如何做好婚姻登記檔案管理工作

劉彩霞

婚姻登記檔案是婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的過(guò)程中形成的具有憑證作用的記錄。隨著社會(huì)的進(jìn)步與人們法律意識(shí)的提高，婚姻檔案應(yīng)用的范圍越來(lái)越來(lái)越廣，它可在辦理出國(guó)探親、遺產(chǎn)繼承、異地落戶(hù)、房產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)、公證、計(jì)劃生育等事項(xiàng)中起重要憑證作用。加強(qiáng)婚姻檔案的規(guī)范化管理，維護(hù)好婚姻檔案本質(zhì)特性，方便查閱利用，更大范圍的為社會(huì)服務(wù)。

筆者就婚姻登記檔案管理工作談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、婚姻登記檔案的特性

（一）婚姻登記檔案建檔對(duì)象具有特殊性

婚姻登記檔案是由具有辦理婚姻登記職能的登記機(jī)關(guān)在辦理婚姻登記的過(guò)程中形成的。其建檔的對(duì)象是有婚姻關(guān)系的人或者是曾經(jīng)有過(guò)婚姻關(guān)系，其涉及的主體是一對(duì)，而不可能是單個(gè)的主體。婚姻當(dāng)事人在辦理結(jié)婚登記、辦理離婚登記或者補(bǔ)發(fā)婚姻登記證時(shí)，不論是當(dāng)事人自己提供的資料，還是婚姻登記機(jī)構(gòu)形成的材料，都是證明當(dāng)事人人身關(guān)系的形成或解除，并由身份關(guān)系衍生出與之對(duì)應(yīng)的經(jīng)濟(jì)關(guān)系、財(cái)產(chǎn)關(guān)系。所以，婚姻登記檔案與普通的人事檔案相比涵蓋的內(nèi)容更為復(fù)雜和廣泛。

（二）婚姻登記檔案具有保密性

婚姻登記檔案記載了當(dāng)事人的個(gè)人信息，如姓名、出生日期、身份證號(hào)碼、婚姻締結(jié)或終止的具體時(shí)間等，而這些信息內(nèi)容都是當(dāng)事人的隱私，具有保密性，不能隨意公開(kāi)檔案內(nèi)容。如果基于社會(huì)各單位各層面的需求，需要對(duì)檔案進(jìn)行查證時(shí)，必須嚴(yán)格遵守有關(guān)的規(guī)章制度，杜絕隨意泄露當(dāng)事人的婚姻登記隱私，確保當(dāng)事人的合法權(quán)益。工作中我們明確規(guī)定，不允許工作人員私自給任何單位和個(gè)人查閱當(dāng)事人的電子檔案和紙質(zhì)檔案，不允許泄露當(dāng)事人的任何登記信息。造成嚴(yán)重后果的，將被嚴(yán)肅處理并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

（三）婚姻登記檔案具有廣范性

社會(huì)中公民結(jié)婚登記后婚姻關(guān)系成立，而協(xié)議離婚后則是婚姻關(guān)系解除的過(guò)程，這種關(guān)系是由法定的登記程序來(lái)完成，婚姻登記檔案則是公民婚姻關(guān)系締結(jié)或解除的法律憑證。婚姻登記的法律效力可涉及到社會(huì)生活內(nèi)容的方方面面，所以婚姻登記檔案涉及范圍廣泛，應(yīng)該說(shuō)目前涉及面最為廣泛的檔案，因此，婚姻檔案形成量較大，增加了管理工作的難度。

二、婚姻登記檔案管理利用現(xiàn)狀

（一）檔案資料保存不完整

一是婚姻登記檔案缺失。由于以前機(jī)制、體制的問(wèn)題，婚姻登記檔案是在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦理和保存的，在九十年代婚姻登記管理的職能正式劃歸民政，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)將婚姻檔案向民政或檔案管理的移交過(guò)程中，很多檔案材料不完整，個(gè)別檔案缺失現(xiàn)象十分普遍。二是立檔材料不符合要求。主要表現(xiàn)為婚姻登記檔案的核心材料用紙、筆墨不規(guī)范，部分證件復(fù)印件模糊不清等，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。究其原因，客觀(guān)上是管理機(jī)制不健全，主觀(guān)上是管理人員素質(zhì)不高，檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深，忽視了婚姻登記檔案對(duì)于構(gòu)建和諧社會(huì)的重大作用，導(dǎo)致立歸移交不及時(shí)，不完整，或不移交，甚至人為造成損毀遺失。

（二）檔案利用工作不規(guī)范

有的婚姻登記機(jī)關(guān)對(duì)婚姻檔案管理利用制度不規(guī)范，沒(méi)有明確責(zé)任分工和工作流程，對(duì)利用者審查不明，保密措施不健全，利用情況不做登計(jì)，利用效果不做分析，造成在利用過(guò)程中對(duì)檔案內(nèi)容泄密，甚至造成原件遺失。這些問(wèn)題既損害了婚姻登記當(dāng)事人的利益，又可能造成不良的社會(huì)影響，此種現(xiàn)象的存在，主要原因是沒(méi)有健全的管理制度，沒(méi)有相應(yīng)的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲措施及約束機(jī)制，即使建立了相關(guān)制度，也不能照章辦事、形同虛設(shè)。比如外地公證處要求婚姻登記機(jī)關(guān)電話(huà)或函查婚姻登記檔案的，要按《公證法》第二十九條規(guī)定：公證機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)公證的事項(xiàng)以及當(dāng)事人提供的證明材料，按照有關(guān)辦證規(guī)則需要核實(shí)或者對(duì)其有疑義的，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實(shí)，或者委托異地公證機(jī)構(gòu)代為核實(shí)，有關(guān)單位或者個(gè)人應(yīng)當(dāng)依法予以協(xié)助。”現(xiàn)實(shí)中聲稱(chēng)某單位或個(gè)人通過(guò)電話(huà)查詢(xún)婚姻檔案的，往往無(wú)法確認(rèn)其真實(shí)的身份，有時(shí)存在一些不法之徒冒名單位或個(gè)人進(jìn)行電話(huà)等形式的查詢(xún)，如此，往往會(huì)造成婚姻當(dāng)事人隱私的泄露，造成婚姻檔案利用不規(guī)范現(xiàn)象發(fā)生。

（三）婚姻登記檔案的利用率高

目前我國(guó)的法律法規(guī)建立全面，法制社會(huì)不斷完善，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)生活也出現(xiàn)一些新情況，社會(huì)流動(dòng)人口增加，對(duì)外交流增多，人民群眾對(duì)婚姻登記檔案的利用需求不斷增長(zhǎng)，如辦理調(diào)轉(zhuǎn)工作、居民動(dòng)遷、房屋買(mǎi)賣(mài)、異地落戶(hù)、子女上學(xué)、出國(guó)、貸款、婚姻證件丟失后需要補(bǔ)領(lǐng)婚姻登記證等各方面都需要對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行查證或利用，婚姻登記檔案的利用率日益上升，婚姻登記檔案己成為社會(huì)建設(shè)和管理中不可缺少的基礎(chǔ)信息。

三、加強(qiáng)婚姻登記檔案管理的措施

（一）思想重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

婚姻登記檔案是一項(xiàng)重要的民生檔案，婚姻檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)的管理工作，民政部門(mén)和檔案部門(mén)，要加強(qiáng)對(duì)婚姻登記檔案管理工作的協(xié)調(diào)溝通，將婚姻登記檔案管理工作作為落實(shí)十九大精神的重要內(nèi)容，不斷提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。各婚姻登記部門(mén)，要認(rèn)真學(xué)習(xí)和嚴(yán)格執(zhí)行中華人民共和國(guó)民政部與中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局令第32號(hào)《婚姻登記檔案管理辦法》，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)該跟進(jìn)監(jiān)督指導(dǎo)，切實(shí)將婚姻登記檔案管理工作納入規(guī)范化、制度化 科學(xué)化管理軌道。

（二）健全制度，狠抓落實(shí)

切實(shí)貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，嚴(yán)格依法辦事，為促進(jìn)婚姻登記檔案的接收工作，充分發(fā)揮婚姻登記檔案資源在和諧社會(huì)建設(shè)中的作用，特別是根據(jù)婚姻登記檔案目前利用率高的現(xiàn)狀，民政部門(mén)應(yīng)與檔案管理部門(mén)根據(jù)《辦法》要求，結(jié)合本地實(shí)際，盡快制定出較為健全的婚姻登記檔案管理制度，加強(qiáng)婚姻檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)格履行監(jiān)督職能，用制度管人，按程序辦事，確保婚姻登記材料歸檔的時(shí)效性、完整性;管理的規(guī)范性、科學(xué)性;利用的便捷性、實(shí)用性。

（三）科學(xué)歸檔，分級(jí)管理

在整理檔案過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)講究科學(xué)，簡(jiǎn)化整理過(guò)程，便于工作人員操作，提高工作效率。結(jié)合婚姻登記檔案的特點(diǎn)及相關(guān)規(guī)定，婚姻登記檔案應(yīng)以年度和登記性質(zhì)為依據(jù)，以這兩個(gè)層次分類(lèi)歸檔。按登記性質(zhì)可分為結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記以及撤銷(xiāo)婚姻檔案類(lèi)。在管理方式上采取分級(jí)管理。根據(jù)有關(guān)婚姻登記條例的規(guī)定，縣級(jí)以上的民政部門(mén)主管本地婚姻登記，因此辦理婚姻登記的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府形成的婚姻登記檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行移交，經(jīng)法院宣告無(wú)效的婚姻或被撤銷(xiāo)的婚姻判決副本寄送給婚姻登記機(jī)關(guān)后，婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)及時(shí)建立無(wú)效或撤銷(xiāo)卷，對(duì)不同性質(zhì)的檔案應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行區(qū)分，妥善管理，避免出現(xiàn)立卷混亂或保管不當(dāng)?shù)膯?wèn)題，影響檔案的合法利用，以致于侵害當(dāng)事人的合法權(quán)益。

（四）推進(jìn)婚姻登記信息化建設(shè)

打造符合時(shí)代要求的數(shù)字信息化建設(shè)體系，信息化建設(shè)是提高婚姻登記機(jī)關(guān)辦事效率和質(zhì)量，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)婚姻檔案進(jìn)行合法利用的重要依據(jù)，是推動(dòng)婚姻管理和服務(wù)改革的技術(shù)支撐，也是有效預(yù)防重婚騙婚等違法行為的重要屏障。民政部門(mén)要高度重視婚姻檔案的信息化建設(shè)，爭(zhēng)取加大信息化軟硬件設(shè)施的投人力度，建立和完善檔案信息管理體系，盡快完善婚姻登記信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)全國(guó)婚姻登記數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，信息共享。如：人民法院作出與婚姻相關(guān)的判決、裁定和調(diào)解后生效司法文書(shū)送，當(dāng)事人持之辦理婚姻登記時(shí)，婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將司法文書(shū)復(fù)印件存檔并將相關(guān)信息錄入婚姻登記信息系統(tǒng)。同時(shí)要加強(qiáng)婚姻登記信息化安全管理，增強(qiáng)安全意識(shí)，提高防范能力，防止失密、泄密事件發(fā)生，逐步完善信息安全管理體制。面對(duì)高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)形勢(shì)，我們應(yīng)當(dāng)在規(guī)范原有基礎(chǔ)檔案的同時(shí)積極打造符合時(shí)代發(fā)展需要的數(shù)字化登記體系，以滿(mǎn)足婚姻信息資源共享的需求，為和諧社會(huì)建設(shè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（作者單位：濰坊市奎文區(qū)婚姻登記服務(wù)中心）