中國古代檔案管理思想對當代檔案管理的借鑒研究

盧曉地 陳東 趙榮榮

摘 要：檔案是人類在各種活動過程中所形成的歷史記錄，也是一種重要的社會信息資源。本文分析了中國古代檔案在收集、整理、鑒定保管等主要環節特征的基礎上，提出了對做好當代檔案管理的對策，對指導當前檔案管理工作具有積極的現實意義。

關鍵詞：古代檔案;管理要求;借鑒;思想要求

檔案管理模式和方法隨著社會發展不斷更新、進步，在檔案管理制度日益完善的同時，也產生了對檔案的重視程度減弱、信息化背景下安全隱患等很多新問題。通過古今檔案管理的立法、分類、安全等層面對比，從古代檔案管理中汲取精華、繼承創新，對當代檔案管理具有積極的現實意義。

一、古代檔案管理思想概要

1.立法統一思想。檔案作為歷史的重要載體，對鞏固政權、維護國家統治有著至關重要的作用。檔案管理為歷代王朝統治階級所重視，在歷代王朝更迭中不斷得到完善，為集權統治服務的同時也保存了珍貴的史料。嚴密的檔案管理體系需要行之有效的檔案管理制度，從商代甲骨檔案的形成到秦漢王朝檔案管理立法開始萌芽，檔案管理成為政治統治的重要一環。隨著封建王朝更迭，檔案管理從政治、軍事擴展到戶籍、地圖，檔案管理體系也更加嚴密、統一。檔案管理的立法早在先秦時就開始萌芽，在西周有史記載“凡幫之大盟約，往其盟書，而登之于天府，大史、內史、司會及六官，皆受其貳而藏之。”，對檔案副本制度作出了規定;到秦漢、三國兩晉南北朝，檔案立法得到初步發展;在隋唐，檔案立法不斷豐富，得到全面發展，檔案立法真正系統化是在宋元時期，這時候建立起了完備的檔案管理法律法規體系，對檔案的收集、編撰、保存、移交各個環節作出詳細規定，明清時候，進一步成熟完善。

古代檔案管理集中體現了奴隸制、封建制王朝對政權統一的要求，其統一和立法都為集權服務，體現統治階級意志，其立法統一的自覺存在鮮明的階級性。

2.專業分類思想。中國古代檔案可謂卷帙浩繁，在信息并不發達的狀況下，如何對檔案進行合理編制，分類便必不可少。不同類別的檔案的管理方式也有區分，簿籍的管理相對案牘管理程序要簡單些，只需編號抄目，而案牘則要粘連、印縫、計數，一案一卷等，這主要因為它們類別性質有差異，這也就決定了它們需要分開保管。除了從類別性質上進行管理區分，古代檔案管理以時間分類也頗具影響力，宋代周湛創立了“千文架閣法”，即以檔案形成的不同時間，以千字文為號來進行編排，后來朝廷頒諸路為法”。此外，在組織機構上，檔案管理也有明確分類，宋代“各房架閣，逐案異架”即文書庫分設三類庫房，分別保管三部檔案，三部以下的機構再分架閣，不能混同。不同類別的檔案的管理方式也有區分，簿籍的管理相對案牘管理程序要簡單些，只需編號抄目，而案牘則要粘連、印縫、計數，一案一卷等，這主要因為它們類別性質有差異，這也就決定了它們需要分開保管。除了從類別性質上進行管理區分，古代檔案管理以時間分類也頗具影響力，宋代周湛創立了“千文架閣法”，即以檔案形成的不同時間，以千字文為號來進行編排，后來朝廷頒諸路為法”。此外，在組織機構上，檔案管理也有明確分類，宋代“各房架閣，逐案異架”即文書庫分設三類庫房，分別保管三部檔案，三部以下的機構再分架閣，不能混同。

3.安全保密思想。古代檔案管理的安全保密工作主要在檔案庫房構建和對人的各項嚴密制度上，體現出檔案管理的嚴酷性、權威性。為了保證檔案的安全完整，統治者們建立了專門的檔案庫房，庫房的牢固安全成了檔案管理的重要環節。古代檔案庫房多為磚石結構，這樣的建構工藝可有效防火、防蟲、防鼠、防熱、防盜，造就了中國古代最古老最完整的檔案庫。古代檔案的保密貫穿于檔案管理的各個環節，從檔案的起草，到檔案的傳遞、公布、保存，均有細致的制度規定。在隋唐時期設有“四禁”：“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰忘誤，所以重王命也”明確了對檔案起草者的要求;而對傳遞、公布檔案者設置了嚴苛禁令，漢代的律法對檔案傳遞、公布的泄密者給予嚴懲，有腰斬、棄世等。對于檔案管理的保密，秦代專門設有禁室，擅闖禁室偷看檔案者死罪;明清時法度更加嚴苛，明朝的后湖黃冊庫所在的后湖被稱作“禁湖”，擅越湖者重治。

二、當代檔案管理現狀與問題探究

1.當代檔案管理現狀掠影。當今社會高速發展，檔案更加繁多豐富，檔案管理面臨更多的問題。檔案類別不斷增加，檔案管理部門更加細化，而檔案管理制度不再一以貫之，不同的管理單位和管理主體開始針對各自所管理檔案的類別性質和實際操作應用制定具體的管理制度，而國家制定的檔案管理的法律法規對不同單位的約束也存在差異，這種檔案管理的多樣性造成檔案管理問題的復雜性。當今社會物質豐厚、科技進步，信息化的社會環境為檔案的收集、編制、保存提供了便利，極大節省了人力物力，尤其是電子檔案的產生，極大提高了檔案的社會性和廣泛性。與此同時，檔案類別不斷增加，檔案管理部門更加細化，而檔案管理制度不再一以貫之，不同的管理單位和管理主體開始針對各自所管理檔案的類別性質和實際操作應用制定具體的管理制度，而國家制定的檔案管理的法律法規對不同單位的約束也存在差異，這種檔案管理的多樣性造成檔案管理問題的復雜性。當今檔案管理在面對復雜局面的同時，也有著巨大優勢，當今物質的豐厚、科技的進步，信息化的社會大環境為檔案的收集、編制、保存提供了便利，極大節省了人力物力，尤其是電子檔案的產生，極大提高了檔案的社會性和廣泛性。

2.當代檔案管理問題探究。隨著手段、渠道的日益豐富，當代檔案收集的領域拓寬，收集范圍擴大、速度提升，使得檔案收集的數量大增;檔案收集機構、人員的多元化，使得檔案收集缺少統一標準，質量稂莠不齊，檔案信息收集的斷層為檔案管理的后續工作制造了一定麻煩。以上這些問題的根源在于政治體系、經濟模式、社會環境的變遷。封建制度的瓦解造成檔案管理的下移，檔案不再只為統治階級服務，而成為整個社會有效運轉的組成部分，不同社會單元也具備了檔案管理的部分權限。以人事檔案為例，部分企業同樣擁有檔案管理權限，企業檔案為不同企業制定管理，整個檔案管理體系不再是下級對上級負責，作為上級分支的模式，而出現平行序列、點狀分布等。檔案整理階段需要對前期收集的檔案進行鑒別，確保檔案的真實性、連續性，信息的共享性為檔案整理提供便利，這便對檔案管理人員的專業素質提出了更高要求。隨著經濟科技發展，檔案保管的硬件得到顯著提升，相比古代檔案保管模式更為靈活機動，程序設置得到優化，這在節省人力的同時易出現疏漏，容易被人鉆空子。社會環境日益開放，檔案的社會性增強，檔案的借用、調動也日益頻繁，檔案對人口流動的限制相對減弱，社會上甚至出現了“棄檔族”，更有甚者根本無檔案可查，這些人群在當今開放的社會環境下仍可求生存，這就為社會發展埋下了諸多隱患。在這些客觀因素的另一面是人們對檔案管理思想認識的轉變，檔案不再是人生“烙印”、社會“烙印”，而成為整個高速運轉的社會的“浮標”，人們輕視、弱化檔案的存在。如何通過先進科學的手段讓人們從思想上重新認識、重視檔案，促進檔案管理的法制化、科學化，迫在眉睫。

三、古代檔案管理思想借鑒

1.古今檔案管理異同 。當今檔案管理借鑒繼承了古代檔案管理立法統一、專門分類、安全保密等很多思想。當今檔案管理的法律法規更為人性化，沒有古代律法的嚴酷性。例如《企業職工檔案管理工作規定》第十九條規定：轉遞檔案應通過機要交通、或派專人送取，不準通過郵寄或交本人自帶。但仍存在檔案由個人自帶郵寄現象，且并沒有法律懲治措施，這就容易造成檔案管理的漏洞。與古代檔案管理分類依附于政府組織機構設置不同，當代檔案管理分類更加專業，它根據不同領域、不同行業，有了更多的分類、層次以適應社會發展需要。以電子檔案為例，從網絡管理角度分析，它有物理層、鏈路層、網絡層、傳輸層，每個層次都面臨不同安全風險，需要逐層分析解決。所以當代檔案管理分類在更加專業化、精細化的同時，也存在更多隱患。同樣是安全保密，借助現代科技，當代檔案管理很容易規避蛇蟲鼠蟻、火災等自然因素的破壞，因此人們很容易掉以輕心，對風險預估的降低也相應降低了人們重視防災的程度。從主觀層面講，當代檔案管理的安全保密性不見得比古人做得更到位。而電子檔案等產生，一定程度上弱化了人們對紙質檔案的管理，而電子檔案因依托于計算機技術，存在更為高級的安全隱患，一旦遭到破壞很難追回，所以對紙質檔案的管理不可輕視。

2.古代檔案管理思想借鑒與出新。通過古今檔案管理的分析比照，古代檔案管理思想的優長可見一斑。中國古代檔案管理思想是根植于古代社會體系、主流思想的，它樸素實用蘊含著中國古代先人的智慧。首先，我們要學習古人對檔案的重視，增強歷史感、責任感。只有認識它的重要性，才能真正將檔案管理的各項制度、措施落實到位，這需要我們以史為鑒，從檔案管理歷史中汲取經驗教訓，才能傳承精華。其次，規避檔案管理的嚴酷性，實現檔案管理的法治。需要對檔案管理的法律制度有全新的認識，要提升檔案管理人員的法律素養，明確檔案管理的法律禁令，完善檔案管理系統，要有切實有效的監督。嚴格按照法律法規辦事，以消除檔案管理過程中的漏洞和弊端。 最后，學習古人精細化制檔管檔的態度，追求檔案管理先進性。學習他們對檔案管理精益求精的態度，并運用現代科技實現檔案管理的科學化、專業化。從思想上解決問題，才能在行動中落實執行。以上是對中國古代檔案管理和當代檔案管理的粗淺認識，從檔案管理的立法、分類、安全等層面，對古代檔案管理思想進行了概括，并結合當今檔案管理事例，做了比較探究，以求解讀當代檔案管理困境的根源，并從古代檔案管理思想中汲取精華、剔除糟粕、繼承創新，從思想上認同檔案管理的法制化、科學化、專業化。時代在高速發展，檔案管理如何適應時代的步伐，需要我們不斷探求、不懈努力。

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