淺析醫療機構檔案的管理及開發

唐保建

摘 要：檔案管理是醫療機構管理的重要組成部分，做好醫療機構檔案管理及其開發利用，充分發揮檔案的信息資源價值，更好地為醫療機構各項工作發展提供檔案信息保障和服務是一項刻不容緩的重要工作。

關鍵詞：檔案管理;醫療機構;利用

檔案工作是一項基礎性管理工作，是社會各項建設事業的重要組成部分。檔案是歷史的記憶，是原始的歷史記錄，是國家和社會的寶貴財富。檔案從歷史的角度來看，檔案發揮著記錄歷史，傳承文明，服務社會，造福人民的作用。通過檔案可以了解過去;從現實的角度來看，是現實的寫照，通過檔案可以了解現在，照亮未來，檔案不僅反映過去和現在，而且也影響著未來。因此如何做好醫療機構檔案管理及其開發利用，充分發揮檔案的信息資源價值，來為單位的各項業務工作提供重要的參考憑據。

一、提升單位整體檔案意識

檔案管理是醫療機構管理的重要組成部分，各級醫療機構要切實加強對檔案工作的領導，把檔案管理工作納入重要議事日程，作為醫療機構發展的重要內容來抓，與醫療機構業務建設同步規劃、同步發展。同時，要通過會議、參觀學習、典型事例宣傳等形式大力宣傳檔案工作，使醫療機構領導、中層干部、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔意識的整體提升。

二、強化檔案基礎和管理

檔案工作是一項政治性、業務性、科學性很強的工作，更是一項服務性工作，隨著社會發展進步，檔案的數量、種類也日益增加，各方面對檔案管理的要求也越來越高。因此檔案管理工作要跟上形勢發展的需要，切實做好檔案基礎性管理工作很重要。

（一）強化基礎抓好規范化，為適應檔案事業不斷發展的需要，要抓好基礎工作的標準化、規范化建設，加強檔案業務建設。檔案室應在提高歸檔文件材料的完整率、準確率上下功夫，在深化編研工作上花氣力，提高業務素質和工作水平。

（二）檔案是利用的基礎，檔案的齊全程度是提供檔案利用的基礎。首先從管理上保證案的完整齊全做好檔案資料的應收盡收，應歸盡歸，同時做好檔案的整理、分類、鑒定，確保檔案資料的保存價值。

（三）檔案工作是一項實實在在的工作，來不得半點馬虎，需要的是兢兢業業、扎扎實實的工作作風，深人調査檔案工作發展變化的真實情況，了解和掌握其發展的規律，分清主次、輕重、緩急，根據需要有計劃、有步驟地為檔案事業的發展解決實際問題，做好實際工作，做到想長遠干當前，干今天想明天，增強工作的計劃性，克服工作的隨意性，切實制定好工作計劃，采取有效措施，保證計劃的實施，正確處理好全面管理和微面管理的關系，深刻理解檔案和檔案工作與社會各項建設事業的關系，胸懷全局，立足本職，強化宏觀管理意識，切實抓好有影響的大事，扎實細致做好具體工作。

三、保證檔案的完整性

完整性是指歸檔的文件材料能夠完整地反映各項活動的發展過程和結果，其中每個文件都是這個整體中不可缺少的組成部分，相互發生著必然的內在聯系。綜合檔案室必須依靠各個環節的人員的大力支持，只有當文件材料的形成積累和歸檔成為每人的自覺行為，才能保證歸檔材料的齊全、完整。對檔案的分類、歸檔范圍，定期或不定期進行培訓講座，增強職工的檔案意識及檔案的完整性。如：基建檔案，一個項目工程時間比較長，有的不是幾個月或一年能夠完成的，從勘察、設計、動工，交付使用必然要經過一段較長時間，因此要使檔案的完整和管理好，必然要采取妥善的辦法。檔案工作一開始就應與工程建設同步進行，對工程的文件，竣工圖的形成，收集，實施全過程進行跟蹤管理，對該工程的施工員、兼職資料員提出具體的實施要求和歸檔范圍，明確責任制，將資料隨時分類、編號，相應做好交接手續，并定期或不定期地進行技術業務指導，提高素質，加強檔案知識的滲透能力。竣工材料的積累、整編、審定工作與施工的進展同步進行。對施工過程中所形成的文件材料進行收集整理、立卷、驗收、歸檔，移交各部門。這樣基本上達到了一個工程檔案的完整化準確化、系統化規范化。并在工程設工驗收時及時提交準確、系統、規范、合理的工程峻工檔案資料。

四、檔案資源開發和利用

（一）利用醫療設備檔案確保醫療機構設備的正常使用。在醫療機構的醫療設備付款、維修、糾紛等方面，提供大量的廠家情況以及查考資料，使醫療設備的交易和維修得以順利進行，減少不必要的糾紛。

（二）利用檔案為各種創建活動和迎接上級檢查工作提供保障。如為全國“百姓放心示范醫療機構”、省級“甲等醫療機構”、“愛嬰醫療機構”等各種活動以及院務公開、監督、計劃生育等各項檢査工作，提供大量的原始資料，保證各科處室順利地完成各項檢査工作。

（三）利用文書進行科學管理和開展編史修志工作。為醫療機構各級領導編研衛生工作歷史、科學決策、編制規劃、總結經驗、解決歷史遺留問題、處理醫患糾紛等提供大量的原始依據。為醫院年鑒、醫院志等提供大量詳實有價值的檔案資料，確保工作得以順利進行。

（四）利用基建檔案進行醫療機構的各項改選工程。為醫療機構的門診樓、影像中心、內、外科病房等消防設施的安裝等工程，提供大量的基建圖紙，方便各項改造工程，使其能夠順利的進行施工。

（五）利用會計檔案出具準確的憑證。為醫療機構的審計、銀行信貸、核實賬目等工作，提供大量監督原始憑證，減少和避免了醫療機構的各項損失。

（六）利用檔案為處理各種糾紛提供法律依據。在醫療機構的經濟糾紛、土地糾紛、醫療糾紛等官司中，可以提供出示大量的原始證據和材料，使解決糾紛找到可靠有利的法律、法規依據，減少不必要的損失。檔案是記錄歷史，傳承文明，服務社會，造福人民的一項工作。搞好檔案工作功在當代，利在千秋。在現代社會信息化快節奏的今天，對檔案管理的要求越來越高，為跟上發展迅速的形勢，應積極開展編研工作，切實提高檔案管理水平，提高素質，鉆研業務，認真學習掌握檔案專業方面理論知識，了解國內外有關檔案工作的動態，領會國家在檔案工作方面的方針、政策和法規，爭創新水平，服務上新水平，管理上新水平，更好地為醫療機構各項工作發展提供檔案信息保障。

參考文獻

[1]李淑春.醫院檔案信息化建設的思考[J].中國保健營養，2016（01）.

[2]蔣應節.檔案信息資源開發利用研究[J].醫學信息，2016，29（16）：328-329.

[3]劉晶琰.新時期事業單位檔案管理工作創新思考[J].辦公室業務，2017（10）：128.