以信息化建設推動醫院人事檔案精細化管理

周燕松

摘 要：醫院人事檔案管理屬于醫院管理中的一項基礎性工作，對于醫院人才儲備和人力資源調配都有重要意義。文章首先對醫院人事檔案管理現狀及存在的問題進行分析，探討醫院人事檔案管理實施精細化管理的必要性，在此基礎上，研究醫院人事檔案管理精細化開展的具體路徑，以期為醫院人事檔案管理改革提供參考。

關鍵詞：信息化建設;醫院人事檔案;精細化管理

精細化管理的核心理念是精細化、規范化、個性化管理，通過將管理工作細化分解，落實管理責任，明確管理流程，確保管理工作的質量和效率。對于醫院人事檔案管理工作而言，實施精細化管理是十分必要的。信息化建設則為精細化管理的實施提供了技術支持，應結合醫院信息化建設的發展，深化人事檔案精細化管理改革。

一、醫院人事檔案管理現狀及存在的問題

1.醫院人事檔案管理現狀

醫院人事檔案管理工作的主要內容是對各種形式的醫院人事檔案資料進行收集、整理、入庫和調用。在醫院人事檔案中，記錄著所有工作人員的個人狀況、工作表現、學歷結構、政治面貌、獎懲情況、工資任免情況等，是醫院考察員工的重要依據。在醫院信息化建設發展下，人事檔案管理基本告別了傳統的紙質檔案管理階段，已經實現檔案電子化，并采用專用的信息系統，開展各項人事檔案管理工作。在此情況下，能夠解決傳統紙質檔案易丟失和損壞的問題，節省檔案存儲的空間占用和維護成本。在檔案資料更新和利用的過程中，也可以采用信息系統高效完成相關操作，并對檔案調用過程進行自動記錄。從醫院內外環境的變化趨勢來看，在當前的市場供求機制下，醫院人員的流動性較大，檔案調動較為頻繁。而且出于醫院內部管理的需求，也需要掌握人事檔案動態，及時匯報相關數據的變化，為醫院人力資源決策提供依據。雖然醫院已經實現了檔案電子化改革，但是在檔案分析和利用的過程中，由于信息技術落后、檔案管理人員知識水平等問題，還未完全發揮信息技術的優勢。

2.醫院人事檔案管理存在的主要問題

目前醫院人事檔案管理工作主要存在以下幾方面問題：（1）檔案歸檔問題，醫院人事檔案歸檔工作主要以《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等為依據，將檔案分為十類，按照分類豐富歸檔內容，全面反映人力資源信息。醫院屬于知識密集型單位，需要對醫院員工的學歷層次、業務水平和進修經歷等進行詳細記錄。但是目前醫院檔案歸檔內容不夠細致，信息未夠完善。（2）檔案利用效率偏低，在以信息化建設為基礎的檔案管理工作改革過程中，存在重建設、輕管理的現象，在建立電子化人事檔案后，對其利用率較低。相關調查結果顯示，超過90%的醫務人員不了解人事檔案的運行，還有將近20%的醫務人員認為人事檔案可有可無，能夠在一定程度上反映出目前醫院人事檔案利用效率較低。（3）檔案管理人員的信息素養偏低，在信息化建設和發展過程中，信息操作技能已經成為醫院人事檔案管理人員的必備技能。但是許多人事檔案管理人員對信息素質的提升不夠重視，缺乏信息化管理意識，實際操作技能水平也較低。

二、醫院人事檔案管理實施精細化管理改革的必要性

信息化建設是是醫院人事檔案精細化管理實施的重要前提。在傳統的醫院人事檔案管理模式下，由于信息反饋不及時、檔案資料自身不完整，不具備開展精細化管理的條件。在大數據、云計算、數據挖掘和可視化技術等的快速發展下，新一輪的醫院信息化建設正在進行。在這些前沿信息技術的應用下，能夠有效提升醫院人事檔案管理水平。在信息化建設過程中，實施人事檔案精細化管理的必要性主要體現在以下幾個方面：

（1）出于檔案管理現代化發展的需求，在醫療衛生體系不斷完善下，人事檔案的類型、數量也不斷增加，一個醫療機構中的人事檔案信息數據規模龐大，而且在人員流動過程中，新的檔案數據不斷出現，采用傳統管理方法已經無法滿足實際需求。同時在對規模龐大、更新快速的人事檔案信息數據進行處理時，也必須采用精細化管理方法，否則容易出現混亂。

（2）出于醫院檔案管理模式變革的需求，以往醫院人事檔案管理的粗放式程度較高，在現階段的人事檔案管理中，需要將管理要求細化到檔案鑒別、整理、收集、歸檔各個環節，并做好各個環節之間的銜接，避免出現管理漏洞。

（3）出于提高人事檔案管理工作效率的需求，信息化技術應用的最大優勢是能夠提升醫院人事檔案管理工作效率。因此信息化技術也是精細化管理的實施基礎，精細化管理由于任務劃分詳細、還有落實相關責任監督措施，在客觀上會增加人事檔案管理工作量。因此，在有限的人力下，只有提高日常管理工作效率，才能確保精細化管理的順利實施。通過采取信息化、網絡化技術，在精細化管理理念指導下，全面開展檔案管理工作，能夠有效提升檔案利用率。

三、基于信息化技術推動醫院人事檔案管理精細化開展的具體路徑

1.依托于人事檔案數據庫優化檔案歸檔工作

基于上述醫院人事檔案管理存在的問題和實施精細化管理的必要性，在現階段的人事檔案管理工作中，應積極利用各種先進的信息化技術，從根本上改變人事檔案管理模式。針對上述醫院人事檔案歸檔內容不夠豐富，缺乏關鍵信息數據的問題，從技術角度來看主要是由于傳統技術無法完成人事檔案中大量異構數據的處理工作。在大數據技術的發展和應用下，可通過構建人事檔案數據庫，實現對不同類型人事檔案信息數據的統一處理。

在新的醫院人事檔案管理環境下，信息數據量大、有效數據提取難度高、信息變化速度快，是人事檔案管理面臨的實際問題。大數據技術為其提供了有效的解決方案，能夠通過建立人事檔案數據庫，對大量人事檔案數據進行統一存儲和管理。而且大數據技術能夠從各種已經生成的電子檔案資料中，獲取人事檔案信息，不需要檔案管理人員重復進行檔案錄入工作，可以有效提升檔案管理效率。在檔案信息歸檔過程中，也可以由數據庫管理系統自動判斷檔案信息是否完整，并通過對多種不同來源的檔案資料進行橫向對比，判斷檔案信息質量，篩選出其中記錄模糊或不真實的信息數據。在發現人事檔案信息發現變動時，系統也可以第一時間更新數據庫中的對應內容，從而保證人事檔案數據的有效性。

2.充分發揮醫院人事檔案信息管理系統的作用

醫院人事檔案管理主要由專門的檔案管理人員負責，但是其信息的產生以及檔案的利用，卻涉及到醫院的各個科室、部門。在以往的檔案建設和利用過程中，由于各科室和部門的信息共享程度較低，容易增加人事檔案管理難度，導致人事檔案信息質量偏低。針對這種問題，可以通過構建統一的人事檔案信息管理平臺，建立與各科室、部門信息化管理系統的連接，提高人事檔案信息共享程度，并在統一的平臺系統權限管理下，為醫院人事檔案的安全性提供保障。同時，醫院人事檔案信息管理系統的建立，也可以利用其數據統計、計算和分析功能，為醫院人力資源管理工作提供全方位的支持。比如在最基礎的檔案調取利用中，可以通過設置高效的檢索功能，快速找到目標檔案，并將其傳遞給需要利用的科室。在此過程中，系統會自動記錄人事檔案的調用過程，包括經手人的信息等，防止重要檔案信息出現丟失和泄漏。

在醫院人事檔案管理系統的應用下，不僅可以加快人事檔案管理工作的效率，還可以為相關監管工作的開展提供支持。以往在醫院人事檔案管理工作中，由于缺乏有效的監管手段，導致管理過程的規范化程度角度，不符合精細化管理的要求。為了切實將人事檔案管理責任落實到人、促進人事檔案利用效率的提升，可依托于人事檔案管理平臺系統，建立相應的績效管理體系，并制定相應的獎懲措施，激發檔案管理人員的工作主動性，確保人事檔案管理工作能夠高效開展。在人事檔案出現問題時，相關部門人員也可以在系統管理系統下，直接進行溝通交流，然后由檔案管理人員盡快對問題加以合適，更新檔案信息，避免影響人事檔案的正常利用。在此情況下，可以確保醫院人事檔案管理制度的有效落實，詳細分配人事檔案管理工作，并對其開展流程進行動態監督。

3.加強醫院人事檔案管理隊伍建設及信息資源投入

在醫院人事檔案管理的信息化建設過程中，也應提高對檔案管理隊伍培養的重視。針對目前人事檔案管理人員信息素質較低的情況，需要開展專項培訓活動，幫助人事檔案管理人員充分了解人事檔案數據庫、信息管理系統等的操作方法。同時應建立配套的精細化管理制度，將檔案管理人員的信息化培訓情況納入績效考核范圍，對于長期無法通過培訓考核的人員，應加強人員思想工作，必要時采取勸退處理，并補充復合型檔案管理人才，滿足現階段醫院人事檔案管理工作的實際需求。特別是在醫院人事檔案管理信息化軟硬件系統更新升級時，應及時開展相關培訓活動，避免因人員操作失誤問題，對人事檔案造成負面影響。

此外，目前醫院人事檔案管理的信息化軟硬件配套水平，也沒有達到大數據技術、云計算技術等的應用標準，應加強信息化建設投入，盡快更新老舊、故障的設備，設計易操作的軟件系統，為信息化人事檔案管理工作的開展提供支持。在精細化管理理念的指導下，人事檔案管理需要充分考慮每個環節工作的影響。在信息化資源投入方面，則應重點考慮成本投入問題。在有限的成本條件下，可以選擇租用云端服務器等方式，減少硬件投資。同時應建立專項資金，采取專賬專管措施，對資金流向進行全程跟蹤，確保信息化投入的有效性。在此情況下，能夠保證醫院人事檔案管理水平的持續提升。

四、結束語

綜上所述，信息化建設是推動醫院人事檔案精細化管理的關鍵途徑，在先進的信息技術支持下，人事檔案管理工作可以更加高效的開展，在保證檔案歸檔質量的基礎上，提高人事檔案信息利用效率，從而為人力資源管理等工作的開展提供支持。

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