論公共資源交易信息系統(tǒng)的整體管理

馬靜

摘要：2015年，筆者參與了某市公共資源綜合交易平臺(tái)的建設(shè)項(xiàng)目并擔(dān)任負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。該系統(tǒng)包括：公共資源交易、公共資源服務(wù)、公共資源監(jiān)察、交易誠(chéng)信庫(kù)管理、數(shù)據(jù)報(bào)表與分析、OA系統(tǒng)等6大模塊業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了全市一體化全流程電子化公共資源交易。

本文結(jié)合項(xiàng)目工作實(shí)際，論述了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的整體管理。最后結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，淺談了我在項(xiàng)目整體管理方面的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。

2015年，筆者參與了某市公共資源綜合交易平臺(tái)的建設(shè)項(xiàng)目并擔(dān)任負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理工作。某市公共資源交易中心年交易項(xiàng)目涵蓋工程建設(shè)招投標(biāo)、政府采購(gòu)、國(guó)有土地出讓與掛牌、國(guó)有資產(chǎn)處置等4大塊業(yè)務(wù)，全年進(jìn)場(chǎng)交易項(xiàng)目數(shù)近2000宗，交易金額900億元，誠(chéng)信庫(kù)入庫(kù)各方近萬(wàn)人次，且每年交易量以至少十個(gè)百分點(diǎn)的速度增加。根據(jù)國(guó)務(wù)院國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)整合建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺(tái)工作方案的通知（國(guó)辦發(fā)〔2015〕63號(hào)）及國(guó)家、省、市對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”公共資源交易的指導(dǎo)意見(jiàn)，更好的簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)改革，進(jìn)一步規(guī)范公共資源交易運(yùn)行、優(yōu)化公共資源服務(wù)供給，降低交易各方成本，市政府決定進(jìn)行“X市公共資源綜合交易平臺(tái)項(xiàng)目”建設(shè)，也是該市重點(diǎn)建設(shè)的信息化項(xiàng)目。

整體系統(tǒng)按硬件平臺(tái)與軟件平臺(tái)兩大部分進(jìn)行部署，主要由公共資源交易子系統(tǒng)（工程建設(shè)電子招投標(biāo)、全流程電子化政府采購(gòu)及網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、國(guó)有土地網(wǎng)上拍賣及國(guó)有資產(chǎn)網(wǎng)上處置，隨著公共資源交易目錄日益完善逐年還將增加藥品電子采購(gòu)、礦業(yè)權(quán)等方面電子化綜合交易功能）、公共資源服務(wù)子系統(tǒng)、公共資源監(jiān)察子系統(tǒng)、以及附帶誠(chéng)信庫(kù)子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析子系統(tǒng)、OA服務(wù)子系統(tǒng)6大業(yè)務(wù)模塊組成，主要功能包括網(wǎng)上預(yù)約場(chǎng)地、網(wǎng)上公告發(fā)布、網(wǎng)上報(bào)名及繳納保證金、網(wǎng)上全流程網(wǎng)上開(kāi)評(píng)標(biāo)、網(wǎng)上合同備案、交易檔案管理等針對(duì)各類型交易的全流程電子化招投標(biāo)系統(tǒng)，也包括工程建設(shè)、政府采購(gòu)、國(guó)有土地出讓與掛牌、國(guó)有資產(chǎn)處置的業(yè)務(wù)流程管理、信息共享服務(wù)、各類業(yè)務(wù)法律法規(guī)公示及查詢，還包括各主管部門的監(jiān)察管理、交易各方誠(chéng)信庫(kù)管理、交易數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)及各部OA辦公系統(tǒng)。

當(dāng)我受委托擔(dān)任此項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人時(shí)，立刻意識(shí)到這是一個(gè)復(fù)雜程度高，涉及面廣，周期長(zhǎng)投資大的大型復(fù)雜信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目。除了市級(jí)綜合交易平臺(tái)，還要向下延伸到各個(gè)區(qū)縣，向上對(duì)接至省一級(jí)服務(wù)平臺(tái)，向同級(jí)對(duì)接至各主管行政審批系統(tǒng)。面對(duì)這樣一個(gè)復(fù)雜項(xiàng)目，整體管理是任何一個(gè)項(xiàng)目管理人員都必須時(shí)刻重視的問(wèn)題。如果不做好項(xiàng)目的整體規(guī)劃與管理，不做好項(xiàng)目的全局統(tǒng)領(lǐng)工作，項(xiàng)目的成功將無(wú)從談起。科學(xué)地運(yùn)用項(xiàng)目管理理論知識(shí)與指導(dǎo)方法，帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)走向成功。

一、統(tǒng)籌兼顧，制定項(xiàng)目章程和項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)

在項(xiàng)目剛啟動(dòng)的階段，由于項(xiàng)目干系人眾多，需求不夠明確，我邀請(qǐng)中標(biāo)公司領(lǐng)導(dǎo)與分管業(yè)務(wù)主任及中干參加項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，并在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、技術(shù)專家、分管領(lǐng)導(dǎo)、一線業(yè)務(wù)科室中層干部等的廣泛參與下，共同制定了項(xiàng)目章程，并提交各項(xiàng)目干系人討論通過(guò)、簽字。將項(xiàng)目各干系人的權(quán)責(zé)都統(tǒng)一到項(xiàng)目章程上，有利于以后沖突的解決和溝通。

其次，在項(xiàng)目章程基礎(chǔ)上制定項(xiàng)目初步范圍說(shuō)明書(shū)，明確項(xiàng)目范圍目標(biāo)、項(xiàng)目邊界、項(xiàng)目需求和可交付物，制訂了最初的項(xiàng)目里程碑，詳細(xì)描述了在項(xiàng)目中要完成的工作并尋求干系人對(duì)項(xiàng)目范圍達(dá)成共同的理解和確認(rèn)，防止項(xiàng)目后期的范圍蔓延，將項(xiàng)目需求的變更控制在有效的范圍之內(nèi)。

二、科學(xué)規(guī)劃，制定項(xiàng)目管理計(jì)劃

在制定項(xiàng)目管理計(jì)劃的過(guò)程中，我堅(jiān)持全員參與，對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃具體內(nèi)容的確定，結(jié)合項(xiàng)目各方面實(shí)際情況，制定了進(jìn)度管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃、項(xiàng)目溝通計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。項(xiàng)目管理計(jì)劃詳細(xì)記錄了項(xiàng)目管理使用的過(guò)程、完成過(guò)程的工具和技術(shù)、如何完成項(xiàng)目目標(biāo)、如何維護(hù)績(jī)效基線、干系人溝通要求和技術(shù)等，確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時(shí)間，為整個(gè)項(xiàng)目的順利推進(jìn)提供了一個(gè)統(tǒng)領(lǐng)的指南。

三、細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)，指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行

項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目執(zhí)行是相互滲透、不可分割的活動(dòng)。在指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程中，我重點(diǎn)關(guān)注了團(tuán)隊(duì)建設(shè)和工作績(jī)效信息的發(fā)布。在團(tuán)隊(duì)建設(shè)上，我采取了月例會(huì)、專家知識(shí)培訓(xùn)等“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，以“大雁團(tuán)隊(duì)”模式建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，取得了不錯(cuò)的成效。

在工作績(jī)效信息收集上，我主要注重收集和整理項(xiàng)目的階段性數(shù)據(jù)，定期匯總項(xiàng)目當(dāng)前的成本、進(jìn)度、技術(shù)、質(zhì)量、變更進(jìn)展和狀態(tài)信息，以便之后對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行預(yù)測(cè)和監(jiān)控。

四、未雨綢繆，監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作

該項(xiàng)目不僅要與公共資源交易系統(tǒng)內(nèi)部（各市縣區(qū)交易分中心）的眾多資源系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，而且還要和外部各行業(yè)主管部門系統(tǒng)資源（如行政監(jiān)督管理平臺(tái)、省公共資源交易服務(wù)平臺(tái)、法定媒體省級(jí)行業(yè)平臺(tái)、CA簽章互認(rèn)平臺(tái)等）進(jìn)行對(duì)接，同時(shí)由于公共資源交易行業(yè)業(yè)務(wù)特殊性，項(xiàng)目建設(shè)面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)。在監(jiān)控項(xiàng)目工作的時(shí)候，我重點(diǎn)分析跟蹤并監(jiān)控了項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)再評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)，檢查并記錄風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，進(jìn)行預(yù)留管理，制定權(quán)變措施，有效執(zhí)行消極風(fēng)險(xiǎn)與威脅應(yīng)對(duì)計(jì)劃。比如現(xiàn)有支撐系統(tǒng)安全及設(shè)備比較老化，我將此風(fēng)險(xiǎn)交給合適的第三方等保測(cè)評(píng)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)分析與定期測(cè)評(píng)，同時(shí)聯(lián)系公安局網(wǎng)監(jiān)支隊(duì)進(jìn)行同步風(fēng)控;人員風(fēng)險(xiǎn)控制上，相關(guān)涉及各方及工作人員簽訂安全保密協(xié)議，保留法律追究權(quán)利;硬件維保供應(yīng)商重點(diǎn)放在定期對(duì)識(shí)別影響模塊安全的風(fēng)險(xiǎn)上，比如SQL代碼注入、網(wǎng)絡(luò)攻擊等風(fēng)險(xiǎn)上，并針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)制定相關(guān)的應(yīng)對(duì)計(jì)劃，以保證系統(tǒng)免受互聯(lián)網(wǎng)攻擊。

五、規(guī)范流程，控制整體變更和項(xiàng)目收尾

整體變更控制是指在項(xiàng)目生命周期內(nèi)對(duì)項(xiàng)目變更進(jìn)行識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理的工作，在復(fù)雜項(xiàng)目中，變更是在所難免的。近年來(lái)，國(guó)家公共資源交易改革政策日益革新，各項(xiàng)要求及舉措也不斷變化和加強(qiáng)，所以對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的變更控制顯得尤為重要。當(dāng)有變更要求提出時(shí)，我首先嚴(yán)格變更流程，為適應(yīng)交易中心各科室非專業(yè)性的變更需求，我和團(tuán)隊(duì)溝通相關(guān)業(yè)務(wù)科室并獲得領(lǐng)導(dǎo)同意后制定了基于用戶的變更控制表，對(duì)系統(tǒng)變更需求出現(xiàn)時(shí)首先由甲方涉及人員給出充分必要理由及領(lǐng)導(dǎo)同意確認(rèn)后才執(zhí)行此項(xiàng)變更，我也同時(shí)對(duì)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行及時(shí)總結(jié)，并形成組織過(guò)程資產(chǎn)。

歷時(shí)近2年的開(kāi)發(fā)，該項(xiàng)目一次性順利上線試運(yùn)行成功，試運(yùn)行半年后終驗(yàn)通過(guò)，至今系統(tǒng)運(yùn)行正常，在本次項(xiàng)目管理過(guò)程中，我使項(xiàng)目的始終處于可控狀態(tài)，取得了比較好的效果，得到了用戶的肯定與領(lǐng)導(dǎo)的獎(jiǎng)，當(dāng)然在項(xiàng)目整體管理方面還有一些有待改進(jìn)的地方：整體變更控制方面存在不足，項(xiàng)目中部分模塊出現(xiàn)“鍍金 ”情況，雖然滿足了超預(yù)期需求，但也會(huì)額外增添了部分非增值的工作量。在《“互聯(lián)網(wǎng)+”招標(biāo)采購(gòu)行動(dòng)方案 （2017-2019年）》 頒布后，該系統(tǒng)還在逐步升級(jí)與更新維護(hù)中，要非常關(guān)注不再增添“鍍金”情況。

以上就是某市公共資源綜合交易集中運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目實(shí)施管理過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目整體管理的一些體會(huì)，在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷努力，希望在以后的項(xiàng)目管理中能不斷提高自己的管理水平，為我國(guó)的信息化建設(shè)做出力所能及的貢獻(xiàn)。