輕檔案管理人員所提出的先進理念等，推動人事檔案管理工作的改革和發展。以下對提出的創新路徑進行了詳細的分析：

1.培養管理人員的工作能力

人才為企業的發展提供了重要的人力支撐。特別是對于事業科研單位人事檔案管理工作來講，在大數據的背景下，給檔案管理人員帶來了較大的挑戰，其不僅需要了解員工的管理能力，還需要提升員工接受新鮮事物的能力、隨機應變的能力。但是當前我國事業科研單位的檔案管理人員專業性能力較為薄弱。加之，專業人才的缺失等嚴重阻礙了事業單位的進一步發展。其主要表現為：第一，一些事業單位并沒有專門的檔案管理人員、其大多的負責人為兼職人員;第二，有些檔案管理人員的工作能力有待提高，特別是一些管理人員的年齡普遍偏高，受到傳統理念束縛，使其接受新鮮的事物的能力較慢。這就需要事業科研單位人員加強人才隊伍的建設。并以大數據為背景下，不斷的學習和掌握更加先進的管理理念和信息化的知識等。一方面，進行管理人員的培訓，特別是針對現代化的科學技術進行培訓，以培養出更多復合型的人才;另一方面，對人事檔案管理人員進行在職的教育。例如：舉辦專家座談會，讓管理人員借鑒和學習更多創新的管理方法，以提升檔案管理人員的崗位工作能力和具備現代化管理理念的意識。同時，需要及時的引進具備高科技檔案管理人才，為管理團隊注入更多新鮮的血液。

2.摒棄傳統管理模式

現階段，隨著大數據時代的到來，傳統的檔案管理方法亟需改革和創新，這樣才能滿足社會的發展趨勢。首先，建立完善的檔案數據庫，并通過運用信息化的檔案系統，為企業實施檔案管理提供更多的便捷性;其次，建立行之有效的管理制度，并根據事業科研單位的真實情況，嚴格把控人事檔案管理流程，構建出一體化的檔案資料的收集-整理-存檔-歸檔-調檔的體系，以減少由于人事檔案在管理過程中發生的丟失和泄露問題的發生。從而保障檔案信息的完整性和真實性。最后，將員工的資料進行分層的管理，特別是對于不同類別的資料信息進行針對性的管理，從而使得人事檔案管理工作發揮出應用的效果。

3.加強技術的支持

我國事業科研單位人事檔案的數據量呈現了增長的現狀。因此，在大數據背景下，進行人事檔案管理系統設計過程中，需要亟需考慮數據的增長態勢和計算機應用的效果、計算機所需的成本（投資和維修成本）。而如何將這些成本降到最低，則需要在計算機系統中建立檔案防病毒系統和及時對漏洞進行檢測。例如：利用更加專業的工具進行漏洞的檢測，并及時的安裝補丁程序。同時，還應該建立防火墻技術，在低檔外部不良因素的侵襲后，能夠提高檔案管理系統的穩定性和保障數據信息的安全性。

4.建立獎懲機制

大數據技術的融入改變了傳統的檔案管理模式，因此，想要提升檔案信息數據管理質量，則需要建立更加完善的獎懲機制。首先，以事業科研單位的整體利益為出發點，切實保障每位員工的利益，以做出更加公平和公正的評估;其次，獎懲機制的建立能夠有效的激發員工的工作熱情和工作動力，從而為提升檔案管理的質量提供保障;最后，制定違規處罰條例。對于在工作中出現違背相關規則制度時，能夠通過獎懲機制，為各位員工做出更加公平合理的評估。

5.創新檔案管理新體系

分層次管理和分類管理方法是構建人事檔案管理的重要組成部分，同時，其也為檔案管理的創新提供了支撐。根據現在事業單位人事檔案的發展情況可以看出，大數據背景下，檔案管理體系在構建的過程中需要從細節入手，保障與整體的結合。同時，事業科研單位人事檔案管理人員通過遵循檔案管理制度的基礎上，通過運用信息化手段，準確快捷的掌握企業想要的人才信息。換言之，利用網絡現代化信息技術和信息手段，為企業乃至整個社會提供更多的優質服務。例如：科研事業檔案管理人員在廣泛應用現代化信息技術后，能夠通過多媒體影像和聲音、指紋等電子信息，解決傳統以紙質人事檔案材料的不足。因此，人事檔案管理過程中充分利用計算機網絡技術，在一定程度上提高人事檔案管理人員的工作效率和管理的質量。

四、 總結

事業科研單位檔案管理的高效性，不僅與檔案管理人員的管理水平有直接的關聯，還與事業科研單位的重視程度有潛在的關系。因此，事業科研單位檔案管理在發現自身的不足時，應該及時的引進創新的管理制度和管理技術。并依托大數據背景，加強人事檔案管理的信息化和網絡化。同時在通過培訓的方法，以全面提升檔案管理人員的綜合素養和工作能力，在制定獎懲機制的同時，激發員工的工作動力，從而推動事業科研單位的進一步發展。

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作者簡介：張勤生（1963-），男，漢，山東諸城，畢業院校：空軍政治學院，畢業專業：部隊政工和經濟管理，本科，工作單位：齊魯工業大學（山東省科學）自動化研究所，職稱：館員，研究方向：檔案管理。