市直惠州市直醫院管理人事檔案初探

韋燕青

摘 要：目前我市市直醫院人事檔案的管理水平還停留在紙質的基礎上，隨著每個單位聘用人員的增加，而聘用人員的類型也越來越多，有編制人員、臨時工、借調人員、勞務派遣人員、勞務工等等，紙介質的管理機制已經不能適應時代的發展，因為它浪費了許多人力和物力，這種傳統的管理方法必然被計算機為基礎的信息管理所取代。

關鍵詞：惠州市直醫院;管理;人事檔案

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理中所產生出來的，主要用于記錄個人的活動、工作表現、學識水平等，以個人作為單位來保存，并且以備查閱、利用的歷史記錄。而衛生檔案事業發展不單要檔案管理人員用積極的工作態度、豐富的知識投身于其中，需要得到社會的支持和各界的重視。

一、人事檔案信息系統管理定義和背景

1.人事檔案的定義

人事檔案管理系統主要包含員工的個人簡歷材料、鑒定材料、學歷職稱材料等等各方面信息，內容比較龐大復雜。同時還綜合考慮檔案管理工作的性質，總結歸納出所需實現的功能。主要是為人事檔案進行服務，對人事的變動、人事資料、以及人事資料的查詢，統計等功能。總體上說具有編輯，查詢，用戶管理，圖表統計等功能。

2.以惠州市職業病防治院為例急需開發信息系統管理檔案的必要性

惠州市職業病防治院是市直屬衛生事業單位，目前在編人員125人，聘用人員134人，其中聘用人員又分為臨時工，借調人員，勞務派遣人員，勞務工，聘用專家顧問等等，職工檔案日益龐大、復雜程度逐漸增強，而人事管理人員通常身兼數職，缺少專人來整理瑣碎、繁雜地工作。紙質和手工管理的方式，表現出了效率低、保密性差，加之時間一長，不僅存在查找不方便，而信息維護更新不及時等等。所以科學化、正規化管理，必須要充分利用計算機管理。效率、快捷的統計檔案信息有利于我院管理人員協調統一各科室，并發揮醫院的控制能力和提高決策水平。

二、檔案工作的發展現狀

檔案信息的需求在不斷增長，并且也帶動著檔案工作向前繼續發展。但惠州市職業病防治院檔案發展落后于其他業務，檔案到在設立時只有一個小庫房及幾排文件柜。在新時代下，電子信息、網絡信息的調整發展，檔案管理也發生了極大的變化，對其要求也越來越嚴格，辦公室的無紙化、自動化辦公，讓檔案生成方式也有了極大的改變。文件的擬定、起草、催辦等等過程均用計算機來完成，檔案也要文檔的形式存在，其管理人員也會面臨著更多的檔案創新工作。管理人員的責任是需要把這此檔案信息有機結合，系統的提供給要檢索信息的人員。故要求工作人員要提供具有真實價值的檔案信息。正確認知檔案工作落后的短板，找到檔案工作的定位，實事求是去評價檔案功能。

三、當前惠州市直醫院檔案管理工作所存在的問題

1.認識不足，檔案管理重視度過輕

惠州市職業病防治院人事檔案是一個人身份、資歷、學歷的方面證據，與個人工資的待遇、組織關系、社會勞動保障相互聯系的，有著極為重要的法律效用，是記載一個人在惠州市職業病防治院工作軌跡的重要根據。但在惠州市直醫院人事檔案管理工作中，卻存在著對檔案工作不重視的問題，一些領導未能重視檔案管理的工作，人事檔案工作無法像其他工作一樣快速取得進展，很多人對于人事檔案管理工作本就就存在著認識不足。認為檔案管理工作只是簡單的存放、裝訂、收發類的一些工作，只要保管得當，不丟失不亂放即可，在認識上的不足造成了惠州市職業病防治院領導忽視了檔案管理工作，未能真正把人事檔案管理工作擺上日程，導致這一項工作長時間處在被動的狀態下。

2.管理亂，制度不完善

管理制度亂。惠州市職業病防治院很早就出臺了有關檔案工作的管理條件。并且擬定了一系列的工作細則和規章制度。這些制度是當前我院人事管理管理的根據、基礎。但伴隨著社會的不斷進步、發展，這些規章里的很多內容都已無法適應新時代發展的需求。例如有關電子檔的保管等說明，在原有的規章制度及細則中均未有涉及，這為之后的工作帶來一定的難度。

檔案管理混亂。目前惠州市職業病防治院檔案管理所執行的是統一式及集中式的管理，人事檔案管理主要集中在人事部、檔案管理部門等，但是集中化的檔案分散化間的矛盾卻影響著檔案的有效管理。例如，關系著員工的學歷、學位等材料要由院校出具，支撐著評定材料則由人事部門開出，表彰材料由單位開出等等。檔案材料過于分散。需將不同部門、人員、時間所形成的材料統一收集歸檔，所要涉及的部門非常多，而且人員也比較復雜，工作量極大。而我們國家所執行的是檔案跟著人走的管理制度，檔案也會隨著人員調動于不同的單位、部門，因此檔案材料極容易出現斷檔、不完整的情況。

3.技術陳舊，管理效率低

目前網絡及電子信息技術發展越來越快，檔案管理的手段也在不斷優化。惠州市職業病防治院配置了現代化的辦公設備，但是管理管理卻仍存在著技術問題。

例如對于一些設備、系統更新不及時，惠州市職業病防治院檔案管理人員主要工作是簡接收移交檔案、查閱調養、存出入庫等等，缺少一些機機讀、掃描入庫等技術，多數單位檔案管理采用的是手工收集、檔案管理數據庫建立以及現代化信息技術相離非常遠，也嚴重了影響人事檔案準確、快速的運用。再者檔案管理對硬件也有比較高的要求，檔案室建設不規范，設備陳舊，保管條件過簡單。再加上六防不到位的問題容易引發檔案的

4.人事管理檔案隊伍建設不完善

在新時代下，信息化建設已被運用到了各大企事業部門，如國企、事業單們，也包括了惠州市直醫院，而且明顯提升了人事檔案的管理效率。且信息化軟件成為了多數惠州市直醫院推廣及運用的工具，取得了一定的成績。但惠州市職業病防治院人事管理隊伍卻存在發展中遇到了很多問題。例如沒有系統性的學習以及制度化的培訓，人事檔案管理隊伍也未能形成網絡的互聯思維，缺少網絡管理的技術。部分惠州市直醫院未開展有效的監督、評價制度，缺少嚴格的監督和責任分工的檔案管理隊伍也會不可避免的會產生一些問題。最后在新形勢下，檔案管理方式發生了極大的改變，而有的工作人員卻無法跟上時代發展的腳步，制約著檔案管理的效率、效果。

同時，人事檔案管理人員的素質高低會直接影響檔案管理工作的效率。惠州市職業病防治院人事檔案管理隊伍由于缺少了專業的檔案管理知識，計算機以及外語水平不高，以及文化程度不高，思維觀以及管理水平無法跟上時代發展的腳步。這些問題極大制約著檔案管理工作的發展、創新。

四、健全和完善人事檔案管理對策

以惠州市職業病防治院信息系統管理來分析健全和完善人事檔案管理對策。

1.惠州市職業病防治院開發His系統用于人事檔案管理

惠州市職業病防治院針對相應的需求建立人事管理系統，使其不僅能很好地發揮應有的管理作用，又能符合醫院的實際要求。系統的信息主要包括三個層次的內容：（1）職員管理信息。如：其本人的基本情況的信息，學歷、簡歷等。（2）職員本身經歷。如：干部考核、任免、獎懲、職稱、專業等信息。（3）各種需要與職員管理有關的信息。如人才培訓，人員統計、人員預測和需求量、人才密度變化等。

目前正準備開發二次系統，與工資管理、績效考核、職稱人才規劃掛鉤。檔案管理信息系統建設，實現了醫院人事檔案管理的規范化和科學化，在使用中積極給予改進和完善，為推動醫院信息化管理水平做出貢獻。

2.提升認識，重視檔案管理

由思想上提升重視度，將人事檔案管理放在加強惠州市職業病防治院建設的高度，認真對待，擺放在單位工作的重要位置，構建起專業的檔案管理小組，定期對有關工作進行查檢、指標、督促，發現問題時要及時去解決，正視面對。同時，還需要構建起人事檔案管理績效考核制度，對工作開展定性、定量考核，采取分類和分級的指導，推進人事檔案管理工作的規范與制度化構建。

3.完成制度，提升檔案管理水平

惠州市職業病防治院嚴格開展檔案管理制度，實行規范化的運作，堅決避免人事檔案再現了涂改以及丟失的情況。

提升工作人員素質。安排責任心強，有職業素養的人員從事檔案管理荼。加大對檔案管理人員的培訓，重點意識檔案管理有關的知識，以此來提升業務的水平及工作能力。

五、結語

人事檔案為惠州市職業病防治院進行學科帶頭人、專業技術人員等人才培訓，包括辦理員工退休手續等提供了極強的人才信息、支持以及決策的根據。根據上級主管部門人事檔案管理需求，結合惠州市職業病防治院的具體情況，完善制度的建設，及時收集并整理人事檔案，可有效增加和專業技術培訓等情況開展匯總、分析，鳥瞰醫院全局并預測人才的發展潛力。合理、科學、統籌的規劃，有針對性選擇學科帶領人。

只有真正重視并加強惠州市職業病防治院人事檔案管理工作，才能讓這項工作及時有效的為有關人員提供有效的決策服務，為進一步促進制度優化、為惠州市直醫院選拔人才等提供有力的支持。

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