高校干部人事檔案管理及運(yùn)用研究

楊麗娜 黃莉琴

摘 要：檔案管理是現(xiàn)代高校管理工作的組成部分之一，強(qiáng)調(diào)以規(guī)范的手段、理念確保檔案能夠服務(wù)于高校人事等工作。基于此，本文分別就高校干部人事檔案管理、高校干部人事檔案運(yùn)用展開分析，給出責(zé)任的明確性、管理的嚴(yán)格性以及構(gòu)建規(guī)范運(yùn)用制度、加強(qiáng)運(yùn)用的信息化水平等內(nèi)容，通過多個(gè)角度對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行分析，以高校人員檔案管理價(jià)值為出發(fā)點(diǎn)，借助研究使后續(xù)工作得到必要優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：高校干部;人事檔案管理;內(nèi)容分類;運(yùn)用制度

人事檔案管理，是將人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)，為后續(xù)工作提供規(guī)范化資源的活動(dòng)。我國高校數(shù)目眾多，高校干部的人事檔案類別復(fù)雜、總量龐大，是高校管理的重要內(nèi)容之一，需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上謀求優(yōu)化。2018年11月，我國推行了新的人事檔案管理方法，即《干部人事檔案工作條例》，本文以該條例為基準(zhǔn)，就高校干部人事檔案管理及運(yùn)用等內(nèi)容展開分析研究。

一、高校干部人事檔案管理

1.責(zé)任的明確性

高校干部人事檔案管理相關(guān)工作帶有長期性特點(diǎn)，該項(xiàng)工作的主要價(jià)值是推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。也是上級(jí)組織了解干部工作情況、成長情況的主要依托，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，要求在實(shí)際工作中，首先確保管理責(zé)任的明確，做好專事專管。如某高校共有干部300名，儲(chǔ)備干部150名，其檔案資料總量為450份，采用兼管形式，可能無法保證所有檔案得到規(guī)范化處理。高校應(yīng)選派專門的檔案管理員，負(fù)責(zé)上述檔案的管理工作，如果高校干部數(shù)目少，允許管理員同步負(fù)責(zé)其他類似工作，但不允許出現(xiàn)干部人事檔案無人管理的情況。此外，還應(yīng)明確規(guī)定管理人員的權(quán)責(zé)范圍，以免出現(xiàn)管理責(zé)任不清的問題。

2.管理的嚴(yán)格性

嚴(yán)格性，是高校干部人事檔案管理的基本要求，是指所有檔案都必須完整、規(guī)范的存放在檔案室（不含信息化設(shè)備），所有管理內(nèi)容必須明確、條例必須清晰，標(biāo)準(zhǔn)必須完善。如高校干部履歷、表彰等檔案內(nèi)容，存在更新需要，為避免管理混亂，不能在每一次出現(xiàn)信息變動(dòng)后都立即著手更新，可以每周為間隔，將該周內(nèi)高校干部的信息變化進(jìn)行匯總，統(tǒng)一進(jìn)行更新。如果高校內(nèi)干部數(shù)目較少，可將更新間隔延長為2-3周，避免工作內(nèi)容積壓的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)管理的有序、嚴(yán)格。此外，所有的檔案管理?xiàng)l目，必須符合《干部人事檔案工作條例》，高校自身管理?xiàng)l目也不得與該條例存在沖突。

3.信息的真實(shí)性

信息的真實(shí)性是高校干部人事檔案管理的基礎(chǔ)，也是檔案后續(xù)運(yùn)用的核心要求。在實(shí)際工作中，要求采用電子信息和紙質(zhì)信息對(duì)照、周期檔案抽查等方式，確保所有高校干部人事檔案信息真實(shí)有效。高校干部人事檔案進(jìn)入學(xué)校后，管理人員應(yīng)立即進(jìn)行檔案的核對(duì)，確保其與對(duì)應(yīng)人員信息完全吻合，準(zhǔn)予歸檔，并開始建立信息化檔案。信息檔案內(nèi)容與紙質(zhì)檔案需要完全一致，可采取錄入和對(duì)照分別安排專人進(jìn)行的方式，確保信息真實(shí)性。每隔3-6個(gè)月，校內(nèi)管理部門應(yīng)對(duì)干部認(rèn)識(shí)資料做抽查，了解新的信息是否得到記錄，檔案內(nèi)是否存在問題等，如存在信息問題也應(yīng)做好追責(zé)、分析原因，嚴(yán)格避免問題再次出現(xiàn)。

4.使用的方便性

高校干部人事檔案管理，其目的在于服務(wù)實(shí)際工作，應(yīng)保證檔案使用的方便性。具體措施包括關(guān)聯(lián)機(jī)制構(gòu)建、層次信息庫建設(shè)兩個(gè)方面。關(guān)聯(lián)機(jī)制主要是指與高校干部存在關(guān)聯(lián)的部門，應(yīng)與高校建立規(guī)范化的溝通平臺(tái)，以保證信息得到實(shí)時(shí)管理。如檢查部門、教育部門、勞動(dòng)部門等，均可與高校納入到相同的物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，以便在存在檔案應(yīng)用需求時(shí)，可以快速獲取對(duì)應(yīng)信息。層次化信息庫建設(shè)，是指在內(nèi)容歸類的基礎(chǔ)上，額外將信息化檔案庫分為若干層級(jí)、建立檢索機(jī)制，方便調(diào)取和查看。如按照院系進(jìn)行層次劃分、設(shè)置“關(guān)鍵詞檢索目錄”，管理人員鍵入“文學(xué)院”，即可獲取該院內(nèi)的干部人事檔案，使用便捷。

高校干部人事檔案的安全性，也是管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容之一。一方面信息化資料庫容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰、檔案丟失;另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案也可能受潮、發(fā)霉，出現(xiàn)破損。后續(xù)工作中，要求高校管理人員掌握足夠的互聯(lián)網(wǎng)安全管理技術(shù)，通過運(yùn)用安全軟件等方式，避免信息檔案出現(xiàn)安全問題。校方則應(yīng)周期進(jìn)行檔案庫檢查，做好消防管理、潮濕度管理，如保證檔案室相對(duì)濕度在40%以下、每周做好通風(fēng)等，確保檔案信息安全[3]。

二、高校干部人事檔案運(yùn)用

1.做好內(nèi)容分類

高校干部人事檔案的運(yùn)用，基本要求之一是內(nèi)容分類清晰，按照目前我國高校干部人事工作情況，結(jié)合《干部人事檔案工作條例》的實(shí)際要求，建議將高校干部人事檔案分為7個(gè)類別，即履歷類、思想類、表彰類、自傳和學(xué)歷類、審核類、違法違紀(jì)類和其他類。其中履歷類屬于檔案基礎(chǔ)，記錄干部的基本履歷，是運(yùn)用的基本對(duì)象。思想類體現(xiàn)干部的覺悟、思想堅(jiān)定程度、三觀等，是考評(píng)人才的輔助資料，表彰類和違法違紀(jì)類，體現(xiàn)了干部的工作能力，自傳和學(xué)歷類體現(xiàn)的是干部的發(fā)展上限，這兩類檔案應(yīng)分別存放，運(yùn)用時(shí)作為參考資料，以評(píng)定干部是否具備某一方面的工作能力。審核類和其他類包括工資、出國經(jīng)歷等，可作為運(yùn)用時(shí)的補(bǔ)充材料，完善干部檔案的豐富程度。

2.構(gòu)建規(guī)范運(yùn)用制度

高校干部人事檔案的運(yùn)用，不能在缺乏約束的情況下隨意進(jìn)行，要求構(gòu)建規(guī)劃運(yùn)用制度。包括運(yùn)用的目的、范圍、條件，運(yùn)用檔案的時(shí)間、人員資格等等。運(yùn)用目的方面，高校干部人事檔案首先服務(wù)于黨組織和學(xué)校實(shí)際工作，作為考核干部思想覺悟、工作能力的參考資料，如果出于其他目的，則應(yīng)生成報(bào)告，經(jīng)營干部主管領(lǐng)導(dǎo)部門（如學(xué)校黨組織等）批準(zhǔn)，才能運(yùn)用。高校干部人事檔案運(yùn)用的條件應(yīng)帶有范圍性特點(diǎn)，規(guī)定何種情況下不能運(yùn)用檔案，其他情況則均允許使用。如干部出現(xiàn)違紀(jì)問題，為避免相關(guān)人員修改檔案，應(yīng)在危及問題發(fā)生、干部接受調(diào)查時(shí)，將其檔案封存，不允許接觸、運(yùn)用。運(yùn)用檔案的時(shí)間和人員資格等，需要運(yùn)用的目的給予明確，如用于人事調(diào)動(dòng)，則在工作日內(nèi)、由人事部門工作人員運(yùn)用檔案等等。

3.加強(qiáng)運(yùn)用的信息化水平

高校干部人事檔案的運(yùn)用方式一般包括兩種，一是常規(guī)紙質(zhì)檔案的運(yùn)用，二是信息化運(yùn)用，紙質(zhì)檔案因攜帶和使用較為不便，已經(jīng)不能滿足部分工作的實(shí)際需要。如某干部在外地需要應(yīng)用檔案，是無法及時(shí)獲取資料的，信息化運(yùn)用則能應(yīng)對(duì)這一問題。所謂信息化運(yùn)用，是指在常規(guī)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，構(gòu)建信息化檔案，并通過大范圍物聯(lián)網(wǎng)等方式，為檔案的運(yùn)用提供平臺(tái)。假定某干部從高校的A校區(qū)調(diào)動(dòng)至B校區(qū)，或者調(diào)入教育機(jī)關(guān)，其紙質(zhì)檔案無法第一時(shí)間送達(dá)，可優(yōu)先調(diào)取信息檔案，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，發(fā)送至B校區(qū)/教育機(jī)關(guān)，接受查看和審核。在此期間，該干部和紙質(zhì)檔案同步趕往目的地，既沒有影響人事調(diào)動(dòng)活動(dòng)，也提升了檔案運(yùn)用的效率。信息化運(yùn)用的優(yōu)勢得到體現(xiàn)。

4.做好運(yùn)用檢查和監(jiān)督

檔案的運(yùn)用，不能隨意、散漫，高校干部人事檔案尤其如此，其關(guān)系到干部自身的考評(píng)，也影響高校工作，要求在運(yùn)用的過程中做好檢查和監(jiān)督。后續(xù)工作中，每一次檔案調(diào)取和運(yùn)用時(shí)，要求應(yīng)用數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行檔案內(nèi)容的讀取和記憶，運(yùn)用完成后，對(duì)歸還的檔案進(jìn)行對(duì)照，了解其中是否存在改動(dòng)痕跡，對(duì)于破損更換的部分，也應(yīng)進(jìn)行前后對(duì)照，確保檔案內(nèi)容與運(yùn)用前完全一致。如果存在檔案修改需要，應(yīng)要求修改人員出具書面報(bào)告，管理人員在檔案運(yùn)用后進(jìn)行對(duì)照，了解修改內(nèi)容與報(bào)告內(nèi)容是否一致。在條件允許的情況下，要求管理人員全程進(jìn)行運(yùn)用監(jiān)督，了解干部檔案的運(yùn)用方式、過程等，生成完整的信息記錄，包括檔案運(yùn)用的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)手人等，作為原始資料，避免運(yùn)用出現(xiàn)問題后無從追責(zé)。

5.運(yùn)用的注意事項(xiàng)

高校干部人事檔案的運(yùn)用，需要注意兩個(gè)核心問題，一是運(yùn)用檔案時(shí)，不明違反《干部人事檔案工作條例》中的各類規(guī)定;二是檔案運(yùn)用完成后，需要完好歸還所屬單位，以免丟失、破壞等問題。我國高校干部人事檔案的管理、運(yùn)用，首先堅(jiān)持“黨管干部、黨管人才”的基本原則，以《干部人事檔案工作條例》為直接的運(yùn)用約束框架，不能在逾越該框架的情況下進(jìn)行運(yùn)用，如存在特殊情況，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，獲取管理部門同意才能運(yùn)用。所有檔案在運(yùn)用過后，應(yīng)立即歸還給管理單位，并與借出時(shí)進(jìn)行對(duì)照，包括借出人信息、檔案內(nèi)信息等，從而在保證檔案運(yùn)用積極作用的同時(shí)，避免一些負(fù)面影響。

綜上，高校干部人事檔案管理及運(yùn)用，需要符合工作要求，以國家新出臺(tái)的《干部人事檔案工作條例》為基準(zhǔn)，檔案管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)五項(xiàng)基本內(nèi)容，即責(zé)任的明確性、管理的嚴(yán)格性、信息的真實(shí)性、使用的方便性、資料的安全性。運(yùn)用方面，要求做好內(nèi)容分類、構(gòu)建規(guī)范運(yùn)用制度，同時(shí)加強(qiáng)運(yùn)用的信息化水平以及檢查、監(jiān)督，運(yùn)用過程中也應(yīng)注意一些基本原則和問題，積極發(fā)揮檔案管理的作用。

參考文獻(xiàn)：

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[3]甘萍.新時(shí)期高校干部人事檔案管理人員素質(zhì)要求與提升路徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（07）：141.