城建檔案管理的難點問題與措施研究

摘 要：隨著我國城市建設規模不斷擴大，城市管理水平不斷提高，在進行城建檔案建立的時候也隨之迎來了一場巨大的挑戰，如何明確、完整、及時、科學地進行檔案的建立成為了管理工作的重點。為了使城建檔案管理工作能夠更上一層樓，本文以城建檔案管理現狀為起點，從政策管理、人員管理、設施管理這三個大類入手，總結了城建檔案建立、管理過程中可能出現的難點，并逐一對難點進行了突破性策略實施，提出了相應的解決方案，為城建檔案科學化、規范化地建立和管理夯實了基礎。

關鍵詞：城建檔案;建立管理;突破性策略

一個城市的發展建設與該區域的城建檔案科學建立是不可分離的，兩者是包含于的關系。城建檔案數據在一定程度上能夠直觀地反映出一個城市的發展情況，并對該城市接下來的建設和發展有指導性的影響，簡言之，城建檔案管理相當于城市發展的“領頭羊”。如果城建檔案的建立和管理不到位，就無法有效利用城建檔案大數據來對城市進行科學合理、布局有序的規劃建設。發揮城建檔案領頭羊的作用，不能再局限于“舊思維”、“舊模式”和“舊觀念”，因此，在城建檔案的建立和管理中，合理地摒棄傳統模式，創新性地融入互聯網系統功能以及其他先進管理技術，并與時俱進地制定操作性強的規章制度和規范性指導文件勢在必行。

一、城建檔案管理的重要性及其現狀

城市建設檔案管理能夠實時地將每一個城市的發展軌跡進行還原，它記錄了一個城市的變化發展史，在城市建設當中具有非常重要的作用。但是從目前現狀來看，大部分的施工單位以及施工單位里面的管理人員對于城建檔案的建立卻十分不重視，因為在他們的心中已經形成了一種觀念：建設工程進度以及建設工程里面的設施內容高于一切。所以，在進行資料檔案建立的時候就不一定會將它完整的記錄下來。更有甚者，不僅沒有滿足一些基本的原始條件，甚至在進行檔案提交的時候，不將有缺陷的地方進行及時改正。作為城建檔案最直接、最重要、最原始的形成單位，施工單位對城建檔案的重視尚且如此，其他相關單位對于城建檔案管理建設的重視可見一斑。即使最終形成了城建檔案，其本身的利用價值也會大打折扣。

二.城建檔案管理工作中面臨的難題

1.工作人員專業素質不高以及法律意識薄弱。城建檔案的形成需要項目資料員及時對項目建設過程相關數據做出原始記錄和收集匯總，枯燥的工作流程使得資料員積極性不高，久而滋生惰性，未能及時記錄原始數據和收集原始資料，從而影響城建檔案的實際建立效果。大多數項目資料員也沒有表現出應有的專業素質，意識不到城建檔案管理工作是受法律監督和保護的，濫竽充數現象時有發生。例如，在進行數據記錄時，往往沒有對數據進行驗算就直接套用，間接導致城建檔案嚴謹性、真實性不足。同時，受制于檔案管理工作的枯燥乏味、人手不足、工作強度大等原因，多數人不愿意從事城建檔案管理工作，最終導致管理人才十分匱乏。

2.城建檔案管理設施的不完善。隨著我國各大城市區域城市化、現代化腳步的不斷推進，城市建設工程項目也越來越多，但是大多數城市在進行實際城建檔案建立的時候，往往忽略了實時性、同步性管理，在進行城建數據填充的時候往往與城市建設發展步伐不一致。為了適應如今城市的現代化需求，在進行城建檔案信息化采集和管理的時候，必須要有現代化的設備來進行輔助記錄，才能獲得貼近施工實際的一手城建檔案資料。采集設備就需要資金方面的支持，但是項目建設方、施工方往往忽略了建設檔案的設備資金需求，將大量資金投入到工程建設當中，導致城建檔案信息采集和管理工作掣肘，難以有效開展。

3.城建檔案管理宣傳方面的不足。城建檔案的社會知曉率本就不高，并不是每一個人都對此有一定了解，甚至大多數從事城建行業的人員都沒有意識到城建檔案工作建立的必要性，所以也導致在進行檔案建立及管理的時候，相關工作內容難以得到有效的落實。通過各種途徑進行城建管理宣傳成為了目前最有效的提高社會曝光度以及企業重視度的手段和抓手，而有效的宣傳需要大量資金的支持，為了得到資金支持，就需要就對城建檔案管理的重要性及取得的成績進行及時的、富有成效的展現，這樣下來，最終使得城建檔案的建立與管理進入了一個惡性循環。

4.城建檔案建立與工程項目步伐不一致。在項目建設工程中，為了能夠趕工期加快施工進度以及保證施工質量，城建檔案的建立和管理往往會處于“輕”的位置。大部分施工單位為了能夠提早完成施工任務，選擇先行施工建設再補全完善施工檔案資料。這種現象看起來沒什么問題，但是在進行實際資料采集的時候，往往會存在資料缺失以及信息錯亂的現象，部分檔案甚至會存在臨時拼湊的問題，無形中增加了城建檔案分類歸納的難度，同時，對于工程建設中出現的問題，在城建檔案資料中也沒有做到完整的體現。也就是說，在這種情況下建立的城建檔案，并不能如實反映工程施工狀況以及項目建設具體細節，這不僅不利于城建檔案管理，也不利于建設項目日后的裝飾裝修、維修和改擴建。

5.城建檔案管理的法律條規不完善。隨著改革開放和深化改革的不斷深入，在城市建設方面，我國取得了長足的進步，相關法律法規和規章制度也不斷健全，國家相應發布了一系列城建檔案管理的法律、條例和規范性文件，在現有法律、條例和規范性文件的指導下，城建檔案也取得了一定成效。但由于新型建材、新的施工工藝的出現和城建檔案管理實際的不斷變化，現有法律、條例和規范性文件在部分領域未能貼切地反映出城建過程中出現的新問題、新情況，這些法律法規在城建檔案的管理工作當中實施并應用時仍然存在紕漏。

三、城建檔案管理難點解決策略

1.加強城建檔案管理人才隊伍建設。一是加大培養力度。對于企業來說，相關管理人員在城建檔案的建立和管理中占據了非常重要的位置。因此，對管理人員專業素質進行及時的培養非常重要。積極組織資料員參加各類專業培訓，邀請行業專家現場業務指導，適當增加資料員工資、獎金、福利等，都能顯著提高資料員綜合素質和工作積極性、主動性，進而保證檔案建立和管理有序推進。二是在制度管理上下功夫。要充分發揮制度管理的先天優勢，進一步完善企業內部檔案管理和責任追究制度，加強定期的督導檢查，將城建檔案管理責任落實到個人頭上，一旦出現了問題，嚴格追究相關責任人責任，以責任倒查方式助推檔案管理責任制落實。三是建立完善能上能下的用人體系。

2.夯實城建檔案建立和管理的設備基礎。先進的城建檔案管理設施設備，能夠有效縮短城建檔案建立時間，對城建檔案信息做出更完善、更完整的保存與記錄。例如，在這個過程當中加入高清數碼錄像機、攝影機、攝像機、無人機等進行登高拍照功能的完善，加入各類磁性材料、感光材料等對聲像檔案進行實時的保存與切換。另外，要想實現檔案信息的網絡一體化結構，就需要在其間加入各類信息技術，而這些行為的實現都離不開資金的投入。為了夯實城建檔案管理設備基礎，一方面，可積極建立與本地區企業合作關系，共享各類城建檔案管理基礎設施;另一方面，可探索政府主導、社會資本投資方式建立城建檔案收集管理系統，利用該系統，既可確保項目建設各方主體實時收集原始檔案資料，又可保證城建檔案管理機構實現在線審檔、報送移交檔案等，實現多方效益的共同提升。

3.強化城建檔案宣傳和管理力度。城建檔案的建立和管理與社會經濟發展命脈是緊密聯系在一起的，所以，相關企業應該以增強全民檔案意識為目標，不斷提升城建檔案的管理和宣傳水平。一是以喜聞悅見的方式，圖文并茂地向社會公眾展現城市變遷史和城市建設新篇章，通過新舊對比，更容易拉近與百姓的距離，進而擴大城建檔案知曉度;二是不斷挖掘城建檔案利用價值，強化服務利用成效，積極為各級機關、企事業單位及個人在司法調查、房產辦證、工程維修改擴建等方面提供有用的檔案信息，在發揮自身經濟價值和社會價值的同時，也是城建檔案的一種自我宣傳，而往往這種宣傳更深入人心。三是城建檔案管理機構應加強對企業檔案業務的指導力度，及時解決企業在城建檔案建立管理中遇見的難點問題，探索更科學、更規范、更具執行力的城建檔案管理措施。

4.及時建立并科學管理施工現場檔案。在進行施工的過程當中，工程方及相關單位除了要重視實際施工工程的進度以及實際施工預算安排，還需對施工檔案進行實時有效的建立與管理，尤其是對于最終的決算文件，往往不能得出及時的結果，一拖再拖導致文件丟失的情況必須要避免。在每一個施工企業內，都必須建立專門的檔案室來進行施工檔案的建立與管理，并設立專門的資料員進行實際信息的歸納匯總，在進行實際使用的時候，相關工程材料及時歸檔，有相關資料員變動的時候，檔案交接工作要保證如期完成，最終使得整個檔案管理工作有序進行，保證施工過程中數據參數與城建檔案管理資料內容保持高度一致狀態。

5.加強城建檔案法規、規范性文件的制定和內部管理。從目前我國城建檔案管理現狀來看，往往是呈被動的狀態，因此為了能夠實現城建檔案建立管理的實時性與完整性，讓它具有主動性，在國家層面，必須要有堅實的法律基礎來進行支撐，及時修訂不合時宜的城建檔案相關法律法規、規章制度和規范性文件，讓城建檔案建立、管理更具操作性，最終實現城建檔案建立科學規范，管理有法可依。在企業內部，要強化兩個規范化管理：首先是程序的規范化，在項目報建階段，就要與各方主體單位簽訂檔案報送責任書，對城建檔案報送內容、時間、標準提出具體的要求;其次是檢查制度的規范化，強化對項目檔案的檢查抽查力度，對發現的問題及時整改，確保城建資料與項目實際建設情況保持一致。

四、總結

不管是現在還是以后，城建檔案在城市發展建設當中都具有它的一席之地，它對于一個城市的發展具有不可估量的推動作用，所以在進行實際管理的時候，我們一定要對此進行格外重視，盡可能避免在工程施工過程當中避重就輕的現象，不斷發掘期間可能會存在的問題并提出合理的解決措施是每一個檔案工作人員的努力方向。做好城建檔案的建設與管理，能夠為一個城市的發展提供服務保障，全社會各行業都應該提高重視度并積極參與進來。

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作者簡介：田裕富（1987-），男，漢族，籍貫：貴州鎮遠，大學本科，助理館員，研究方向：城建檔案管理，從事的工作：城建檔案管理。