信息時代檔案管理的重要性

李飛飛

摘要：檔案，是人類歷史變革與歲月變遷的記錄，是作為一種最基本的載體，以記錄信息為基礎，代表著一個時代對信息的利用與整合。但如今社會，體制與社會工具飛速發(fā)展，隨著信息時代的到來，更多的通訊方式、計算機實際應用技術，網(wǎng)絡的多維發(fā)展都得到了最廣泛的應用，這對傳統(tǒng)的檔案管理工作具有一定的沖擊性，但對檔案管理工作的發(fā)展也是面臨新的機遇，本文就新時代的檔案管理工作的重要性和檔案管理工作的與時俱進進行簡要講解。

關鍵詞：信息;檔案管理;重要性;載體;改變;發(fā)展;技術

傳統(tǒng)檔案管理工作，是作為人類歷史變革與歲月變遷的記錄，是作為一種最基本的載體，以記錄信息為基礎，代表著一個時代對信息的利用與整合。它是作為社會發(fā)展的基石，對于各個社會階層的發(fā)展與延續(xù)有著不言而喻的重要性。隨著社會的發(fā)展，信息時代的到來，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，為了更好的發(fā)揮檔案的作用，檔案管理工作也要做到與時俱進，適應新的時代需求，不斷的創(chuàng)新與升級。

一、檔案管理面臨新的管理內(nèi)容

檔案管理一般包括檔案的收集、整理、保管、編目、檢索與統(tǒng)計等。信息時代檔案管理工作的內(nèi)容在信息時代，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。尤其是計算機技術的加入，使得檔案管理由傳統(tǒng)的、簡單的紙介保管向現(xiàn)代化、數(shù)字化改變。利用計算機信息技術，編次，分類來進行統(tǒng)一管理。當有需要提取檔案時，利用計算機技術篩選，查找，可以快速高效地提取所需要的文件，提高工作效率。信息時代，檔案管理工作的主要內(nèi)容包括：檔案管理設備建設、檔案信息資源建設、檔案信息化和規(guī)范化管理、檔案信息化網(wǎng)絡建設、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)等內(nèi)容。

二、信息檔案如今所面臨的一些問題

檔案信息管理的重要性在不同時期有不同的分析方向，就目前的檔案管理流程來說，仍讓具有一定的缺陷，本文從客觀公正的角度對如今檔案信息管理工作所面臨的問題進行簡要分析，以增加下一步工作中的嚴峻形勢。

1、法律法規(guī)的不健全

就檔案信息管理來說，最重要的就是檔案工作的保密性，這一屬性不知要體現(xiàn)在檔案信息的保密上，也是檔案管理工作人員需要注意的重要問題之一。但就檔案的保密工作來說，我國也出臺了相關的法律法規(guī)來對檔案管理工作起到規(guī)范性作用，但隨著信息時代的不斷進步，傳統(tǒng)的檔案管理工作相對應的法律法規(guī)在一定程度上可以起到規(guī)范作用，但已經(jīng)無法全面地起到指導作用，所以說關于檔案管理的《保密法》也需要加強完善，以期對現(xiàn)階段的檔案管理工作起到指導作用。

2、工作人員的行為準則

就檔案管理工作來說，信息時代的到來，不僅僅只計算機、信息網(wǎng)絡技術、通訊方法的方面，這些僅是指檔案管理工作的一種手段，相比來說更重要的是管理工作中的檔案方面的相關人才。在從業(yè)檔案管理工作中，相關的管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，更要具備適應新時代信息資源的數(shù)據(jù)與相匹配的職業(yè)行為準則。過硬的信息素質(zhì)是指管理人員應該更加懂得并熟悉用網(wǎng)絡技術以及計算機技術來進行信息化管理。并且最好達到將專業(yè)的檔案管理的相關技能或是業(yè)務知識的復合型人才。

3、規(guī)范化與標準化的工作流程

對于檔案管理工作中存在的標準化和規(guī)范化的基礎工作而言，是檔案管理工作的首要前提。然而，隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理工作向信息化檔案管理工作轉(zhuǎn)變，計算機、信息網(wǎng)絡技術、通訊方法等輔助條件不斷的加入，使得各層次的檔案管理工作都得到了飛速的發(fā)展，但在發(fā)展之后的弊端也體現(xiàn)出來，在檔案信息系統(tǒng)和各種形式的檔案網(wǎng)絡建設都以不同種形式呈現(xiàn)在我們的眼前，這就造成了在檔案管理工作中的信息共享無法得到體現(xiàn)，同時由于種種原因的影響，使得檔案著錄細則的相容性不強，大部分系統(tǒng)軟件的可移植性也相對較差，而且至今為止尚未形成統(tǒng)一的檔案自動化標準，相關標準很難在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一推廣實施，這在一定程度上嚴重制約了檔案信息工作現(xiàn)代化的管理。

三、關于信息時代檔案管理的重要性

作為檔案，無論是在傳統(tǒng)時候，還是在改革變遷之后的信息時代，其最主要的作用就是信息的一種載體，而我們隨著時代的進步，我們要做的就是思考如何使得檔案管理也隨著時代一起發(fā)展，怎樣才能提高檔案管理效率，更好的為人們服務。信息時代的檔案管理最主要的特征就是進行信息化轉(zhuǎn)變，對于各個社會階層的發(fā)展與延續(xù)有著不言而喻的重要性，在結(jié)合了新時代的信息資源后，檔案管理的各項功能不斷的得到了提成，已經(jīng)超越了傳統(tǒng)檔案管理工作，在信息時代創(chuàng)新檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案管理所能發(fā)揮的重要性對于我們來說是一個艱難的考驗，但其帶來的重要意義確實值得我們?nèi)绱藝L試。

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