5W理論視角下電子檔案安全影響因素及對策分析

崔強

摘 要：網絡環境下，電子檔案安全形勢不容樂觀。本文首先分析了電子檔案管理給傳統檔案管理帶來的影響，并以5W理論為基礎，從“WHY、WHO、WHAT、WHEN、WAY”五個方面闡述了電子檔案安全影響因素，并提出了具體的應對之策，對提升電子檔案安全具有重要的現實意義。

關鍵詞：電子檔案;檔案安全;5W

概述

隨著移動4G技術、WIFI的普及應用，移動互聯網技術應用已經如毛細血管般滲入到各個方面。移動互聯網的應用深刻地改變了信息管理的模式和渠道，使得檔案管理邁入了信息化電子檔案管理時代，推動了檔案事業發展的轉型發展。

首先，電子檔案使傳統實體控制向智能控制轉變。電子檔案管理較傳統紙質檔案管理最大不同，前者實現了智能化控制，而后者更加注重實體控制。智能控制，即，檔案管理工作人員可基于數字化環境背景下信息的提取、標引、編錄等，建立一套高效的信息檢索體系，提升檔案錄入、查詢、利用效率和質量。

其次，電子檔案使傳統物理管理向邏輯管理轉變。在信息時代發展的背景下，數字化電子檔案管理的載體不再是傳統的物質介質，而是以檔案所承載著的信息作為其管理對象和內容。電子檔案管理打破了傳統檔案管理因時空等原因導致的“信息孤島”現象，運用信息技術和互聯網通信技術，建立起檔案信息內部邏輯關系，實現檔案資源的最大化應用效果。

再次，電子檔案使傳統重檔案管理向管理與服務并重轉變。信息時代，電子檔案管理不再局限于實體檔案的安全看護，而且提供信息技術手段實現檔案信息的查詢、檢索和編研的智能化，為檔案利用者提供更優質的檔案服務產品，提升用戶服務體驗。

信息時代的到來，電子檔案管理是時代發展趨勢和前進的方向。但，電子檔案對信息載體的依附性較強，面臨著諸多非傳統的安全因素威脅，既有電子檔案載體的安全隱患，也有電子檔案信息內容的安全隱患，如信息易修改、易刪除、易復制，以及信息存儲的載體易損壞等，都急需要高度重視電子檔案安全管理。

一、WHY——“為什么”，電子檔案安全管理的現實必要性

電子檔案是檔案的一種形式，是將具有保存價值的文字、圖表、聲像檔案信息化處理，使其具脫離了非傳統的實物檔案模式，實現檔案信息管理，提升了檔案管理效率。（1）從電子檔案內容上來說，電子檔案是將具有保存價值的檔案進行信息化處理，其所承載著的信息具有重要的保存價值，但又因其具有易修改、易刪除等，容易發生失密泄密，甚至檔案造假等問題，因此，注重電子檔案信息內容的完整性、真實性，應將安全管理應擺在更加重要位置。（2）從電子檔案管理的流程分析，突破了傳統手工操作的低效率，電子檔案管理實現了檔案信息采集、鑒定、移交、邏輯歸檔及信息集成，在這些管理流程中，任一因素都會成為引爆檔案安全的風險點，影響電子檔案管理安全。（3）從存儲的介質看，與傳統的檔案重實體管理相比，電子檔案對光盤、磁盤、軟盤等存儲介質依賴程度較高，新的存儲介質受光、熱、磁等非傳統安全因素影響，增加了新的安全風險點，亟待引起人們的高度重視。

二、WHO——“誰”，電子檔案安全管理的具體落實者

電子檔案安全管理無小事，事關檔案信息的安全，以及電子檔案事業的長遠發展。因此，各級檔案管理部門及從業者都應將電子檔案安全管理擺在更加突出位置，在思想上、行動上切實將電子檔案安全管理的相關規定和要求落實好。（1）宏觀視角看，電子檔案安全管理應由全國人大及其常委會、信息化部、國家檔案局等負責制定全國范圍內的電子檔案安全相關的制度、標準等，尤其是要加強電子檔案安全立法工作，從法律層面為電子檔案的安全管理提供制度保障。（2）中觀視角看，省市縣檔案管理部門應是電子檔案安全管理的直接責任者，負責指導相關標準、體系在本地區、本行業的具體落實，并做好落實情況的監督檢查。（3）微觀視角看，具體的各個行業或部門的檔案管理者應嚴格落實責任制，從本行業、本部門出發，研究制定具體的貫徹落實電子檔案安全管理的制度或辦法，并成立具體的電子檔案安全管理領導小組，負責具體的執行。因此，無論是宏觀上、中觀上，還是微觀上，都應將電子檔案安全擺在首位，各個層級發揮其應有價值和功能，把電子檔案安全作為檔案事業發展的重要內容，進行頂層設計和謀劃推動，從而確保各個行業或部門的電子檔案信息的安全性，為電子檔案構筑起嚴密、規范、可操作性的制度體系。

三、WHAT——“什么”，電子檔案安全管理的內容

實體安全和數據信息安全共同構成了電子檔案安全管理的內容，即，電子檔案安全管理涉及到檔案自身、檔案信息，以及檔案存儲介質和傳播路徑的安全。（1）電子檔案的實體安全。主要包括檔案存儲的介質所依賴的環境條件，重點是濕度、溫度、光照、磁、火等因素可能會影響到電子檔案的實體安全。（2）電子檔案的軟件安全。檔案電子化管理離不開專門的檔案軟件的應用，主要是借助專門的檔案管理軟件實現檔案信息的編輯、傳輸、運行，實現從實體檔案向信息化管理轉變，這其中的軟件工具至關重要，應選用正版軟件，杜絕電子檔案非法訪問。（3）電子檔案數據安全。電子檔案管理實現了傳統的實物檔案向數字化管理轉變，這就要求檔案數據信息的完整、準確和真實，確保電子檔案的實體信息與其所對應的數據信息保持相對的一致性，積極做好電子檔案數據的安全備份。針對電子檔案管理的特點，嚴格按照電子檔案的存儲時間、介質進行分類別、分時段的備份和管理，提升電子檔案管理的安全性。（4）電子檔案的網絡安全。電子檔案的傳輸、利用離不開互聯網、局域網等網絡渠道，在此過程中，鑒于網絡渠道的相對脆弱性，確保電子檔案的網絡安全性，就需要定期做好網絡的安全維護工作，例如，升級檔案網絡管理系統，選擇電子密鑰、電子身份認證、水印等技術，為電子檔案管理構建嚴密的安全防護網。

四、WHEN——“何時”，電子檔案安全管理的時間

電子檔案信息化管理已經深入到了檔案管理的全過程，即，從電子檔案的信息形成、采集、移交、傳輸、存儲、利用及銷毀等各個環節樹立安全管理的意識。使安全管理貫穿于電子檔案管理的全過程、全時段的安全要求。例如，電子文件生成時，若資料信息錄入不完整、不規范，勢必后影響到后期電子檔案整理的完整性。又如，電子檔案歸檔手續若未按照要求履行，通過專門的軟件或專業人員進行收集、移交，履行相應的交接手續，勢必會影響到后期電子檔案的真實性;再如，電子檔案的存儲或者應用不規范，沒有應用專門的檔案存儲軟件，未嚴格遵循檔案存儲流程要求，電子檔案利用的手續不完整，也會影響到后期電子檔案保管的安全性。因此，就電子檔案安全管理的時間要求來說，應充分考慮電子檔案的全生命周期特點，從電子檔案的生成、信息采集、存儲、利用以及銷毀等全過程的做好安全管理工作。

五、WAY——“路徑”，電子檔案安全管理方面

在大數據、信息技術背景下，做好電子檔案安全管理應著重從以下各個路徑來把握：（1）強化技術保障。結合信息技術條件下檔案管理的技術強的現實特點，積極采用現代信息技術作為支持和保障，確保電子檔案信息內容滿足內在邏輯性。通過電子檔案管理專門應用軟件的實時更新，加快電子檔案管理的升級換代，提升電子檔案管理的邏輯準確性。結合電子檔案管理的信息化需求，做好電子檔案數據建設，設計成普通型和開放型，確保電子檔案管理功能可擴容性和兼容性，做好傳統檔案信息向電子檔案數據信息的及時轉換。（2）確保電子檔案管理的原始性。利用數字水印技術等現代信息保真技術，防止電子檔案后期在應用過程中被篡改，確保電子檔案信息的原始性和真實性，采取“雙軌制”管理模式，對于重要的電子檔案既要保留相應的紙質檔案，將其打印成輸出件或者縮微片，也要做好電子檔案的信息的原始性，尤其是要抓好網絡環境下電子檔案數據庫、網站的訪問權限，授予不同的應用對象以不同的登陸權限，防止重要的電子檔案信息被隨意篡改或者拷貝。（3）注重電子檔案自身及載體保護。根據電子檔案的介質特性，做好電子檔案存儲介質的安全保護工作，切實延長電子檔案自身及載體的應用壽命。如，根據電子檔案存儲介質光盤、磁盤等，做好防溫、防濕、防塵、防磁等物理保護，切實保障電子檔案安全。例如，電子檔案存儲的溫度一般為20℃左右，濕度應為50%左右，并選擇鎳合金或者軟鐵等存儲柜，做好屏蔽磁場影響等。（4）加強電子檔案安全保密宣傳。除了做好物防、技防外，電子檔案安全管理也離不開人防的支持和保障。因此，從事電子檔案管理的人員要始終牢固樹立檔案安全意識，始終把檔案安全擺在首位，掌握一定的電子檔案安全知識，并嚴格遵守檔案安全管理的制度要求。此外，電子檔案管理部門應加大檔案管理安全所需的人力、物力和財力的支持力度，切實為電子檔案安全筑牢安全防線。

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