甘特圖在人力資源管理工作中的應(yīng)用分析

趙頡

摘 要：甘特圖是美國管理學(xué)家Henrv Laurence Gantt發(fā)明的一種用線條表示項目工作進度的管理工具，多應(yīng)用于項目管理工作。在人力資源管理工作過程中，可以通過不同顏色的線條來表達員工承擔(dān)工作的復(fù)雜程度或重要程度，并通過計劃與實際工作進度的展示，為管理者在任務(wù)分析、工作分配和工作進度的控制提供直觀的參考。

關(guān)鍵詞：甘特圖：人力資源：管理

一、甘特圖的解讀

甘特圖通過坐標(biāo)軸的方式表示各項目工作的進度情況，坐標(biāo)橫軸為時間軸，坐標(biāo)縱軸可表示為在某一時期內(nèi)需要完成的各類工作項目，在部門內(nèi)有明確工作分工的情況下也可表示為承擔(dān)不同工作的員工。通過不同的線條可以對比每名員工在實施各項工作時的實際進度與計劃進度的實際情況，統(tǒng)籌安排剩余的工作。通過控制每一個員工的進度而達到部門整體績效提升的目的。

二、甘特圖的應(yīng)用

（一）任務(wù)背景

假設(shè)某部門計劃完成一項需要其他部門配合完成的臨時性工作，工作起始時間是2019年9月8號，結(jié)束時間為2019年9月20日，共12天。此項工作按工作內(nèi)容的不同分為五個項目，分別由部門內(nèi)部的5人承擔(dān)。5名員工分別以A、B、C、D，E來代表，其工作計劃用時分別為2天、2天、3天、3天、2天。每名員工所承擔(dān)工作的復(fù)雜和重要程度按顏色來進行區(qū)別，難度由高至低以紅色、橙色、黃色、藍色為代表，員工 A和B承擔(dān)最難的任務(wù)，員工D承擔(dān)次困難的任務(wù)，員工C和E承擔(dān)最簡單的任務(wù)。

（二）主要工作安排

員工A：制訂整體工作方案、與其他部門負(fù)責(zé)人商議員工 D在實施項目四時部門之間協(xié)同工作的事宜、協(xié)調(diào)解決本項計劃工作在實施過程中出現(xiàn)的各種問題。

將員工A在執(zhí)行項目中“實際用時”的顏色標(biāo)注成紅色，表示其承擔(dān)的任務(wù)最重要。

員工B：負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)相關(guān)的外部公司負(fù)責(zé)人建立聯(lián)系，明確本公司部門之間協(xié)調(diào)工作的具體事宜，討論整體工作計劃可行性并進行必要的修正。

將員工B在執(zhí)行項目中“實際用時”的顏色標(biāo)注成紅色，表示其承擔(dān)的任務(wù)最重要。

員工C：工作計劃全部完成后，將工作計劃書上報部門領(lǐng)導(dǎo)和單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，向財務(wù)部門請款，準(zhǔn)備工作所需的各種物資。

將員工C在執(zhí)行項目中“實際用時”的顏色標(biāo)注成藍色，表示其承擔(dān)一般難度的事務(wù)性工作。

員工D：實施此項工作。

將員工D在執(zhí)行項目中“實際用時”的顏色標(biāo)注成黃色，表示其承擔(dān)次重要的任務(wù)，

員工E：財務(wù)銷賬，處理工作結(jié)束時候后可能存在的后續(xù)事宜，并根據(jù)員工D工作的結(jié)果撰寫工作總結(jié)。

將員工E在執(zhí)行項目中“實際用時”的顏色標(biāo)注成藍色，表示其承擔(dān)一般難度的事務(wù)性工作。

繪制甘特圖展示此次工作狀態(tài)：

（三）工作分析

1.時間方面

以此項工作的計劃從9月8日開始，9月21日結(jié)束，共13天。工作實際從9月8日開始，9月22日結(jié)束，用時14天。

員工A按照計劃開始工作，但實際完成任務(wù)時問比原計劃結(jié)束時間晚一天。

員工B按照計劃開始工作，并按時完成任務(wù)。

員工C的工作只能在B完成工作后開始，由于部門分管領(lǐng)導(dǎo)的工作關(guān)系，其工作比原計劃晚開始一天，但其在計劃時間內(nèi)完成工作。

員工D執(zhí)行工作的時間無異常。

員工E的工作需要外部門協(xié)同配合，工作結(jié)束時間晚于計劃時間一天。

總結(jié)：除員工B、C和員工D在計劃時間內(nèi)完成工作外，員工A和E未能在計劃時間內(nèi)完成工作。 2.任務(wù)方面 員工A：由于是本科室的負(fù)責(zé)人，在此項任務(wù)中承擔(dān)著制訂整體計劃和協(xié)調(diào)相關(guān)部門配合工作的責(zé)任。除了A之外其他四人在此項工作開展過程中幾乎專職負(fù)責(zé)各項工作，而A除了統(tǒng)一規(guī)劃任務(wù)之外還承擔(dān)著部門各項月度工作的管理責(zé)任，因此此項工作未能按原計劃完成。

員工B：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司外部和內(nèi)部人員的溝通和協(xié)調(diào)，工作重點在于落實員工A與公司內(nèi)其他部門負(fù)責(zé)人制訂的協(xié)同方案，內(nèi)容包括確定部門問參與配合的人員、分工、工作實施的時間、地點、工作結(jié)果匯總的方式等其他細(xì)節(jié)。工作計劃修正完畢后提報員工A審核。

員工C：由于部門領(lǐng)導(dǎo)臨時短途出差，該員工未能按計劃開始工作。但在后續(xù)的兩天及時完成了任務(wù)。

員工D：得益于前3位同事的基礎(chǔ)工作以及外部門同事的有效配合，該員工的工作在計劃時間內(nèi)得以完成。

員工E：由于該員工是新人職員工，同時在財務(wù)部門銷賬過程并不順利，工作晚于計劃一天完成。

三、基于甘特圖的工作分析

通過上述案例的陳述以及甘特圖的繪制我們不難發(fā)現(xiàn)：較于傳統(tǒng)的任務(wù)管理，在甘特圖的思維下進行項目管理有助于管理者對工作整體安排、人員分工、各項工作進度以及不同時間段下工作的重要程度進行非常直觀的掌控，并能夠?qū)Τ霈F(xiàn)的問題進行修正。現(xiàn)在，對上述案例中存在的問題進行分析。

（一）員工A、B之間的配合

從A和B兩名員工承擔(dān)的任務(wù)也不難看出他們分別是這個科室的第一和第二負(fù)責(zé)人。員工B的工作并不需要等待員工A完成全部工作之后再開始自己的任務(wù)，所以在考慮到其他員工后續(xù)工作可能存在不確定性因素的情況下，應(yīng)保證前期基礎(chǔ)工作在計劃時間內(nèi)完成，同時應(yīng)加強兩人之間在工作進度的溝通，這有助于控制實施任務(wù)的時間。

（二）員工B、C之間的配合

通常，部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批項目和財務(wù)部門審批經(jīng)費的時間往往不可控，所以員工完成工作的時間就不容易把握。此外，部門分管領(lǐng)導(dǎo)在審批項目的時候，往往會根據(jù)提報的工作方案中的內(nèi)容提出各種疑問，而員工C并沒有實際參與工作方案的制定，所以由員工C -人完成此項工作并不明智。

為避免上述問題，應(yīng)考慮讓員工C適當(dāng)參與員工B的工作，有助于員工C更全面的了解本次工作的各項安排和細(xì)節(jié)。員工B也可以在員工C找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字的時候提供適當(dāng)?shù)膸椭椭笇?dǎo)。

（三）員工C、D之間的配合

員工C作為完成項目審批和執(zhí)行項目這兩個環(huán)節(jié)的重要紐帶，C不參與員工D的工作顯然并不合理。盡管員工D在實施工作的過程中有其他部門同事的配合，但讓員工C同時盡可能多的參與部門任務(wù)，不但能減輕員工D的工作壓力，也能在一定程度上提高員工C的工作能力。

（四）員工D、E之間的配合

從員工E承擔(dān)的工作任務(wù)來看，其與C都屬于部門內(nèi)部較年輕或工作經(jīng)驗較為欠缺的類型，同時由于員工E的工作也需要外部門的配合，工作時間不容易把控，所以員工E沒能在計劃時問內(nèi)完成工作并不讓人意外。

解決類似的問題的方法可以參考員工C的工作解決方案，適當(dāng)參與員工D的工作，不但有助于更好的撰寫工作總結(jié)，也能鍛煉員工的工作能力并強化科室內(nèi)部人員之間的聯(lián)系。

四、總結(jié)

在人力資源管理工作中，常常出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)并不知道或不能及時知道每個人的工作進展及現(xiàn)狀，從而導(dǎo)致在分派工作任務(wù)的時候總是依賴某一個或兩個他熟悉的員工。更有甚者，科室領(lǐng)導(dǎo)甚至不知道某些員工的工作狀態(tài)以及科室內(nèi)部人員經(jīng)常各自為政，這對最大程度發(fā)揮部門績效有著很大的阻礙作用。如果嘗試在人力資源管理過程中適當(dāng)使用甘特圖進行管理，可以幫助管理人員更好地進行人力資源的調(diào)用及開發(fā)。

參考文獻：

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