如何做好基層公共衛生檔案管理工作探討

韓方猛

摘? 要：在我國的檔案管理工作中，有許多需要遵守和執行的標準，這些標準的制訂和實施，極大地促進了檔案工作的發展，加快了檔案現代化管理的進程。檔案是基層公共衛生部門重要的信息資源，其在基層公共衛生部門的醫療、教學、科研以及管理活動中起著極為重要的作用。完整、全面地收集檔案，科學的管理檔案，切實做好檔案信息的開發利用，大力推進基層公共衛生部門檔案管理工作標準化管理進程，對科學決策和本單位的現代化建設極為重要。

關鍵詞：基層公共衛生;檔案管理工作;分析

檔案是記錄各項活動的真實記錄，只有保管好檔案才能在需要時提供有效的信息，是反映基層公共衛生部門工作的寶貴財富。在評價基層公共衛生部門服務水平中可以作為重要的衡量依據。

1基層公共衛生檔案管理工作存在的問題

1.1管理體制不健全

目前，我國多數醫院將本科室工作人員的權責予以區分，在此基礎上制定相關管理制度，進而導致檔案管理機構設置的雜亂、管理的分散。此外，由于醫院采用將各部門的檔案進行分開管理的方式，造成醫院信息資源的連貫性和完整性的缺乏，還會給基層公共衛生檔案查找以及網絡化管理造成極大的困難。

1.2管理人員專業素質低下

管理人員的能力素質對公共衛生檔案管理的規范性以及高效性均造成重大影響，但目前我國多數醫院選擇采用非專業出身的檔案管理人員，此類管理人員的理論和文化水平存在較大差異，且具有較大的流動性;其次，管理人員專業素質低下，促使檔案管理工作的被動性和管理模式的呆板性。

1.3檔案管理模式落后

就基層公共衛生檔案管理而言，其強調檔案資源的保密性，因此，基層公共衛生檔案管理服務對象限制在職能科室和本系統。檔案管理人員缺乏創新意識，習慣于服務單一對象，不僅導致基層公共檔案管理工作缺乏創新性和主動性，而且導致基層公共衛生檔案管理工作模式的落后與陳舊。

2基層公共衛生檔案管理工作的強化措施

2.1創新基層公共衛生檔案管理制度

基層公共衛生檔案管理工作的基礎是醫院管理制度，實行有效且完善的檔案管理制度不僅能夠提高基層公共衛生檔案管理工作的質量，還能夠提升檔案管理工作人員的積極性。制定出適合基層公共衛生檔案管理的完善體系，包括檔案管理人員的職責、檔案管理工作的定時指導以及對檔案管理工作的管理三個主要方面。檔案管理人員的工作積極性同樣具有重要作用，為能夠有效提升檔案管理人員的工作積極性，基層公共衛生檔案管理部門可以制定并完善相關考核和培訓制度。實際工作時，應該選取具有多年檔案管理工作的人員組建帶頭工作小組，而小組內部需要儲備一名具有專業技能的技術指導人員;通過廣泛收集各科室意見的方式，制定具有可行性的管理制度，以促進基層公共衛生檔案管理工作能夠達到規范化和科學化，其主要目的在于為基層公共衛生檔案資料連續性及完整性提供切實保障。

2.2提升基層公共衛生檔案管理人員的素質

由于基層公共衛生檔案管理工作是一項規范化、科學化、現代化以及制度化的高標準體統工程，不同于各門類檔案管理的簡單化集中性管理。針對目前我國基層公共衛生檔案管理工作中人員素質較低的問題，不僅需要重視檔案管理組織人員的業務培訓，而且需要強化人員的管理意識。強化工作人員的管理意識，首先需要得到相關領導的支持下，其后以開會強調或者突擊檢查等方式快速提升全體人員對檔案管理工作的重視程度，主要是因為全體人員完全熟悉檔案管理工作后有助于形成規范化的檔案收集工作。

2.3提高基層公共衛生檔案管理工作的信息化

完善的基層公共衛生檔案管理需要不斷提高檔案管理工作的信息化，即利用現代化設備對檔案進行管理，可以在實現減少檔案儲存空間的同時節省管理工作中的資源消耗，繼而有效提升基層公共衛生檔案管理工作的效率。①采用多樣化的儲存方式，為有效避免出現儲存空間不足、查找困難、共享性差等情況的出現，可采用電子文件的方式進行管理，將其儲存在硬盤或者磁盤內;②采用網絡化管理方式，網絡時代促進網絡化的發展，其主要在人事檔案網絡化、病例檔案網絡化以及文書管理網絡化三個方面進行有效的網絡化管理。

2.4 規范基層公共衛生檔案信息材料收集和整理工作

目前的基層公共衛生檔案管理之所以不完善，主要就是因為管理不規范，材料的收集和整理工作不到位，居民的健康檔案建檔率不高。這樣就需要對該項工作進行相應的規范，將居民的建檔工作作為重點，統一各種報表的填寫，確保各項數據完善，為居民建立完整的健康檔案。為了促進轄區居民充分配合社區建檔的工作，基層公共衛生部門要對居民開展健康教育，結合互聯網等媒體宣傳建立健康檔案的重要性，使居民能夠自動配合社區開展建檔。基層公共衛生服務需要各轄區各部門、機構的支持，因此要積極與居委會等重要的部門取得聯系，使其能夠了解到為居民建立健康檔案的意義，這樣就可以促進檔案收集與整理工作的有效開展。

2.5加強基層公共衛生檔案管理與醫療工作之間的銜接

就檔案管理工作與醫療工作之間的關系來看，檔案管理工作應該是為醫療工作提供服務、提供信息依據的一項工作。在醫療業務中，很多工作都需要通過查閱檔案來開展，比如在對患者進行治療的過程中，醫護人員需要及時了解患者的病史，那么這就需要檔案管理工作者及時提供患者的檔案。要讓檔案管理工作能夠更好地為臨床、醫療、研究等工作服務，就必須加強檔案管理與醫療工作之間的銜接。比如醫院要結合檔案信息化的實際情況，及時更新信息化管理制度，對于新增的檔案必須及時上傳到信息系統中，以保證檔案與信息系統同步。檔案管理工作可以根據醫療業務進行檔案分類，這樣當醫療工作需要檔案信息時，檔案管理者可以有針對性地進行檔案查找，第一時間為醫療工作提供檔案依據。另外，醫院要促進檔案信息資源共享，這樣就可以同時滿足醫療、研究、教學等工作的需求，檔案資源共享可以更好地為醫療工作提供便利。

3結束語

基層公共衛生檔案管理的工作任重而道遠，其保存質量和內容的全面性不僅關系著居民的健康，更與社區和諧發展密切相關。對基層公共衛生部門來說，雖然身為公共衛生服務中最基層的單元，但作用和重要性卻非常重要，它既是各項公共衛生服務措施的落實者和執行者，也是掌握著轄區內公共衛生工作的第一手檔案資料的持有者，有責任有義務積極管理好當前的公共衛生檔案，努力探尋有效措施延長檔案壽命，保證檔案的全面性和真實性，防止失密和泄密。只有這樣才會在新形勢下得到更好的開發和利用。

參考文獻

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