高校檔案鑒定銷毀工作的困難及對策

文/四川醫科大學檔案館 陳敏

高校檔案鑒定銷毀工作的困難及對策

文/四川醫科大學檔案館 陳敏

鑒于檔案鑒定銷毀工作量大、過程繁雜，很多高校的檔案館(檔案室)相關工作始終處于一定的滯后狀態。在本文中，筆者將針對高校檔案鑒定銷毀工作的困難及應對措施進行探討闡述。

檔案鑒定銷毀；檔案館；困難問題；對策

高校檔案作為記錄高校管理活動、學生信息資料、科研涉密等重要資料的載體，其工作的科學度和完善度，與高校日常工作的效率及質量密切相關。尤其是在最近幾年，伴隨學校規模擴大、生源的擴招，檔案的銷毀工作量及難度都有所提升。一方面，源源不斷的新檔案占據大量檔案裝具和檔案室場所，并具有極大價值。另一方面，鑒定與銷毀的不及時與缺乏科學性，對檔案管理工作產生了一定滯礙。

一、當前我國高校檔案鑒定銷毀工作現狀

高校檔案的鑒定銷毀工作，即對于相關檔案資料價值進行判斷與甄別。經過科學合理挑選，將具有一定價值的部分加以妥善保存，并將不具有保存意義的部分予以適當處理甚至廢棄。從內容上講，可分為歸檔前、后的鑒定及銷毀。通常，由于高校日常事務繁多，學生數量龐大，科研信息量繁雜，因此相關檔案的鑒定和銷毀工作表現出很多問題。從宏觀上來看(以會計檔案管理為例)，學校財務實行統一管理，會計檔案管理任務重、時間緊。一方面，很多檔案僅僅交由檔案館并做了數目清點和核對，而缺乏必要的后續鑒定和銷毀工作。另一方面，很多高校是由多家合并建立，而會計檔案的合并工作并沒有跟上步伐。再以科研檔案為例，很多高校建校歷史悠久，現存的科研檔案資料數額龐大，不乏很多有期限保管變成了無期限保管，然而保存空間有限，造成了檔案庫房面積緊張的現狀。

二、我國高校檔案鑒定銷毀工作的若干問題

（一）未對檔案材料進行準確性鑒定。盡管檔案理應作為高校日常工作的詳盡記錄，然而由于檔案資料的形成容易受到客觀條件及主觀意愿的影響，因此在實際運行當中其內容并不一定真實、原始。很多情況下，檔案資料會對于當下情形夸大、縮小及扭曲，且因不同存在時期和工作模塊而情況各異。例如，會計檔案資料中統計數字的虛報、科研工作成績的夸大及學校基建檔案資料與實際不符等。這些主觀錯誤及客觀過失，都會造成檔案材料有失準確性，檔案鑒定工作者有義務和責任降低甚至杜絕此類現象的出現。

（二） 亟待鑒定和銷毀的檔案資料數額龐大。通常，這類問題是由以下兩點引起的：其一，鑒于很多高校檔案室都錯誤地將館藏量作為工作質量的衡量標準之一，因此為了實現一定的規模要求，將一些不具備實際價值的檔案引入檔案室，片面追求檔案數額的升級。其二，很多檔案在入管時缺乏及時地鑒定，導致工作長期累積，負擔日漸增重。在上述情況下，很多檔案室需要完成的鑒定和銷毀工作需要涵蓋如約到期檔案，且還要涵蓋很多被輔以永久保存之名，而實則毫無價值的部分。

（三）未進行完整性鑒定。在如今的高校檔案室工作中能夠發現，很多歸檔資料文件擁有一定的價值，但卻缺乏必要的完整性。一方面，歸檔部門缺乏必要的健全性。學校日常事務繁雜，各個部門擁有的職能各異，所產生的檔案數量、內容不具有一致性，很多僅僅是綜合部門形成一定紅頭文件，而其他部門檔案材料形成較少甚至沒有，從而缺乏成體系的檔案歸整。另一方面，檔案材料門類不全。很多學校除了財務、科研、學生信息等檔案之外，其他方面信息缺失。同時，檔案資料自身不完整。很多檔案資料缺頁、缺補充附件等，甚至很多核心部分漏失。

（四）缺乏鑒定檔案的條理性。很多檔案室管理僅將檔案資料保管期限作為鑒定依據，缺少了一定的鑒定條理性，如忽視了檔案文件本身的價值高低。然而，檔案資料最為關鍵的并非為其館藏是永久性還是暫時性，真正重要的是其在高校發展過程中實際蘊含的價值和作用的發揮。因此，在檔案管理工作中，要分次重地進行檔案保護、搶救，突出關鍵性檔案的地位。

三、如何應對存在于檔案鑒定銷毀工作的相關問題

（一）提升進館檔案的質量，強化檔案價值鑒定。在檔案進館之前，篩選工作就已經屬于檔案鑒定工作的一部分，若能工作到位，將會為后期檔案鑒定和銷毀工作省卻很多麻煩。在篩選和鑒定檔案價值、立卷及確定檔案報關期限的過程中，工作人員需做到詳細縝密，堅持有價值的檔案入館，無實際用處的檔案不盲目接收。相關指導部門工作人員要定期、保質進行案卷質量抽查檢驗，檔案室需要在檢查案卷之后入檔。憑借全面合理的檔案鑒定與銷毀，檔案才可以立卷。在此過程中，相關工作人員要以認真負責的態度，對待每一步檔案管理環節。

（二）提升監督與指導力度，完善檔案鑒定銷毀制度。作為檔案管理工作的指導力量，領導層面要加強對于檔案管理工作的監督，嚴格按照《檔案法》的相關規定安排工作，次重點分明，依法依章辦事，有部署、有安排、有檢查，形成上行下效的完善檔案管理體制。因此，要成立高效負責的領導班子，通過劃定出鑒定委員會、領導小組，分工落實成員責任。同時，要制定周密的工作計劃，按照一定時間、重要性等有序完善鑒定與銷毀工作。對于不存在保存意義的檔案資料，要在建立完善的書面記錄且經上級領導審核后進行銷毀。

（三）加強檔案管理從業人員的整體素質。作為一項對于高校事業發展意義深重的工作，檔案管理從業人員需要具備良好的職業素養和綜合能力。很多高校檔案室的管理人員身兼數職，甚至由其他部門人員監管相關工作，這樣做 有失檔案管理工作的完善性。高校在重視檔案管理工作的同時，要首先重視起從業人員的選拔和任職環節，以必要的標準挑選專業檔案管理人員。在日常工作當中，定期安排相關培訓與講座，為工作人員充電，為其介紹和普及最新、高效的檔案鑒定和銷毀知識。經過專業化培訓，幫助工作人員形成科學的工作流程。

（四）健全檔案鑒定和銷毀體系。完善的檔案鑒定和銷毀體系是保障高校檔案管理高效、高質量完成的前提，很多檔案室工作人員仍舊沿用傳統標準，且忽視了對于電子檔案管理工具的使用。如今，高校的檔案管理工作不應再沿用過去的期限管理模式，應將檔案價值視為首要，例如，一些會計檔案資料，如會議出差發票等，那樣的話不必要進行永久保存，不僅占用庫存，而且缺乏必要的價值。通過綜合權衡各檔案資料價值，形成明確的管理規定。

檔案鑒定銷毀工作質量的高低關系到高校生存及長遠質量，在本文中，筆者針對當前我國高校檔案鑒定銷毀工作現狀、存在的若干問題(未對于檔案材料進行準確性鑒定、亟待鑒定和銷毀的檔案資料數額龐大、未進行完整性鑒定、缺乏鑒定檔案的條理性)及有效的應對措施展開相關探討，提出了提升進館檔案的質量、強化檔案價值鑒定、提升監督指導力度及完善檔案鑒定銷毀制度、加強檔案管理從業人員的整體素質及健全檔案鑒定和銷毀體系等相關策略，以期為行業提供一定借鑒。

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