信息時代高職院校檔案管理工作的創新途徑

摘 要：在信息時代的發展環境下，高職院校的檔案管理工作逐漸由紙質檔案向電子檔案進行轉化，為了保證檔案管理工作的順利開展，本文主要結合了信息時代的發展優勢，以及檔案管理工作的現狀，對高職院校如何優化檔案管理工作進行簡要的探討。

關鍵詞：信息時代;高職院校;檔案管理;創新途徑

信息技術發展水平的不斷提升，使得我國進入信息化的時代，在這樣的時代背景下，各項管理工作都在朝著智能化、自動化的方向發展起來，尤其是在管理工作方面，能夠有效提升管理工作的質量和水平，值得相關技術人員進行重點研究。

一、信息時代發展給院校檔案管理工作帶來的優勢

1.提高工作效率

高校的檔案管理工作不僅包括對院校發展的歷史信息、教師及學生的基本信息進行統計整理，而且還包括高校的各項活動檔案記錄。而利用信息技術對高職院校的檔案進行整理，可以直觀的反映出高職院校在不同階段的工作情況，保證工作的連續性，并且能夠系統的、直觀的展現出每個時期的工作成果、以及具體的活動內容等等，相關的高職院校檔案管理人員可以結合這些檔案信息內容對工作計劃進行合理的調整。有效利用信息技術優化工作的過程，提高工作的效率，從而全面推動高職教育工作的穩定前行。

2.保證檔案安全

高職院校的檔案管理人員必須意識到，院校的檔案當中包含著多年建校的經驗以及歷屆學生和教職人員的發展情況，是高職院校寶貴的信息資源，而傳統的紙質檔案在長期的管理過程中，會出現紙張過舊的折損問題，或者字跡模糊不清，檔案缺頁等問題。影響檔案信息的完整性。而管理人員如果利用網絡信息技術將紙質檔案轉化為電子檔案，就可以達到全面保證高職院校檔案信息安全性的目的。這主要是基于計算機系統當中云儲存技術的空間存儲功能，能夠將所有的院校檔案信息都進行存儲和備份，有效防止了因為意外操作導致的檔案丟失或者數據被篡改的問題，為后續其他人員使用檔案信息提供便利。

二、信息時代高職院校管理團隊的優化建設

1.發展現狀

現階段，我國大部分高職院校的檔案管理工作還存在許多問題需要解決，首先就是關于應用信息技術方面的問題。許多高職院校都沒有意識到檔案管理工作的重要性，相應的管理團隊大多都是即將退休的教職人員，其日常主要負責記錄和查找檔案，工作效率不僅相對比較慢，而且無法適應信息時代的發展，操作計算機的水平也相對較低。同時，管理團隊的工作素質問題也是需要重點關注的，這關系到檔案管理當中一些機密文件的保密工作能否順利進行。而許多高職院校并沒有開展相應的素質培訓教育工作，這方面的問題需要高職院校引起重視。

2.具體優化方式

檔案管理工作的創新，首先需要對管理人員的工作觀念進行創新，傳統的檔案管理形式已經無法適應學校的發展進步。新時期檔案管理工作更加注重于服務屬性的發揮，注重于為教職人員及學生查找檔案提供便利，而不是單純的對檔案進行整理和保密管理等工作。而在這方面，就必須要對管理方式進行創新。基于信息技術時代發展的背景下，創新工作應當立足于對信息管理平臺的應用，而這就需要對管理人員的操作知識技能展開相應的培訓工作，包括對管理知識的培訓以及對信息技術的操作技能培訓。高職院校必須意識到檔案管理工作的關鍵性，注重對管理人員進行考核工作，同時，還應當結合思想政治教育工作，為管理人員樹立正確的工作態度和目標。從而提升整體的管理團隊綜合素質，確保檔案管理工作的順利開展。此外，在實際的管理團隊建設過程中，高職院校還應當積極制定人才的引進策略，吸引社會上的高技術人才積極投身于院校的檔案管理工作當中，提高檔案管理工作的質量和效率。

三、信息時代高職院校基礎設施及軟件的建設

1.設施建設現狀

信息時代背景下，高職院校要想應用信息技術手段建立網絡檔案管理系統，達到創新檔案管理工作路徑的目的，就需要保證自身具有能夠承載檔案管理系統穩定運行的計算機軟、硬件設備。然而高職院校大多都將建設工作放在了校園環境建設以及對學生的培養工作上，沒有投入資金技術研究如何完善檔案管理系統的建設工作，這就使得管理系統運行過程中經常會出現設備故障。比如，計算機藍屏、卡機等問題，給檔案的存儲以及查找工作造成了不便，制約了高職院校檔案管理工作的穩步運行。針對這方面存在的問題，高職院校檔案管理工作的優化創新還需要保證基礎設施的完善，在這個工作過程中，主要分為硬件設施以及軟件系統兩個方面。

2.硬件設施

硬件設施的完善需要從加大資金投入方面來進行，積極引進先進的計算機設備，并定期安排技術人員對計算機硬件系統的工作狀態進行檢查、維修和保養，提升硬件設備的使用壽命，減輕高職院校在發展過程中的經濟負擔，并且能夠為電子檔案管理工作的穩步運行奠定基礎保障。

3.軟件系統

相應的檔案管理軟件還需要積極引進其他國家的軟件系統，在這個過程中，還應當為技術人員培養創新意識，不斷結合高職院校檔案管理工作的具體內容和發展特點對軟件系統進行優化升級。同時，高職院校的技術人員可以建設檔案信息平臺和校園網站，在實際的管理過程中，應當定期對檔案信息進行更新，完整、準確的錄入基礎數據，這樣才能促使檔案管理工作服務于高職院校，從而提高高職院校的整體管理水平。這還涉及到對檔案管理軟件安全運行的防護工作，可以通過設置網絡安全防火墻，并設置登陸認證系統，要求教職人員及學生利用身份證信息進行登陸，自行設置登陸密碼，確保檔案信息的安全。此外，檔案管理工作在信息時代的發展背景下有了新的形式，不再單獨依靠文字的形式進行傳輸，還可以保存一些影像資料、圖片信息等內容。借助信息化平臺來實現對檔案信息的現代化管理，顯著提高了檔案管理服務水平。

四、信息時代高職院校檔案管理制度的優化

1.發展現狀

在檔案管理工作當中應用信息技術，給高職院校檔案管理工作帶來便利的同時，也使得檔案管理工作的范圍不斷擴大，基于目前網絡環境的復雜多變，高職院校要想確保檔案管理工作的有序進行，就必須要建立健全的監督管理機制。然而實際上高職院校在檔案管理工作當中所使用的監管機制還是局限于對紙質檔案的傳統管理流程和方式，工作人員沒有意識到網絡安全風險的問題，缺乏相應的專業管理知識，導致管理制度流于形式，無法有效的對檔案信息的安全性起到監督管理的作用。比如，在進行檔案歸檔時，缺乏統一的材料格式，導致電子檔案材料的存儲方式和內容形式呈現出五花八門的狀態，嚴重阻礙了教職員工及學生對必要信息的正常交互使用。

2.創新途徑

基于信息時代的發展進步，相關政府部門為了保證網絡運行環境的安全，出臺了相應的管理政策。高職院校在進行檔案管理工作時，必須要對內部傳統的管理條例進行創新優化，積極結合目前政府部門的相關檔案管理條例，保證各項管理工作在合理合法的范圍內有序運行。以高職院校的檔案管理工作為例，要想保證檔案管理工作的科學性和合理性，就需要對檔案管理業務、技術活動中的重要事物和概念制定科學統一的規則和技術規范。在這個工作過程中，相關管理人員應當要以案卷組織及其著錄、標引規則為核心，重點加強和完善包括分類規則、著錄和標引規則、文獻編纂規則，并注重于信息技術應用過程中，對檔案管理工作保密和降解密的相關規則等一系列的標準。同時還應當關注于工作人員的檔案管理工作是否按照相應的工作流程有序開展，高職院校必須要意識到，只有大力推進檔案管理的制度化建設，努力提高管理部門人員的檔案管理意識和專業能力，及時確定現代化的檔案管理思想，才能達到創新檔案管理工作途徑的目的，促進高職院校的可持續健康發展。

五、信息時代高職院校檔案資源共享方面的創新

高職院校對檔案進行管理工作是為了保證檔案的使用價值，在信息技術的高速發展階段，高職院校也要建立相應的辦公自動化系統，不斷提高檔案管理的信息化程度。并且，院校管理人員應當意識到檔案資源共享工作的重要作用，積極和其他院校合作，建立網絡互動平臺，來共享檔案信息，提高檔案管理的開放性。進而達到交換和共享信息的最終目的。這還需要每一個高職院校定期上傳檔案信息，而系統管理人員則要優化組合分散的檔案資源，從而顯著提升檔案信息的價值。并且還應當分辨出哪些是可以進行資源共享的檔案信息，將機密文件進行分離，將檔案的保密工作與利用工作結合起來，實現科學的檔案管理。

五、結論

信息時代下高職院校在進行檔案管理工作時，需要意識到信息技術在提升工作效率，確保檔案信息安全性方面的應用優勢。并結合院校內部在檔案管理工作方面的不足之處，對管理團隊的工作能力和素質進培訓和考核，確保團隊的工作質量。還應當積極引進社會上的高質量人才進行管理工作，同時，要加大資金技術投入，完善基礎設施建設以及計算機軟件系統。并注重建立健全的檔案管理機制，處理好機密檔案與普通檔案之間的管理工作。此外還應當積極創建網絡互動平臺，加強與其他院校之間的溝通交流。

參考文獻：

[1]吳發娟.電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用研究[J].辦公室業務，2018，298（17）：123;

[2]崔芳芳，王厚兵.高職院校學籍檔案管理信息化建設探究[J].科技資訊，2018，16（17）：128-129;

[3]張 圓.高職院校建立數字化檔案管理的創新思路——以江蘇經貿職業技術學院為例[J].南京工業職業技術學院學報，2018，18（04）：106-108.

作者簡介：魯慧娟（1983-），女，漢族，山西運城人，山西省運城幼兒師范高等專科學校，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。