淺談檔案信息化管理工作

姚珍

摘 要：在現代信息社會中，信息技術廣泛應用，這給檔案管理帶來了機遇和挑戰，更多的是機遇。隨著社會檔案信息需求的增強，實際檔案查閱利用具體工作中，經常會出現查閱準確度不高、效率低下等問題，所以提升檔案管理的工作水平，推行檔案工作的信息化建設，不僅意義重要，而且亟待解決。實施檔案信息化建設，可以有效提升檔案工作的自動化水平，保護檔案實體的安全，提供便捷檔案的査詢，充分發揮檔案的價值作用。各單位必須結合實際工作情況，抓緊開展和有效推進檔案工作的信息化建設，讓檔案管理在信息化條件下管理更加規范，查閱利用更加便捷高效。

關鍵詞：檔案信息;檔案管理工作

一、檔案信息化建設的重要性

數字化時代，檔案作為重要的信息資源，社會需求度和關注度越來越高，檔案管理的工作任務也越來越重。在檔案管理工作中，只有不斷創新管理理念和工作方式，增強檔案管理的規范化、標準化，才能有效地提升工作水平和工作效率，這就需要開展檔案信息化建設工作。首先是通過開展檔案管理信息化建設工作，充分將單位工作中形成的各種資料、文件、相關數據及時在線地收集起來，建立檔案數據庫信息系統，齊全完整地收集各種檔案信息資源，形成寶貴的數據資源庫。其次是在實施檔案信息化建設管理，可以大幅提升單位收錄、保管以及檢索、利用檔案信息的效率。檔案在其各項工作中是貫穿始終的，必須充分保證檔案內容的準確性、完整性。信息化形式的檔案更便于建立、査找。再次是改變傳統的檔案保管方式。隨著信息化水平得到提高，不僅可以更為便捷地錄入信息，而且可以有效保存檔案信息，不需要大量庫房空間，也不需要檔案裝具等設備，管理更加簡單高效，存儲空間更加廣泛。

二、檔案信息化建設存在的問題

（一）缺乏專業技術人員

由于檔案信息化建設重視程度不夠，對信息化建設重要性和緊迫性認識不足，在檔案管理人員配備方面，往往注重政治堅定，有文字水平和檔案管理經驗的人負責檔案管理工作，忽略了檔案信息技術人員的培養和配備。在檔案管理信息化建設方面，需要檔案管理崗位的工作人員要有更多的信息專業技能，但是從大部分基層單位的現狀來看，檔案管理工作人員不僅在專業知識方面有一定欠缺，而且在專業能力等方面的培訓也遠遠不夠，缺乏既懂檔案業務知識，又懂計算機信息技術的復合型人才，這樣就影響了檔案管理信息化建設的進程，檔案信息化建設與檔案管理脫節的現象大量存在。

（二）檔案管理制度滯后

目前，各單位檔案室都懸掛或者張貼了一些檔案管理制度，比如：檔案收集、檔案保管、檔案利用、檔案保密等很多相關的管理制度，但是這些制度在一定程度上形同虛設，在實際工作中沒有真正貫徹執行，與工作實際不相匹配，這些管理制度在一定程度上滯后于工作需要，存在一定欠缺。這樣由于制度方面的欠缺，造成檔案管理相關制度缺乏執行力，工作隨意性較大，影響檔案管理工作的有效開展，檔案管理缺乏科學規范標準，影響檔案信息化建設的進程。

（三）投入不足

檔案信息化建設是一項龐大的系統工程，需要投入大量的資金、設施設備和人才支撐。例如在檔案管理軟件方面，需要專業人員根據檔案工作實際，開發適應管理要求的管理軟件，這樣就需要投入一定的研發經費，邀請專業技術團隊提供信息技術支持。另一方面也需要龐大的資金購買計算機、掃描儀、存儲器等數字化設施設備。因此，很多單位在檔案管理信息化建設緩慢，甚至停留在過去的僅僅將檔案目錄實施了數字化，簡單應對目錄查閱，具體文字內容還需要到庫房調閱實體紙質檔案，本質上查閱利用和管理還是停留在傳統手工階段。還有一些單位所做的檔案管理信息化工作，沒有專門的管理軟件，僅僅是對一些紙質的檔案資料進行簡單掃描，制成電子檔案掃描件，技術含量低下，不成體系。

三、檔案信息化建設的策略

（一）提高認識，強化領導

檔案管理是單位的基礎性保障工作，是其他各項工作的有力支撐，只有切實做好檔案管理工作，確保檔案資料的完整性以及準確性，開發利用檔案信息進行總結工作，研究解決實際問題，形成科學決策，才能提高工作效率。在這個意義上，提高單位全員檔案意識勢在必行，這是做好檔案管理各項工作的重要基礎。只有認識到檔案管理工作的重要性，才能更好地做好檔案管理信息化建設工作。要將檔案信息化建設納入單位工作議事日程。科學研究實施，不斷加大資金和人力投入，加強基礎設施建設、軟硬件建設，打造檔案信息資料的網絡系統，應用檔案資科數字化設備，推進檔案信息化建設，最終打造檔案數字化館室，便捷高效地提供利用和搞好檔案信息資源開發，發揮好檔案的價值作用。

（二）抓好基礎，穩步推進

要把檔案信息化建設納入區域總體規劃，與地方政務建設和大數據建設同步規劃，共同實施。例如在智慧城市建設中，將檔案信息資源納入建設開發內容，這樣借力搞好檔案數字信息化建設，也有利于與與各部門聯系溝通，獲得支持，形成合力，便于宏觀調控，從而打造更為統一、集中、高效、規范的檔案信息管理制度。

（三）加強人才隊伍建設

檔案信息化建設，人才是關鍵，沒有人才的支撐就等于“有米無巧婦”，致使檔案資源躺在館室“睡大覺”，致使資源的嚴重浪費。有規劃的加強人オ引進、教育培訓等方法，逐步建立起檔案信息化建設管理隊伍，為檔案管理長遠健康發展打好關鍵基礎。在檔案信息資料的錄入、保存的過程中，應該妥善開展檔案信息的綜合分類工作，讓各類檔案信息、資料的結構充分優化，從而更為有效地在部門間共享資源。通過編纂檔案信息目錄，對檔案資料進行標引以及分類，讓檔案信息的資料內容更為科學有序，便于査詢，提升工作效率。另外要《電子文件管理規范標準要求》，加強檔案標準規范方面的建設，充分保證電子檔案信息內容的安全和規范管理。

（四）確保檔案信息資源安全

由于檔案信息化后檔案信息以數字化形式存儲，便于數字傳輸，容易不留痕跡的復制拷貝，特別是在互聯網條件下，檔案數據更容易失竊或者丟失，所以在推進檔案信息化建設工作中，應該注重采取安全防范措施，比如實施物理隔離、異地備份、打造防火墻等安全技術，確保檔案信息資源的絕對安全，這是開展檔案管理信息化建設工作的前提。

綜上所述，檔案信息化建設是一項系統工程，更是檔案管理工作的必然要求，需要高度重視，科學規劃，穩步推進，才能有效提高檔案信息化管理水平，充分發揮檔案資料所具有的重要價值。