論大數據環境下企業文書檔案的信息化管理

吳春華

[摘 要] 在大數據環境下，各個領域都發生著變化，企業文書檔案管理也一樣。所以，企業文書檔案管理應充分利用信息化管理模式，革新技術，積極探索新的管理及利用模式，以提升企業的文書檔案管理水平，為企業的發展提供信息化資源。本文剖析了大數據背景對企業文書檔案管理的影響，同時為企業文書檔案的信息化管理及利用指明方向，提出了相關對策。

[關鍵詞] 大數據 企業 文書檔案 信息化

中圖分類號：G271 文獻標志號：A

一個企業的文書檔案管理，就是要把企業在日常的生產、生活中所進行的各項管理活動整理歸檔，成為有價值的信息加以保存管理。隨著信息化進程的加速，大數據的環境也逐漸加速了企業文書檔案信息化管理方式的轉變。相對于傳統的檔案管理方式來說，信息化的管理方式有著速度快、存儲量大、資源瀏覽便捷、資源查詢方便等特點。本文就是對大數據環境下企業文書檔案的信息化管理和利用進行相應的探究。

一、大數據環境下企業文書檔案的信息化管理及利用

（一）企業文書檔案在企業中的作用

在企業的運行與發展過程中，會產生各種對于企業來說有價值、有意義的資料，如企業的策劃方案、內部的文書往來、審計資料、合同文件等。這些資料由于內容涉及比較寬泛，部分資料還具有一定的保密性質，有的資料會對企業在未來的發展提供必要的參考支撐。

（二）大數據環境下要轉變企業文書檔案的管理模式

過去，企業文書檔案是以紙質檔案為主，這樣文書檔案管理就需要大量人力、物力、財力的投入，同時在進行檔案查詢等方面還存在很大的難度。隨著信息技術的不斷進步，過去傳統的紙質檔案逐漸被電子化的辦公系統所替代，過去存在的查詢困難、耗費人力等問題，隨著大數據在信息技術的發展中的應用已經不存在了。

二、大數據環境下企業文書檔案工作方式的轉變

（一）拋棄老舊傳統思想，引入信息化管理理念

大數據時代的到來，使得信息化技術在不斷地更新換代，隨之而來的是各種辦公信息化理念逐漸替代老舊傳統的思想觀念，信息化的工作理念已經慢慢深入到企業文書檔案工作之中。信息化管理在文書檔案的管理中有著重要的作用，它不僅能夠提高文書檔案管理的工作效率，大大降低容錯率，還增強了文書檔案工作的簡便性與快捷性。因此，信息化的管理能夠全面提高文書檔案管理及利用的效率。

（二）改變傳統的管理方式，掌握主流的管理方法

傳統的紙質文書檔案管理方式已經隨著大數據時代的到來而逐漸地被電子化、數字化的管理方式替代，企業的文書檔案管理也逐步地向數字化、系統化的管理方向發展。隨著信息技術的發展、網絡技術的提高，文書檔案管理工作也從過去的手工操作轉變為計算機數據庫的應用操作，這樣的主流管理方法使得檔案數據更準確，在資源共享的條件下極大地提高了工作效率。

（三）大數據環境下有效利用資源的共享性，提升文書檔案管理的效率

資源共享讓辦公更加輕松便捷，因而企業文書檔案管理也要在大數據的環境下提供共享資源。通過資源共享能夠使企業內部進行文書檔案的傳遞過程達到統一差異的目的，同時對于文書檔案權限的管理達到對不同部門進行不同的資源共享的特征。這對于一些文書檔案會起到一定的保護作用與權限管理作用[1-2]。

三、大數據環境為企業文書檔案管理工作提供了方向

（一）信息化的管理模式為企業文書檔案管理工作帶來新的模式

在傳統的文書檔案管理工作中，大量的紙質操作不僅復雜而且存在著極大的錯誤風險，如要規避這些風險，就需要文書檔案管理工作人員付出大量的精力與時間。隨著時代的更迭，企業文書檔案管理的工作模式也逐漸發生了改變，紙質數據被先進的電子數據庫所替代，依托計算機進行相應的資料整理。根據有關數據統計（如下圖所示），這樣的工作模式大大提升了工作效率，同時也大大降低了錯誤風險，保障了文書檔案數據的安全性。

（二）信息化管理逐步成為文書檔案管理的重要方式

對于紙質檔案來說，信息化檔案具有非常明顯的優點。首先，信息化檔案在時間上、空間上有優越性，可以在不同時間段，不同的地點滿足不同類型、不同層次的用戶對檔案閱讀的需求。就覆蓋面來說，信息化檔案具有信息共享性，可以為企業更多部門、更多員工快速提供檔案信息資源。因此，在大數據環境下，企業的文書檔案已經由紙質管理向信息化管理轉變，成了文書檔案管理的重要方式。這種方式不但突破了原有的文書檔案管理模式，也對文書檔案人員提出了新的要求，需要其不斷地豐富知識，創新工作，發揮才能，實現企業文書檔案的資源共享性，深度挖掘檔案的自身價值。

（三）強化企業文書檔案管理的安全性

目前在大數據環境中，企業文書檔案管理已經由紙質管理向信息化管理轉變，在網絡上實現資源共享。為此，企業首先要保障企業文書檔案的信息安全性、保密性，加強網絡安全管理，升級網絡安全指數，避免泄密或者被網絡病毒、黑客攻擊；其次，要及時解決網絡技術問題，減少網絡故障，建立強大的信息資源庫，避免多用戶訪問時出現網絡延遲或者訪問故障；最后，要保障數字文書檔案的完整性，在信息化文書檔案的建設中避免原始檔案遭受破壞或者缺失[3]。

四、大數據環境下企業文書檔案信息化管理及利用的對策

（一）整合企業文書檔案信息，實現資源共享

在大數據環境下，企業應該借助數據之間的關聯性，對文書檔案信息進行匯總合科學分析，深度挖掘數據信息中的有效價值，重新建立數據庫，對信息實現多元化的分析與統計，完成對信息的整合和利用，以滿足企業發展的信息化需求，同時要采用多種方式對文書檔案進行補充，可利用多媒體（如圖片、視頻等）對文字材料進行補充，讓文字檔案更加生動化、直觀化，最后實現文書檔案的資源共享 [4]。

（二）應用新技術手段，構建電子化文書檔案管理的新機制

在信息化社會里，文書檔案管理也應創建新的管理機制，采用新的技術手段，不斷采取檔案管理新措施。比如，通過建立數據庫、應用云計算和網絡技術等構建新的文書檔案管理機制，設計新的信息檢索方式，對信息進行分類、匯總，最后讓企業的文書檔案向數字化信息資源共享方向發展[5]。

（三）企業文書檔案信息化管理要體現個性化

在信息化社會，大數據的作用就是實現對數據的統計與分析。為此，企業要立足自身特點，結合實際需求，深挖文書檔案信息的價值，對資料進行整理、分類、匯總及科學分析，分析數據信息之間的關聯性，提取企業需求的有效信息，讓企業能根據所提供的信息資料，做出有利于未來發展的明確判斷。同時，企業還可以利用大數據對客戶的需求進行分析，做出個性化的判斷，提供針對性的有效方案，實現企業個性化、定制化發展。

五、結語

在大數據環境下，信息技術得到了迅猛的發展，影響著各個領域。企業文書檔案管理也應以此為契機，轉變傳統的文書檔案管理模式，充分利用信息技術，整合企業文書檔案信息，實現資源共享，構建全新的信息化文書檔案管理機制，在企業文書檔案信息化管理中體現個性化、定制化服務，為企業的長遠發展提供堅實的保障。

參考文獻：

[1]李軍.加強企業文書檔案信息化建設的若干思考及建議[J].中國管理信息化. 2019（03），127- 128.

[2]董志敏.基于大數據背景中企業文書檔案的信息化管理及利用分析[J].綠色環保建材.2017（02），13.

[3]華琦.大數據環境下企業文書檔案的信息化管理及利用研究[J].蘭臺內外.2019（12），34- 35.

[4]馬紅梅.試論大數據環境中企業文書檔案的信息化管理[J].辦公室業務.2016（20），176.

[5]才翔.大數據環境中企業文書檔案信息化管理及利用[J].蘭臺世界.2018（S2），179- 180.