如何加強(qiáng)高校秘書(shū)工作的辦公自動(dòng)化

邢鶯芳

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化已經(jīng)越來(lái)越成為高等院校日常管理工作不可或缺的條件。高校秘書(shū)工作要積極適應(yīng)辦公自動(dòng)化發(fā)展要求，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備和科學(xué)管理手段來(lái)提高工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化和決策科學(xué)化，這也對(duì)高校辦公室秘書(shū)人員提出了新的任務(wù)和要求，只有積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)并熟練掌握運(yùn)用辦公自動(dòng)化，才能適應(yīng)自動(dòng)化環(huán)境下的高校秘書(shū)工作。文章重點(diǎn)就如何加強(qiáng)高校秘書(shū)工作的辦公自動(dòng)化進(jìn)行研究分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校;秘書(shū)工作;辦公自動(dòng)化;研究

引言

秘書(shū)這個(gè)職業(yè)是實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與外界人士溝通的最佳途徑，是人員溝通的橋梁和領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，各類信息都與秘書(shū)的工作息息相關(guān)。從某種程度上講，秘書(shū)的工作看似簡(jiǎn)單，但卻遠(yuǎn)不只是接收、整理、交換和傳輸信息的工作。秘書(shū)開(kāi)展工作的方式有很多，例如收集資料、研究政策、反映問(wèn)題和提供咨詢等。正因秘書(shū)的工作不可小覷，而且辦公自動(dòng)化可以提高秘書(shū)工作的辦公效率，所以現(xiàn)代化的辦公進(jìn)程得以如此迅猛地發(fā)展。

1辦公自動(dòng)化對(duì)秘書(shū)工作的作用

1.1有利于提高辦公室秘書(shū)人員辦理公文的效率

傳遞和辦理公文是高校辦公室秘書(shū)人員的常規(guī)工作，秘書(shū)人員要將辦公室收到的來(lái)自上級(jí)不同單位的文件整理分類，及時(shí)準(zhǔn)確地傳給不同的領(lǐng)導(dǎo)批閱，并遵照領(lǐng)導(dǎo)指示向?qū)W校各部門(mén)傳達(dá)文件精神。在應(yīng)用辦公自動(dòng)化之前，高校通常采取人工的方式完成這一過(guò)程，登記收文時(shí)間、收文編號(hào)后，再按時(shí)間先后、緊急程度等次序分別傳到領(lǐng)導(dǎo)手中。有時(shí)一份文件需要經(jīng)過(guò)多個(gè)校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳閱后才能作出決策，這樣文件就得在傳閱途中逗留較長(zhǎng)的時(shí)間，容易耽誤工作進(jìn)度，甚至有的文件在領(lǐng)導(dǎo)還未傳閱時(shí)就過(guò)了文件規(guī)定的辦理時(shí)限，直接造成嚴(yán)重影響。應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，辦公室秘書(shū)人員可以在第一時(shí)間將收到的文件掃描，通過(guò)學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分別或同時(shí)發(fā)送給不同的領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地對(duì)文件進(jìn)行瀏覽批示，即使領(lǐng)導(dǎo)在外出差開(kāi)會(huì)，也能充分利用網(wǎng)絡(luò)處理學(xué)校事務(wù)，不會(huì)影響工作進(jìn)展。

1.2有利于提高辦公室秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公自動(dòng)化需要以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，廣泛迅速地收集整理、加工存儲(chǔ)和提取使用信息，使辦公室秘書(shū)人員方便快捷地共享信息，但同時(shí)它也對(duì)辦公室秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，不僅要求秘書(shū)人員具備秘書(shū)專業(yè)知識(shí)，還要熟練掌握應(yīng)用自動(dòng)化辦公設(shè)備和技術(shù)的能力。辦公室秘書(shū)人員要有針對(duì)性地參加辦公室業(yè)務(wù)知識(shí)的進(jìn)修和培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)水平，掌握現(xiàn)代化科學(xué)管理技術(shù)，這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的需要。

1.3有利于辦公室秘書(shū)人員之間的協(xié)同合作

辦公室工作涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，常常需要多個(gè)辦公室秘書(shū)之間相互協(xié)作才能完成。比如緊急通知或文件，需要多個(gè)秘書(shū)人員共同處理，如果采用傳統(tǒng)的模式，就需要傳遞多個(gè)環(huán)節(jié)，耽誤處理的時(shí)間。應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，可以直接在學(xué)校內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上進(jìn)行文件的群發(fā)和共享，在最快的時(shí)間內(nèi)傳遞到相關(guān)部門(mén)和人員，為秘書(shū)工作的及時(shí)性提供有力保證。

2如何加強(qiáng)高校秘書(shū)工作的辦公自動(dòng)化

2.1積極轉(zhuǎn)變思想觀念

提高對(duì)辦公自動(dòng)化的重視程度，從思想觀念上充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的必要性和長(zhǎng)遠(yuǎn)功效辦公自動(dòng)化是一個(gè)全新的概念，是信息社會(huì)的重要標(biāo)志之一。高校秘書(shū)人員必須盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，跟上形勢(shì)和時(shí)代的發(fā)展步伐。在高校辦公自動(dòng)化大發(fā)展的新形勢(shì)下，過(guò)去那種不合時(shí)宜的舊觀念、舊框框和習(xí)慣做法已不能適應(yīng)辦公室秘書(shū)工作的需要。在新的歷史發(fā)展階段，秘書(shū)人員只有更新觀念，轉(zhuǎn)變工作方法，高度重視，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動(dòng)化思想，使辦公自動(dòng)化意識(shí)成為一種“自覺(jué)”，才能確保不被時(shí)代發(fā)展、科技發(fā)展的大潮拋棄，才能保證秘書(shū)工作高效有序地運(yùn)作。

2.2強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)

提升自身能力辦公自動(dòng)化是一個(gè)高效的人機(jī)交互系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中，具有現(xiàn)代思想和技能的人始終是活動(dòng)的主體。作為秘書(shū)工作人員，不僅要學(xué)習(xí)秘書(shū)工作的業(yè)務(wù)知識(shí)在實(shí)際工作中加以運(yùn)用，更要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化理論學(xué)習(xí)，接觸盡可能多的新技術(shù)，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。要積極參加辦公自動(dòng)化方面的培訓(xùn)，掌握一定計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)。秘書(shū)工作千頭萬(wàn)緒，不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段，尤其要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動(dòng)化軟件，有能力和有條件的甚至可以向系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等高級(jí)應(yīng)用技巧發(fā)展，以適應(yīng)新環(huán)境對(duì)高校秘書(shū)的新要求，充分發(fā)揮高校秘書(shū)職能。

2.3認(rèn)真實(shí)踐秘書(shū)工作的規(guī)范化操作

科學(xué)有效地建立辦公自動(dòng)化條件下的秘書(shū)工作規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)范秘書(shū)工作制度和程序，逐漸地在日常工作中，把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動(dòng)化手段相結(jié)合，真正提高工作效率。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)對(duì)日常性的事務(wù)處理有極大的幫助，但是像公文辦理、檔案管理等工作雖然運(yùn)用了自動(dòng)化軟件，由于這類工作有傳統(tǒng)的規(guī)范程序，例如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)，即使在辦公自動(dòng)化環(huán)境下仍要堅(jiān)持規(guī)范處理，使OA與傳統(tǒng)秘書(shū)工作真正相結(jié)合。

2.4強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

辦公自動(dòng)化配備了諸多設(shè)備，如沒(méi)有強(qiáng)烈的責(zé)任心。用完了就拉倒，很容易造成設(shè)備的人為損壞或者不必要的浪費(fèi)，甚至造成泄密。要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，精心維護(hù)，確保OA正常運(yùn)轉(zhuǎn)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，實(shí)現(xiàn)“可持續(xù)使用”。認(rèn)真分析工作中所需要的信息處理功能，分清輕重緩急，把有限的辦公自動(dòng)化設(shè)備與軟件用在刀刃上。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公自動(dòng)化有利也有弊，但利大于弊就有發(fā)展的意義所在，辦公自動(dòng)化仍處在秘書(shū)工作中的重要一環(huán)，尤其是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力如此迅猛和信息傳播速度極快的現(xiàn)今。構(gòu)筑企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，成為許多企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和信息主管部門(mén)的主要工作。辦公自動(dòng)化作為新事物已逐漸普及，它將推動(dòng)秘書(shū)工作的進(jìn)一步發(fā)展，使其逐步走向自動(dòng)化和現(xiàn)代化的新局面。

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（作者單位：昆山登云科技職業(yè)學(xué)院）