如何加強醫院檔案管理的信息化建設

劉麗麗

摘 要：信息化管理在社會各大領域都得到了廣泛應用，通過信息化管理，降低了企業管理的難度，提高了企業運營效率。醫院作為一個人流量巨大的社會服務機構，對檔案管理實行信息化管理也勢在必行。醫院檔案管理主要包含醫院人事管理、醫院病歷管理、會議內容檔案、財務檔案、設備檔案管理等。鑒于工作管理內容復雜，如何加強醫院檔案管理的信息化建設也才成了醫院管理就亟待解決的問題。對此，首先要開拓管理的新思路，其次要引進信息化人才，管理設備與時俱進，在此基礎上，最后著重提高信息化檔案管理的安全性。

關鍵詞：醫院;檔案管理;信息化建設

在當下信息時代的背景下，醫院也逐漸引入信息化管理知識。檔案的作用主要包含記錄和查閱兩個功能。而引入信息化管理無非是為了記錄的完善度和以及查閱科學化。從這兩個方面出發加強醫院檔案管理的信息化建設，方能從根本上彌補當前醫院檔案管理中的不足。本文將從醫院檔案管理現狀、加強檔案管理信息化建設措施及信息化管理安全性三個方面進行闡述。

一、醫院檔案管理現狀

醫院檔案管理包括了當前醫院管理主要存在人員、制度、信息化系統三方面不足。隨著社會的發展，人們也對社會中的人文關懷加以重視，對自身身體的健康也十分注意，醫院的擁堵便成了社會熱點，與其相應，在醫院檔案管理方面也增加了一定難度。首先是檔案管理的制度的完善度依舊存在不足，未形成一個系統的管理流程，人員的信息化管理意識不強。其次是醫院檔案管理部門缺乏專業化管理人員，專業區分于專門的點在于，專業化人員是具有一定的檔案管理知識的人員。最后，醫院檔案管理的設備依舊局限于電腦中的表格制作或是手寫記錄，如此的管理現狀會導致記錄效率慢，且后期查閱不便。

針對這三個問題，也有相應的導火線。檔案管理人員的責任心意識淺薄，對信息化管理的使用也缺乏認識，這也是阻礙醫院檔案管理信息假設發展的影響因素之一。醫院各部門之間缺乏溝通，導致檔案管理難以取得突破，對檔案知識管理的界定不明了，也是目前醫院檔案管理中存在的問題之二。醫院檔案管理的硬件設施也跟不上醫院現代化管理發展的進程，存儲空間過小，無法滿足醫院高速發展的需求，這是其三。

二、加強醫院檔案管理信息化建設的措施

1.增強醫院信息化管理意識。魯迅先生棄醫從文，意在做人民群眾心理醫生。比起人民群眾的身體健康，更讓其擔憂的是人民群眾心理上的局限性。以此為引，對于加強醫院檔案管理信息化建設，根本在于增強醫院管理人員信息化管理意識，讓人員的思想與時俱進，跟進信息化發展步伐。目前的檔案管理依舊被傳統管理意識的禁錮，對于醫院檔案疏于管理，從而造成了醫院檔案記錄不完善，后續查閱調用無法精準取得信息。針對醫院檔案管理信息化意識建設可以通過意識散播、意識鞏固、意識延伸三個方面由淺及深的進行教導。意識散播是讓管理人員接觸信息管理知識及相關成果，意識鞏固則是對信息化建設實行體驗，讓管理人員在實踐中分析信息管理的利弊。意識延伸，是通過管理人員對信息管理的設備使用，進行一個自我思維的延伸。而醫院檔案管理部門對此也應負起責任，對人員的進步實行獎勵制度。大量社會現實表明，比起口頭表達，職工更傾向于書面表達。醫院檔案高層管理人員應當對員工的意見進行一個信息采集，并定時召開交流會。如此這般，方能形成一個正確的信息化管理意識。

2.引進專業醫院檔案管理人才。人力資源是管理的基礎。缺乏專業化管理人員，便很難在醫院信息化管理上有所建樹。針對于社會現實，薪酬是引進人才的重要關鍵。檔案管理于醫院的發展起著至關重要的作用，對病歷的記錄，有助于后續病人的治療，也能對疾病提出更有針對性的治療方案。增大對加強醫院化檔案信息化建設的投資，是醫院有序運行的基石。沒有投資很難取得收益，等價投資也是另一種收益。而管理的目的便是在投資的基礎上獲得最大的收益。引進專業醫院檔案的管理人才相當于為醫院運轉的齒輪添上潤滑油。除增加投資外，進行校招、社招也是一大途徑，引進人才需要一段時間的磨合期，醫院應當為就職人員提供發展空間。對醫院管理人才的引進并不局限字面上的引進，在引進人才后對管理人員的鞏固也應當著重注意，人員的流動過于快速，在進行工作交接時也不可避免的產生相應的變數。在人才管理方面除了薪酬管理，還有人文管理，對職工實行人性化管理，減少過勞運作，并給專業人員提供一個廣闊的發展空間。通過人性及薪酬兩方面的管理，從而在引進專業人才后，避免人員流動，為醫院管理信息化建設的提供一個穩定的管理環境。在此要提及的是，人才引進并不局限于中國，國外人才也應當納入考慮范圍之內。這在實現程度是有一定的難度，可通過顧問的形式進行聘用，也不應當局限于辦公室內的人才，信息化時代的發展，教學方式也并不局限于課堂教學，網上教學也如雨后春筍般涌現，因此在檔案管理的人才運用過程中，應當開拓思路，實現科學先進的信息化管理。

3.健全醫院檔案信息化管理相關制度。漢朝曾在楚漢之爭后，采取休養生息增強國力的措施，從而使中國史上出現了文景之治的盛況。這一舉措在很大程度上使農民免于困苦，由此可以看出古人的智慧不應一概而論統稱為落后。在醫院檔案管理信息化建設的過程，除了借鑒外國的經驗，也應當研究中國傳統文化，針對我國國情，健全管理制度。醫院檔案管理從本質上也可看做是人員的管理，調動人員管理的積極性和培養檔案管理人員責任心應當放進醫院檔案管理制度的制定考慮范圍之內。漢朝休養生息、實行分封制，減小皇帝的管理制度，至今我國依舊沿用設立地方官的制度。在檔案管理人員管理方面，便可由此得到啟發，應當分區域管理，在各自專業管理區域發光發熱，通過自身能力獲得晉升，并對職工進行定期考核。這方面，在企業管理中并不罕見，但是在醫院檔案人員管理，由于檔案管理的工作性質屬于幕后，便很容易被人忽略，針對檔案管理的制定缺乏針對性。在醫院實行信息化管理過程中，除了檔案保存的信息化管理，還應考慮信息化查閱制度，在制定制度時，可充分利用現代化系統，建立一個有序的查閱系統，將管理制度寫入查閱系統當中，從而更有利于管理的科學性發展。面對醫院檔案信息化管理建設亟待加強的狀況，健全醫院檔案管理的制度迫在眉睫。

4.引進專業管理系統，更新管理軟件。對于醫院檔案管理的信息化建設，專業管理設備是必不可少的。目前，我國醫院檔案管理現狀仍面臨嚴峻的挑戰，除了人員和制度上的不足外，還有設備上的缺陷。檔案管理中，對設備的要求需要一個巨大數據存儲庫，隨著云盤、百度網盤的線上存儲方式的出現，在檔案管理中，也可引進相關軟件。檔案管理的職能在于信息總和、信息傳遞、信息查閱等三個方面，現代化的管理系統是實現醫院檔案信息化的主要推力之一。以企業管理為例子，第一步。可通過信息化將檔案進行一個編目，通過系統總端查閱。第二步，可將專業檔案轉化生成二維條碼信息，從而進行后期查閱，這一點在圖書館管理中得以廣泛應用，相對于用紙袋進行保存更為便捷，在管理上也可使用網頁上的超鏈接功能進行相關知識的引導為后期查閱提供更為完整的參考資料。

5.加速檔案管理人員綜合素質的發展。時代不斷在變化，對管理發展也提出了更高的要求，人員的發展理應保持和時代進步的步伐一致。目前我國醫院檔案管理信息化建設處于凝滯狀態的原因之一便是缺乏醫院的重視。從而導致檔案管理人員工作消極，未能合理使用現代化信息管理知識，讓我國醫院檔案管理處于一個無序運行的狀態。針對此，對檔案管理人員綜合素質的提升應當引起醫院管理人員的重視，并不時和醫院其他部門進行交流。因為從本質上來說，檔案就是信息的總結，通過與各部門人員的交流，為醫院檔案管理信息化建設提供新思路，在檔案記錄的進程中，能為此奠定良好的素質基礎，這樣檔案管理人員在進行信息化管理的同時，從不同部門的檔案管理特性出發，制定符合特定管理計劃。

三、加強醫院檔案管理信息化的安全

和醫院實現檔案管理信息化相應而生的是，醫院檔案的安全性。信息化從某一個層面上來說就是將信息進行數字化。數字化面臨的安全問題依舊是社會的一大難題。一般措施是通過建立防火墻抵御外界入侵。除了設立防火墻外，醫用的管理網應當有一個獨立的網絡系統，進行定期的檢查和維護，從而避免系統崩潰導致檔案丟失損壞。如果不保證信息化管理的安全性，不可避免的會影響檔案的存儲和保存。另外，對檔案應該及時備份，做好雙重保護，避免檔案丟失帶來的損失。信息化安全的保障依舊牽涉到專業人才，對此，在醫院對檔案管理進行信息化管理時，應當設立專業的網絡安全保密部門，對檔案信息的安全實行監控，避免外網入侵。在醫院檔案管理中，其檔案的保密性也是管理過程中十分重視的一個節點。不僅應該設立專業的網絡安全部門，也應當對檔案管理人員進行一個保密流程的培訓，避免因人員管理不當而降低檔案安全。加強醫院檔案管理的信息化建設非一日之功，從長遠的發展角度考慮才能使醫院在進行檔案管理時實現科學有序安全的管理制度。

四、結語

加強醫院檔案管理的信息化建設主要考慮的便是人員和系統，在確定人員和系統能充分滿足信息化管理的發展后，首先要考慮的是，便是檔案在儲存、查閱過程中的安全性。加強檔案管理的信息化建設首先通過對人員進行定時培訓，對信息化管理有充分的意識之后，再保持人員的穩定性，用專業知識創造管理經驗，使得醫院檔案管理更具科學性。值得一提的是，對管理制度的完善，不僅要引進國外先進的管理知識，也要研究國情發展，制定出一個符合國情的管理制度。管理制度是信息化管理的引領，一個專業的管理制度方能將信息化管理帶往一個正確的發展方向。

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