發揮立卷思想在文書檔案整理和電子檔案管理系統中的作用

米捷 李芳芳 宋元 楊玲 吳玉龍

摘 要：本文從文書檔案整理的原則和檔案各項制度要求出發，結合自然資源部工作實際，認為文書檔案按件整理的方式在實際操作過程中忽視了歸檔文件之間的內在聯系，借助計算機的檢索方式也無法維系電子檔案之間的有機聯系，同時認為立卷思想應在文書檔案整理和電子檔案管理系統中發揮作用，并提出將立卷思想和按件整理相結合的實際操作方法。

關鍵詞：立卷思想;文書檔案;電子檔案管理系統

立卷思想是在文書部門整理歸檔的制度框架下的以“保持文件之間歷史聯系”為原則的思想。2000年，國家檔案局發布了《歸檔文件整理規則》，將歸檔文件的整理單位由“卷”改為“件”，自此按“卷”還是按“件”整理便成為檔案學界爭論不休的話題。2018年10月11日，國家檔案局發布了《機關檔案管理規定》（以下簡稱“《規定》”），提出了機關檔案卷件融合管理的理念，體現了立卷思想在機關檔案整理中的重要作用。筆者認為，雖然《規定》中文書檔案仍以“件”的單位進行管理，但立卷思想和按件整理的方式并不矛盾，在實際的文書檔案整理和電子檔案管理系統中，應根據文件內容具體分析，將立卷思想融入到按件整理的過程中，更有利于體現歸檔文件之間的有機聯系，也便于文書檔案的查找與利用。

一、發揮立卷思想在文書檔案整理工作的作用，是檔案整理工作的題中之義

1.保持文件之間的內在聯系是檔案整理工作原則和意義的要求。

檔案整理工作是將檔案通過科學整理組成一個體系，以確保檔案的完整和準確，以便保管和提供利用。文件之間的內在聯系，就是文件在產生和處理的過程中所形成的各種關聯關系。檔案文件雖然是以單件的個體形式陸續產生的，卻是以組合的群體形式存在和運動的。檔案通過科學和系統化地整理，可以充分體現檔案歷史記錄的特點，可以更加完整地反映出各項活動的歷史聯系和本來面貌。歸檔文件之間的歷史聯系，主要表現在來源、時間、內容和形式等幾個方面。因此，在文書檔案的整理過程中，應從歸檔文件的來源、內容、時間和形式等方面，全面考慮文件之間的內在聯系，為檔案的鑒定和利用打下良好的基礎。

2.保持文件之間的內在聯系是檔案各項制度的要求。

2015年，國家檔案局發布了修訂后的《歸檔文件整理規則》（以下簡稱“《規則》”），其中整理原則的第一條為“歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”。第3.2中規定“整理：將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等，使之有序化的過程”。第5.3.1中規定“歸檔文件應在分類方案的最低一級類目中，按時間結合事由排列”。此外，《規定》中第三十二條中也規定“機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理”。由此可見，文書檔案的歸檔是在遵循文件形成規律，保持文件之間有機聯系的基礎上，以“件”為單位的整理方法進行歸檔。

二、發揮立卷思想在文書檔案整理工作中的作用，是對文書檔案按件整理方法不足的有益補充

按件整理的方法對文書檔案進行歸檔，適應了新形勢下檔案信息化工作的需要，簡化了歸檔工作程序，提高了文書檔案整理和利用的效率，確保了文書檔案的安全和保密，是落實“簡化整理，深化檢索”指導思想的重要舉措。但在實際操作中，按件整理的方法強調了組件的重要性，卻忽視了歸檔文件之間的內在聯系。在實際文書檔案整理的過程中，檔案人員并沒有在文件材料分類的基礎上按時間結合事由綜合考慮，只是按照時間或是文號的順序對文書檔案進行排序，有的甚至未考慮盒內件與件之間的排列方式，這樣容易造成文件分散的現象，也不容易還原事情發展的整個過程。

以筆者所在的自然資源部信息中心為例，該單位為自然資源部的直屬事業單位，文書檔案采用全宗-年度-保管期限-機構的方式進行分類，如一項研究成果或書籍的出版，應歸檔的文件有簽報、發文、上級單位的復函和已印刷的書籍，在實際的整理過程中，檔案人員會將簽報與書籍、發文與上級單位的復函分別作為一件，雖然存放處室相同，但保管期限和存放的檔案盒可能均不同。而且，有時一項事務或工作會涉及到不同的處室，那樣在整理過程中也只是首先考慮擬稿處室進行歸檔，這樣無法體現文書檔案之間的聯系，如果不借助計算機的電子檢索功能，查找速度也會降低。

但是，在當前計算機管理的條件下，只是借助計算機的電子檢索功能是不是就可以真正體現文書檔案之間的聯系呢？以自然資源部數字檔案室為例，自然資源部數字檔案室可以提供多種類型的檢索方式，如不設定字段的簡單檢索、選定多項檢索字段、跨檔案門類檢索和全文檢索等，但通過同一主題詞或關鍵詞對文書電子檔案進行檢索，搜索的結果只是包含同一主題詞或關鍵詞電子檔案的簡單羅列，并無法體現出電子檔案之間的有機聯系，更無法呈現出處理一項事務或工作的整個過程;而且，具有同一個主題詞或關鍵詞的電子檔案，也可能是在處理不同事務或工作中產生的。因此，僅僅以主題詞或關鍵詞來維系電子檔案之間的有機聯系也是不可行的。

三、將立卷思想與按件整理相結合的實際操作

辯證地看，立卷思想和按件整理并不矛盾，兩者可以有機結合，互為補充。有的學者提出“立卷思想應該在按件整理為主流方法的歸檔文件整理工作中繼續延續”，有的學者提出了在按件整理的基礎上采用虛擬卷的方法，這些都是立卷思想可以在文書檔案按件整理中發揮作用的有力體現。

1.將立卷思想融入文書檔案整理工作的過程中。將立卷思想與按件整理相結合，并不是回到按卷整理的方法，只是在對歸檔文件按件整理的過程中，除正確組件外，要更加注重歸檔文件之間的內在聯系，在件之間的排序方式上綜合考慮檔案的來源、內容、時間和形式等方面，保持文件材料之間的最優化的聯系，以便體現一個項目、一次會議或是一項工作發展的全過程。

文書檔案分類整理和鑒定階段是檔案整理工作的重要步驟，文書檔案通常采用全宗-年度-保管期限-機構的分類方式進行歸檔，可以在此分類方式的基礎上，按照事由調整同一機構內或是同一檔案盒內件與件之間的順序，在鑒定保管期限時采用就高不就低的方式，盡量將一個項目、一次會議或是一項工作相關的所有文件集中放在一個檔案盒內，將其按照事情發展的過程進行排序，并可在備考表中加以注明，如“第1件至第5件為××會議材料”等;如果一項事務或工作比較復雜，涉及的部門比較多，那么檔案工作人員也可在備考表中注明檔案之間的聯系;相應的，在檔案系統中也可以在備注中注明。這樣才能真正體現出檔案的記錄性和能夠還原歷史原貌的特點，這也區別于圖書、情報資料的標識。

2.在文書檔案培訓中強化文書檔案整理原則內容，將立卷思想融入培訓內容中。檔案培訓是檔案工作的基礎，其直接影響文書檔案管理的質量。在筆者所在的單位為例，自然資源部系統每年都會召開文書檔案培訓班，其內容包含對《規則》的系統講解，由于文秘人員換崗比較頻繁，因此培訓的重點均放在如何組件方面，對如何體現文件之間的有機聯系未進行詳細講解和提出要求。因此，在對檔案人員的培訓中，可以融入立卷思想內容，除了對按件整理的方法予以詳述外，也應在文書檔案整理原則和意義上予以傾斜，整理檔案不是目的，還原歷史才是檔案整理的真正意義。

3.將立卷思想融入電子檔案管理系統建設中。近年來，隨著電子信息技術的深入發展和廣泛應用，檔案的管理方式也逐步向數字化方向發展，建設電子檔案管理系統，實現檔案的數字化管理成為檔案管理發展的必由之路。國家檔案局印發的《數字檔案室建設評價辦法》第六部分6.4中也有“保持電子檔案之間有機聯系”的明確表述，因此，應該將立卷思想融入電子檔案管理系統建設中，可以在文書電子文件產生的源頭就賦予“案卷”的概念，即在辦公自動化系統中將處理同一事務或工作中形成的電子文件進行邏輯關聯，則電子檔案管理系統接收的電子檔案相應也會保留此邏輯關系，從而體現電子檔案之間的有機聯系。

總之，將有著內在聯系的文件材料科學地、系統地集合在一起，才是真正將文件材料轉化為檔案的過程，也是“遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系”整理原則的體現。綜上所述，發揮立卷思想在文書檔案整理和電子檔案管理系統中的作用不僅是必要的，也是可行的。

參考文獻：

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