電力企業提升檔案管理水平的措施分析

劉曉娟 樊榮

【摘 要】隨著我國經濟的飛速發展，各行各業都在進行質的蛻變。而隨著電力企業的改革，無論是從內部組織架構還是提高各部門的管理水平，都在加強改革措施。電力企業的檔案作為電力企業的歷史見證，具有重要的保存價值，所以必須要提升電力企業檔案管理水平。本文將圍繞這一中心進行分析，并對提高電力企業檔案管理水平提出有效的改革措施。

【關鍵詞】電力企業；檔案管理；提升；措施

引言

現如今，在經濟全球化的大背景下，國內的電力企業也不甘落后，正在飛速向國際化邁進。從改革開放至今，國內電力企業發展自動化設備已經投入大量的資金且獲得了良好的效果，控制系統的許多設備都已達到全球一流的水平，但對創建信息系統卻始終不夠重視，同時國內電力企業相對落后還體現在檔案管理的工作中，檔案作為一個企業不可缺失的一部分，必須得到妥善的管理與保護。因此，電力企業加強檔案管理力度已是勢在必行。

1電力企業提高檔案管理水平的作用與意義

檔案是指國家機構單位、社會組織或個人從事政治、經濟、科學、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在電力企業中，檔案一樣具有很大的參考價值，在企業高層領導作重要決定時，都會通過查找和對比相關檔案，利用以往的經驗和教訓，找到決定性依據，而檔案是否完整全面，是關乎企業發展的決定性因素。檔案管理工作包括對企業發展歷史記錄和企業發展史所涉及的所有材料的整理、分散到各個部門內部相關檔案的搜集和整理、為方便檔案查閱所做的相關工作以及對檔案的保管。所以，提高檔案的管理水平不僅可以提高對檔案的利用率，增加檔案的利用價值，還可以提高檔案管理的工作效率，使得各部門能夠有效聯系、協同辦公。

2檔案管理現狀存在的弊端

2.1缺乏規范性管理

電力企業作為傳統企業，其內部的管理機制相對來說并不健全，在人員分配和管理制度上都存在著較大的問題。其中，大部分企業對檔案管理部門的關注度并不高，導致缺乏專門的管理機制；即使個別企業建立了相關的管理機制，但是疏于標準化管理，也只能形同虛設，缺乏實質性的工作。同時，相關管理制度不夠健全，導致電力企業的檔案管理工作效率低，對檔案保管也相對比較“隨意”，一旦需要調取相關材料，往往耗費大量的精力，所以電力企業的檔案管理工作呈現比較“混亂”的局勢。

2.2管理技術落后

互聯網早已進入千家萬戶，而帶來的信息化改革也已影響著各行各業。隨著信息化改革的沖擊力，各行各業都在進行改革創新。目前我國電力企業的檔案管理信息化平臺建設還處在有待完善階段，而所涉及的檔案管理在分類上也還延續著傳統檔案管理分類模式，其數字化應用還不夠廣泛，在技術水平和設備管理上都無法滿足企業發展的需求，且各部門還無法存在協同辦公，未形成有效溝通的工作模式，更多的都是“獨立辦公”。另一方面，在人員分配上不夠均衡，檔案管理人員的水平參差不齊，有些缺乏扎實的專業管理知識，在理論與實際相結合的運用上還存在各種問題。與此同時，企業由于長期以來對管理缺乏足夠的重視，在檔案管理人員培訓方面并未投入足夠的精力，從而導致檔案管理人員仍然處于相對封閉的工作環境中，無法與時俱進地提高企業檔案管理水平。

3提升電力企業檔案管理水平的措施

3.1提升企業對檔案管理的重視程度

電力企業的檔案管理人員若是想使檔案管理中存在的問題逐一解決，就必須得到企業領導的支持，檔案管理只有得到領導的重視才能有足夠的資金與人力投入，才能充分發揮其對企業的重大作用。但是檔案管理人員畢竟是執行工作的主體，若只是讓領導來要求與強調，檔案管理工作依舊不會得到實質性的進展，因此，管理人員需要積極主動學習更多管理知識，在實踐中不斷探索更成熟有效的檔案管理方法，才能更好地促進檔案管理質量的提升。

3.2有效提升工作人員的檔案管理意識

電力企業在將員工的個人信息、工作表現以及杰出貢獻轉化成文件、圖紙與資料等的過程中，投入了大量人力、物力與財力，但在部分企業進行產權改革的時候，檔案的管理工作太過于敷衍，只是走個形式，檔案資產完全沒有得到應得的開發利用。檔案是有形資產與無形資產記錄和憑證，它在某種意義上可以說是企業資產的一部分。檔案部門可以利用現代化的方式，利用各種媒體來對檔案規范管理工作進行強勢的推廣與宣傳，如此在引起領導關注的同時，還能夠受到社會各方的支持與監督，使檔案管理的工作質量能夠再進一步。

3.3建設檔案的信息數據庫

現如今，全球都已經被網絡覆蓋，電力企業也應該緊跟時代潮流，在檔案管理以及其他方面應用信息技術。電力企業檔案管理人員能夠借助普及的互聯網，學習更多更先進的管理知識與理念，在現有的檔案管理方法上不斷進行改良，將已不適應現代管理方式的手段去掉，再添加一些能使管理工作真正實現高效率的途徑。除此之外，檔案信息庫的建立十分關鍵，檔案管理人員可以通過在網絡上建立信息庫保存原本只以紙質形式存在的檔案，在輸入所有檔案之后，再查閱或者是改動檔案就會十分簡單，如此不僅降低了管理人員的工作強度，也能更高效地為企業提供所需要的資料。此外，網上信息庫也非常容易保存，只要記住賬號密碼并進行備份，就能夠隨時查到需要的信息，網上數據庫作為新興技術已經得到了普遍的應用，電力企業也需要及時認識到互聯網的重要性，才能在市場競爭中立于不敗之地。

3.4強化檔案管理機制

傳統的電力企業檔案管理都是處于比較“被動”的狀態，檔案管理人員都是被動等待需要保管的檔案，而通過完善檔案管理機制，加大對檔案管理人員的管理，實行績效考核管理機制，一方面可以督促員工的工作，讓員工有一個良好的參考機制，更好地完成本職工作；另一方面可以促使員工更加積極認真地工作，主動走出去聯系各部門，將等待檔案上門變成積極主動工作，把收集變成搜集，使得檔案更加完善和豐富。同時，把晉級考核列入到平時的考核中去，讓個人的工作業績直接掛鉤到平時的晉級考核中去，將工作落到實處，做到事事有人管，事事有人負責。另外，檔案管理人員也要及時掌握行業發展動態和企業發展情況，對電力企業可能發生的“大事件”提早進行參考性的資料準備，為領導進行決策性決定提供完善和詳細的參考資料，以解除領導的后顧之憂。例如，在實施一項新工程時，往往需要參考大量的資料才能做出決策性判斷，而檔案管理人員工可以有針對性地提早做好準備，提供更加完善的資料給予其進行參考。

結語

電力企業的實際生產經營中，檔案管理不像生產經營，可以直接帶來經濟價值，但檔案管理的實際價值是巨大而無形的。通過分析電力企業檔案管理弊端，從本質上對其進行實質性改革，充分利用現代化信息技術，提高全體員工對檔案管理的重視程度，提高電力企業的檔案管理水平，可以為電力企業的發展提供更好的基礎保障。

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（作者單位：國網山西技培中心大同分部）